Перейти к основному содержанию
 

Вы здесь

Планування робочого дня кадрового менеджера

08.09.2017

Правило 1. Для того щоб обрати важливе завдання, а не те, що «горить», його потрібно обрати ще до приходу на роботу.

Інакше у вас просто вмикається режим «рятувальника» замість того, щоб послідовно виконувати те, що сприяє реалізації поставлених цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, бажано відразу як прокинулися.

Я розумію, що одразу ж виникає запитання: як це зробити, адже потрібно бачити всі завдання, потрібно бачити зв’язок між ними? Так, ви маєте рацію, і завдання необхідно бачити, і зв’язок між ними, непогано ще й мати розклад на місяць наперед. Тому ви маєте обрати одне з двох рішень: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все переглянути та узгодити онлайн.

Чи можна планувати день з вечора? Ні, не вийде, адже ваш розум занадто схвильований минулим днем, тому ввечері потрібно підбити підсумки, а новий план створювати із самого ранку.

utro.jpg

Правило 2. Коли ви формуєте список завдань на день, не намагайтеся їх сортувати відразу — зробіть це пізніше.

Для початку вам потрібно все виписати, щоб побачити обсяг робіт повністю. Перегляньте кілька минулих днів (ось навіщо необхідні записи), зазирніть у план на місяць і запишіть на сьогодні все те, що здається вам важливим. А потім занотуйте ваші рутинні справи: те, що робите регулярно без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони виконуються автоматично, але все одно потребують витрат часу!

Нещодавно я працювала з одним керівником, яка на початку тижня хвалилася мені, що склала детальний план на тиждень і тепер дотримується його. Але після завершення робочого тижня вона виглядала дуже нещасною й пригніченою. Розпитавши її я зрозуміла, що вона не виконала частину плану й через це погано себе почуває. Вона навіть сказала: «Знаєте, я думаю, що планування — це не моє...». Переглянувши її план я зауважила, що він не містив ані роботи з поштою, ані регулярних нарад, ані роботи з документами. І запитала: «Хіба ви не працюєте з поштою?». «Працюю, — відповіла вона, — кожного дня працюю». Тоді я попросила її порахувати, скільки часу в тиждень витрачається на «рутинні» справи, і виявилося, що саме стільки й не вистачило для виконання всього плану.

Таким чином, я наполягаю, щоб до плану були внесені всі завдання. Адже потім вам потрібно буде виконати наступне правило.

 vremya.jpg

Правило 3. Оцініть всі завдання за критерієм часу: тобто скільки годин потрібно на кожне або скільки часу ви готові йому присвятити.

Потім підрахуйте загальну цифру. Відразу зауважу: якщо ви складаєте план на весь день, тобто на добу, то загальна цифра, разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше 20 годин — потрібно обов’язково залишити час на форс-мажор.

Якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, то, як правило, сума часу не повинна перевищувати 6,5 годин за 8-годинного робочого дня. Але якщо ви патріот своєї роботи й працюєте 10 годин — сума не повинна перевищувати 8 годин, ну а якщо ви супер-патріот й працюєте 12 годин — сума не повинна перевищувати 10 годин і т. д. Більше 12 годин на день працювати складно, ви не встигните, якщо, звичайно, не працюєте в Google і у вас не стоять холодильник і ліжко на робочому місці, і вам не потрібно витрачати час на дорогу та їжу.

Головна ідея, яку я хотіла б до вас донести, — єдиним способом спланувати ефективний день є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, які підсумували, а отже, обов’язково візьметесь за виконання того, що виконати свідомо неможливо. І обов’язково потрібно заздалегідь резервувати час на форс-мажори, а це близько 20 % загального часу.

 den.jpg

Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше та найскладніше — викинути зі списку те, що все одно не буде зроблено!

Вірю, це здається неможливим. Але якщо ви цього не виконуєте, хіба ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Ще й з почуттям поразки й провалу. Не доводьте себе до цього — викидайте завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю й доцільністю. Краще відразу запишіть ці завдання на інший день, ніж увечері засмучуватися через те, чого знову не зробили.

Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте завдання на місяць, рік і далі. Привчайте себе хоч щось робити кожного дня зі стратегічного списку, як би важко це не було і як би вас не розривали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться стати формальним бюрократом і скласти графік прийомів: у які дні, в який час та з яких питань до вас потрібно приходити, попередньо записавшись. Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть і почнуть цінувати. Трохи жорсткості й мужності кадровику ніколи не завадить!

Ваша робота важлива, адже на ній грунтується робота всієї компанії. Тому ви маєте бути прикладом точності, дисциплінованості, ефективності, культури, самоповаги. Успіхів вам!

Источник: ISSUU

вас заинтересуют тренинги:

on-line
Киев

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Планування робочого дня кадрового менеджера Планування робочого дня кадрового менеджера

Як все встигнути й не відкладати на потім? Давайте відразу домовимося: встигнути все неможливо. Адже ми не можемо розтягнути час, у нас з вами його обмежена кількість, і це означає, що доведеться навчитися встигати зробити те, що потрібно, сьогодні. Нижче наведемо кілька правил, виконання яких допоможе вам робити те, що ви хочете, а ввечері відчувати себе задоволеними і щасливими, а не виснаженими й нещасними.

Правило 1. Для того щоб обрати важливе завдання, а не те, що «горить», його потрібно обрати ще до приходу на роботу.

Інакше у вас просто вмикається режим «рятувальника» замість того, щоб послідовно виконувати те, що сприяє реалізації поставлених цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, бажано відразу як прокинулися.

Я розумію, що одразу ж виникає запитання: як це зробити, адже потрібно бачити всі завдання, потрібно бачити зв’язок між ними? Так, ви маєте рацію, і завдання необхідно бачити, і зв’язок між ними, непогано ще й мати розклад на місяць наперед. Тому ви маєте обрати одне з двох рішень: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все переглянути та узгодити онлайн.

Чи можна планувати день з вечора? Ні, не вийде, адже ваш розум занадто схвильований минулим днем, тому ввечері потрібно підбити підсумки, а новий план створювати із самого ранку.

utro.jpg

Правило 2. Коли ви формуєте список завдань на день, не намагайтеся їх сортувати відразу — зробіть це пізніше.

Для початку вам потрібно все виписати, щоб побачити обсяг робіт повністю. Перегляньте кілька минулих днів (ось навіщо необхідні записи), зазирніть у план на місяць і запишіть на сьогодні все те, що здається вам важливим. А потім занотуйте ваші рутинні справи: те, що робите регулярно без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони виконуються автоматично, але все одно потребують витрат часу!

Нещодавно я працювала з одним керівником, яка на початку тижня хвалилася мені, що склала детальний план на тиждень і тепер дотримується його. Але після завершення робочого тижня вона виглядала дуже нещасною й пригніченою. Розпитавши її я зрозуміла, що вона не виконала частину плану й через це погано себе почуває. Вона навіть сказала: «Знаєте, я думаю, що планування — це не моє...». Переглянувши її план я зауважила, що він не містив ані роботи з поштою, ані регулярних нарад, ані роботи з документами. І запитала: «Хіба ви не працюєте з поштою?». «Працюю, — відповіла вона, — кожного дня працюю». Тоді я попросила її порахувати, скільки часу в тиждень витрачається на «рутинні» справи, і виявилося, що саме стільки й не вистачило для виконання всього плану.

Таким чином, я наполягаю, щоб до плану були внесені всі завдання. Адже потім вам потрібно буде виконати наступне правило.

 vremya.jpg

Правило 3. Оцініть всі завдання за критерієм часу: тобто скільки годин потрібно на кожне або скільки часу ви готові йому присвятити.

Потім підрахуйте загальну цифру. Відразу зауважу: якщо ви складаєте план на весь день, тобто на добу, то загальна цифра, разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше 20 годин — потрібно обов’язково залишити час на форс-мажор.

Якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, то, як правило, сума часу не повинна перевищувати 6,5 годин за 8-годинного робочого дня. Але якщо ви патріот своєї роботи й працюєте 10 годин — сума не повинна перевищувати 8 годин, ну а якщо ви супер-патріот й працюєте 12 годин — сума не повинна перевищувати 10 годин і т. д. Більше 12 годин на день працювати складно, ви не встигните, якщо, звичайно, не працюєте в Google і у вас не стоять холодильник і ліжко на робочому місці, і вам не потрібно витрачати час на дорогу та їжу.

Головна ідея, яку я хотіла б до вас донести, — єдиним способом спланувати ефективний день є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, які підсумували, а отже, обов’язково візьметесь за виконання того, що виконати свідомо неможливо. І обов’язково потрібно заздалегідь резервувати час на форс-мажори, а це близько 20 % загального часу.

 den.jpg

Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше та найскладніше — викинути зі списку те, що все одно не буде зроблено!

Вірю, це здається неможливим. Але якщо ви цього не виконуєте, хіба ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Ще й з почуттям поразки й провалу. Не доводьте себе до цього — викидайте завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю й доцільністю. Краще відразу запишіть ці завдання на інший день, ніж увечері засмучуватися через те, чого знову не зробили.

Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте завдання на місяць, рік і далі. Привчайте себе хоч щось робити кожного дня зі стратегічного списку, як би важко це не було і як би вас не розривали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться стати формальним бюрократом і скласти графік прийомів: у які дні, в який час та з яких питань до вас потрібно приходити, попередньо записавшись. Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть і почнуть цінувати. Трохи жорсткості й мужності кадровику ніколи не завадить!

Ваша робота важлива, адже на ній грунтується робота всієї компанії. Тому ви маєте бути прикладом точності, дисциплінованості, ефективності, культури, самоповаги. Успіхів вам!

Источник: ISSUU

logo