Управляющий временем
Управляющий прошлым владеет настоящим, господствующий над настоящим повелевает будущим. Соединение времен в едином потоке и есть тайм-менеджмент или "управление временем". Поставленных задач необходимо достигать в запланированные сроки без потери качества. Этого возможно добиться только в том случае, если Вы управляете временем, а не оно подавляет Вас. Достичь этого Вам поможет сочетание современных программных средств с пересмотром самой философии подхода к использованию рабочего времени сотрудников.
Эффективным инструментом планирования времени является... специальная компьютерная программа. В нашем обзоре мы уделим немалое внимание выгодам от использования популярной системы MS Outlook, аналогом которой является Lotus Notes. В первую очередь следует автоматизацировать процесс. Очевидно, что единожды внесенные задачи навсегда останутся в программе, что ускорит процессы делегирования, отчетности, контроля, назначения встреч. Но это еще не все. Возьмем, например, типичное соединение вопросов «Что нужно сделать?» и «Когда это делать?». Система позволяет свести воедино календарь и задачи текущего дня.
Как показывает наш опыт, сложился определенный стереотип, мешающий внедрению методологии управления временем на базе упомянутых программных продуктов. Наш обзор не является тренингом по конкретным программным средствам, в частности по MS Outlook, перед Вами тренинг по управлению временем и командному взаимодействию. Специалисты в той или иной мере работают с MS Outlook и стереотипы использования мощнейшего приложения по принципу "из пушки по воробьям" проецируются на представления пользователя о самом приложении. До нашего обучения в компаниях, в основном, используются папки «Входящие» и «Календарь». Наша методология заключается в том, чтобы строить работу «от задач». Многие из вас заметят, что сначала нужно определиться с задачами, а потом только думать об их выполнении. На практике часто получается наоборот. Большинство людей планируют «от календаря». Это касается как настольных и настенных календарей, так и календарей в MS Outlook и Lotus Notes. Мы просто, по ходу работы, вносим туда все, чем будем заниматься. Таким образом наши задания, минуя папку «задачи», попадают в «календарь». Результатом такого подхода становится большая вероятность того, что мы работаем не в соответствии со своими целями, а целями других, что неизбежно ведет к потере ориентира. Секрет успеха состоит в том, чтобы вести свою ежедневную работу, сверяя ее с планом задач.
Кто видит - тот управляет. Следующий момент - обзор и контроль задач. Как найти баланс между текущими делами и задачам по специальным проектам, долгосрочным планированием, планами на неделю и день, задачами руководства и ежедневным потоком дополнительных вопросов, а также регулярно повторяющимися отчетными и координационными встречами?
Эффективно управлять своей работой возможно лишь осуществляя обзор и контроль задач. Эффективный обзор задач показывает нам: где мы должны быть в перспективе, что делать чтобы добиться желаемого, что является приоритетной задачей в списке, в конечном итоге - что скорее приведет к этой цели. Контроль позволяет наблюдать за процессом достижения; измерять; решать что делать в первую очередь, что отложить, что довести до завершения в кратчайшие сроки. Идея состоит в том, чтобы Вы не испытывали трудностей при определении плана работ на любой период времени, поиске информации, расстановке приоритетов, наполнении задачами любых временных отрезков, отслеживании где Ваши задачи, где делегированные Вам задачи, где задачи, порученные Вами подчиненным. Только контролируя весь объем задач, мы можем вместо постоянного "гашения пожарных вопросов" делать шаги, являющиеся оптимальнейшими на данный момент времени. Наши настройки в MS Outlook позволяют решать все эти задачи, по сути, одним нажатием клавиши. Например, одна из составляющих группировки задач – план на неделю. Каждый сотрудник видит тут перед собой все, что нужно сделать в течение недели. Теперь Вы спокойно и планомерно идете к своим целям, выполняя лишь одну задачу в один момент времени. Приоритетность задач помогает вам решить: от чего отказаться в случае изменения плана. Набор «важных-несрочных задач» - что делать в случае наличия свободного времени. Незаполненное время в плане – составляет Ваш запас на случай форс-мажора.
Контроль - привилегия руководителя. В особом выигрыше руководящий персонал. Прежде всего, Вы будете знать «кто?» «что?» и «когда?» делает, а также, что он должен был делать согласно ранее утвержденного плана. Для Вас перестанет играть роль фактор Вашего присутствия в офисе. Вопрос прозрачности работы всех сотрудников важен для организации эффективного взаимодействия между ними. Программа поможет в оценке работы подчиненных, а также добиться целевой загрузки сотрудников.
Это означает, что они будут знать, какие задачи подлежат решению до конца дня, недели и месяца. Создается работающая взаимосвязь «стратегические планы – ежедневное действие». Цели компании и конкретных подразделений расписываются до ежедневных действий каждого работника, и безошибочно контролируется их исполнение в срок. Удобство MS Outlook заключается и в том, что он позволяет детально и, в то же время, удобно спланировать выполнение разных типов задач по сроку и повторяемости.
Вы научите людей следовать своим должностным инструкциям, поскольку они будут переведены в календарь выполнения задач в рамках недели (План распределения времени) и таким образом станет реальностью для всех и каждого, в результате чего у каждого сотрудника будет картина работ на неделю – это просто, наглядно и мотивационно.
Как следствие: повышается скорость движения информации и задач. Процессы делегирования и отчетности автоматизируется и приводятся к единым стандартам, занимая минимум времени у подчиненных и руководства.
Единообразие в целях, задачах и их понимании. Успеху компании в немалой степени способствует координация действий всех ее сотрудников, которым следует двигаться к единой цели и, что немаловажно, с одинаковой скоростью. Тогда возможно получение максимального эффекта от командной работы, что реализуется через создание общекорпоративных ключевых областей (категорий). Ключевыми областями именуются сферы деятельности или группы задач, на которых Вы должны сконцентрировать Ваше время и иные ресурсы для достижения главных целей компании. Не секрет, что в водовороте десятков задач, тем более под давлением срочности и форс-мажора, не каждый сотрудник компании понимает, какие из этих задач самые важные и на какие результаты нацеливать свою работу. Предпосылкой достижения сотрудником своих главных целей ясное видение их перед собой и использование своего времени на собственные ключевые области. Поскольку компьютерная программа автоматизирует процесс делегирования, то логично автоматизировать и процесс работы в рамках единых ключевых областей. Когда у всех одинаковые ключевые области, в процессе делегирования задач у руководителя и подчиненного одна и та же задача попадает в одинаковую ключевую область. Кроме всего прочего это поддерживает удобный обзор и контроль задач.
Выгоды, получаемые компанией от введения данного стандарта работы:
- четкое и единообразное понимание того, к какому результату приведет решение той или иной задачи и к какой сфере деятельности компании она относится;
- повышение значимости и сомооценки сотрудников, от осознания причастности к целям компании;
- улучшение взаимодействия между подразделениями. Благодаря классификации и прописыванию всех ключевых областей компании решается проблема «провисания» и дублирования смежных функций между подразделениями и сотрудниками;
- упрощение контроля: параллельный просмотр своих задач и задач подчиненных по направлениям деятельности. Ни руководителю, ни подчиненному не надо догадываться для чего он делает ту или иную задачу и что должно быть "на выходе".
Владеющий информацией управляет своей работой. Минимизация потери информации достигается путем внедрения двух следующих принципов работы с ней.
- Вся информация находится в одном месте. Вы, наконец, избавитесь от стикеров, расклеенных на компьютере и столе. Данные будет структурирована таким образом, что работая над определенным вопросом вся нужная информация попадается вам на глаза, что позволит упорядочить потоки работ и коммуникации, правильнее организовать свою работу и взаимодействие с коллегами.
- Любая информация - в работу. Информация должна работать и приносить результат. Программа позволяет расставить приоритеты приходящей Вам информации. И, как следствие, Вы перестаете моментально реагировать на любую поступающую к Вам информацию, а переводите ее в конкретное плановое действие: "кто?" и "когда?" будет работать с ней.
Улучшается качество принятия решений, поскольку они принимаются на основании информации, а не личных отношений между сотрудниками. Уход то субъективизма положительно влияет на климат в коллективе. Качество принятого решения напрямую зависит от количества и качества собранной информации.
Достижению продуктивного состояния сотрудника весьма способствует отсутствие информационных завалов. Десятки разноцветных стикеров на компьютере, столе, а если повезет, то и на стене – вот бич современного офиса! И тем более бич - поскольку перед нами целая философия. Чтобы уйти от этого, придется значительно пересмотреть свой взгляд на организацию работу. Очистка рабочего места от этого «мусора» - лишь первый шаг. Мы предлагаем пойти дальше и всю информацию «к действию», стекающуюся к Вам, сводить в одно место – папку «Задачи». Отныне она станет отправной точкой в Вашей работе. Следующим шагом Вы группируете все задачи таким образом, чтобы Вам было удобно к ним обращаться.
Оптимизации подвергается как работа с информацией в целом, так и со входящей корреспонденцией. Один из наших клиентов перед заказом тренинга поставил задачу: хочу, чтобы после тренинга люди ставили друг другу задачи через MS Outlook и их «входящие» папки были пусты. Наше видение таково: папка «Входящие» должна быть пуста. Это действительно очень важно для сохранения сотрудниками продуктивного состояния и экономии времени на поиск нужного письма. Ведь мы нередко наблюдаем превращение папки "Входящие" в хранилище древностей.
Всему свое время. Компьютерные программы также очень эффективны для фиксации отвлечений, простоев и организации защиты времени. С их помощью легче приучить сотрудников обращаться к Вам в строго определенное время, делая информацию о Вашей доступности открытой. Просмотрев Ваш дневной график в программе, сотрудник сможет видеть, когда и чем Вы заняты.
Оптимальный принцип организации работы: "Все коммуникации – через один канал". Это означает, что все сообщения, приглашения на собрания, задачи присылаются только посредством корпоративной сети.
Безусловно, предлагаемые решения, носят характер "идеальных решений" и внедрятся в Вашей компании должны с учетом ее специфики, сложившихся традиций и лишь в той части, в которой существующие на сегодняшний день средства планирования и распределения времени перестали отвечать реалиям и стали тормозом в работе.
Виталий Чуба, бизнес-тренер
