Перейти к основному содержанию
 

Цена времени по-одесски или Отвлечения, которые мы выбираем

30.01.2015

«Софа, с кем ты там болтаешь больше часа? – спрашивает муж, высовываясь из окна. - Это Роза Моисеевна, она так спешит, что не может даже на минутку зайти к нам!»

Тема отвлечений и пустой траты времени не новая, но от этого актуальности не теряет. Поэтому давайте рассмотрим проблему с разных сторон. Отвлечения, или научное название «хронофаги» – пожиратели времени, бывают внешние и внутренние.

1. Внешние хронофаги - это когда другие люди становятся причиной потери вами большого количества времени. И они его именно пожирают, а не воруют. Потому что ворованное можно вернуть, а  тут никак. Что же мешает компаниям и отдельным работникам правильно обходиться с течением времени? На самом деле, что бы о них не говорили, отвлечений со стороны только три: телефонные звонки, посетители, и новые неожиданные задачи.

Как справляться с такими отвлечениями? Выделяйте на них 20% времени и живите спокойно. Это 1,5-2 часа восьмичасового рабочего дня. И это позволяет быть готовым решить любой неожиданно возникший вопрос. Если форс-мажор сегодня обошел вас стороной – радуйтесь, вы точно найдете, чем это время заполнить (лучше его не тратить, а именно заполнять).

Где в вашем графике эти 20%? Это зазоры между основными задачами, например встречами, которые иногда затягиваются, это время на пробки, доработки, подготовки и т.п.

Когда  вас отвлекли, принимайте решение быстро, 80% всех вопросов можно решить в момент их возникновения. Отложите все, быстро решите вопрос и продолжайте свою основную работу.

Телефоны отключайте, если заняты чем-то важным. Я знаю ряд организаций, где зазвонивший на собрании или совещании телефон – это заявление об увольнении. И это правильно, последнее время мы все привыкли к тому, что этот маленький аппарат приказывает нам, что и когда делать. Он зазвонил – мы подчиняемся. Приучите людей вокруг вас звонить в определенное время или отправлять SMS, пусть они начнут ценить ваше время, в конце концов, а вы перезвоните тогда, когда вам это будет удобно. Разумеется, это правило не касается людей, чьей святой обязанностью является брать трубку.

2. Наши личные пожиратели времени. А вот тут казус, большую часть времени мы «убиваем» самостоятельно. Ведь есть масса причин, чтобы это сделать. И вместо дела всей жизни вы выбираете сиюминутное дело, без которого можно обойтись. Вы сами принимаете решение заниматься не тем, что дает результат.

Все это происходит потому, что люди часто путают два понятия: эффективность и продуктивность. Продуктивность – это когда вы делаете много, а эффективность – это когда вы делаете то, что нужно, и как следствие это дает максимальный результат. Продуктивность – это неплохо, она хороша на конвейере,  но часто – это вопрос решения текущих дел, в которых вы погрязаете по самые уши. И еще на продуктивность люди настроены автоматически, важно только отслеживать качество. А чтобы быть эффективным придется справиться с целой компашкой хронофагов. Вот только некоторые из них.

Выполнение одновременно нескольких дел. Если делаете 2 задачи одновременно, то должны знать, что время  выполнения увеличивается, поэтому, сначала решайте  один вопрос, потом второй.

Записи, где попало. Вместо того чтобы вести все записи в определенном месте, мы часто используем для этого случайные листики, а потом долго ищем то, что записали.

Отсутствие четких целей. Цель – это основа для ваших достижений, без нее остальное теряет смысл. Вам всегда надо делать фокусировку на результате. Чем больше концентрируетесь на результате, тем больше энергии направляете, тем вероятнее, что вы получите то, что хотели. И тем выше вероятность, что отвлекаться на чепуху вы не будете.

Неэффективное планирование. Часто это недальновидное планирование, а ведь нужно уметь планировать на длительный период и просчитывать риски и промежуточные результаты.

Неумение делегировать полномочия. Хватаешься за то, чем заниматься не стоит? Учись искусству передавать часть нагрузки другим людям.

Проблемы с разделением труда.  Если вас часто напрягают «не вашими» задачами, возможно, пришло время поговорить о ваших должностных обязанностях и ваших коллег и неправильном распределении нагрузки. Иногда достаточно перечитать свою должностную инструкцию и продемонстрировать начальнику, за что же вам собственно деньги платят. Или просто попросить ее у него.

Неумение говорить «нет». Когда день расписан по минутам, отказать проще, потому что запись – это аргумент. Записанный план – это не просто слова, это документ, против которого сложно что-либо возразить. Для большинства руководителей часто является открытием, что их подчиненные ежедневно выполняют ряд важных задач. Вы можете красиво продемонстрировать своему начальнику то, чем Вы занимаетесь. Поверьте, лучше один раз увидеть.

Вот и получается, что винить в том, что времени не хватает можно только самого себя. Стоит учиться справляться с отвлечениями. Брать под контроль отвлечения внешние. И организовывать себя так, чтобы никакие привычки ведения дел не становились на пути в достижении цели. Будьте продуктивны ровно настолько, чтобы эффективно получать результат!

вас заинтересуют тренинги:

Киев

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Цена времени по-одесски или Отвлечения, которые мы выбираем Цена времени по-одесски или Отвлечения, которые мы выбираем

«Софа, с кем ты там болтаешь больше часа? – спрашивает муж, высовываясь из окна. - Это Роза Моисеевна, она так спешит, что не может даже на минутку зайти к нам!»

«Софа, с кем ты там болтаешь больше часа? – спрашивает муж, высовываясь из окна. - Это Роза Моисеевна, она так спешит, что не может даже на минутку зайти к нам!»

Тема отвлечений и пустой траты времени не новая, но от этого актуальности не теряет. Поэтому давайте рассмотрим проблему с разных сторон. Отвлечения, или научное название «хронофаги» – пожиратели времени, бывают внешние и внутренние.

1. Внешние хронофаги - это когда другие люди становятся причиной потери вами большого количества времени. И они его именно пожирают, а не воруют. Потому что ворованное можно вернуть, а  тут никак. Что же мешает компаниям и отдельным работникам правильно обходиться с течением времени? На самом деле, что бы о них не говорили, отвлечений со стороны только три: телефонные звонки, посетители, и новые неожиданные задачи.

Как справляться с такими отвлечениями? Выделяйте на них 20% времени и живите спокойно. Это 1,5-2 часа восьмичасового рабочего дня. И это позволяет быть готовым решить любой неожиданно возникший вопрос. Если форс-мажор сегодня обошел вас стороной – радуйтесь, вы точно найдете, чем это время заполнить (лучше его не тратить, а именно заполнять).

Где в вашем графике эти 20%? Это зазоры между основными задачами, например встречами, которые иногда затягиваются, это время на пробки, доработки, подготовки и т.п.

Когда  вас отвлекли, принимайте решение быстро, 80% всех вопросов можно решить в момент их возникновения. Отложите все, быстро решите вопрос и продолжайте свою основную работу.

Телефоны отключайте, если заняты чем-то важным. Я знаю ряд организаций, где зазвонивший на собрании или совещании телефон – это заявление об увольнении. И это правильно, последнее время мы все привыкли к тому, что этот маленький аппарат приказывает нам, что и когда делать. Он зазвонил – мы подчиняемся. Приучите людей вокруг вас звонить в определенное время или отправлять SMS, пусть они начнут ценить ваше время, в конце концов, а вы перезвоните тогда, когда вам это будет удобно. Разумеется, это правило не касается людей, чьей святой обязанностью является брать трубку.

2. Наши личные пожиратели времени. А вот тут казус, большую часть времени мы «убиваем» самостоятельно. Ведь есть масса причин, чтобы это сделать. И вместо дела всей жизни вы выбираете сиюминутное дело, без которого можно обойтись. Вы сами принимаете решение заниматься не тем, что дает результат.

Все это происходит потому, что люди часто путают два понятия: эффективность и продуктивность. Продуктивность – это когда вы делаете много, а эффективность – это когда вы делаете то, что нужно, и как следствие это дает максимальный результат. Продуктивность – это неплохо, она хороша на конвейере,  но часто – это вопрос решения текущих дел, в которых вы погрязаете по самые уши. И еще на продуктивность люди настроены автоматически, важно только отслеживать качество. А чтобы быть эффективным придется справиться с целой компашкой хронофагов. Вот только некоторые из них.

Выполнение одновременно нескольких дел. Если делаете 2 задачи одновременно, то должны знать, что время  выполнения увеличивается, поэтому, сначала решайте  один вопрос, потом второй.

Записи, где попало. Вместо того чтобы вести все записи в определенном месте, мы часто используем для этого случайные листики, а потом долго ищем то, что записали.

Отсутствие четких целей. Цель – это основа для ваших достижений, без нее остальное теряет смысл. Вам всегда надо делать фокусировку на результате. Чем больше концентрируетесь на результате, тем больше энергии направляете, тем вероятнее, что вы получите то, что хотели. И тем выше вероятность, что отвлекаться на чепуху вы не будете.

Неэффективное планирование. Часто это недальновидное планирование, а ведь нужно уметь планировать на длительный период и просчитывать риски и промежуточные результаты.

Неумение делегировать полномочия. Хватаешься за то, чем заниматься не стоит? Учись искусству передавать часть нагрузки другим людям.

Проблемы с разделением труда.  Если вас часто напрягают «не вашими» задачами, возможно, пришло время поговорить о ваших должностных обязанностях и ваших коллег и неправильном распределении нагрузки. Иногда достаточно перечитать свою должностную инструкцию и продемонстрировать начальнику, за что же вам собственно деньги платят. Или просто попросить ее у него.

Неумение говорить «нет». Когда день расписан по минутам, отказать проще, потому что запись – это аргумент. Записанный план – это не просто слова, это документ, против которого сложно что-либо возразить. Для большинства руководителей часто является открытием, что их подчиненные ежедневно выполняют ряд важных задач. Вы можете красиво продемонстрировать своему начальнику то, чем Вы занимаетесь. Поверьте, лучше один раз увидеть.

Вот и получается, что винить в том, что времени не хватает можно только самого себя. Стоит учиться справляться с отвлечениями. Брать под контроль отвлечения внешние. И организовывать себя так, чтобы никакие привычки ведения дел не становились на пути в достижении цели. Будьте продуктивны ровно настолько, чтобы эффективно получать результат!

logo