Перейти к основному содержанию
 

Как организовать людей, от которых зависит ваше рабочее время

09.12.2011

Экспертами по управлению временем было установлено, что в Украине только одному менеджеру из 100 хватает рабочего времени для выполнения всех поставленных задач и решения всех рабочих вопросов. Кому-то не хватает 10% времени, кому-то — 25%, а кому-то вообще — 50%.

Из-за нехватки времени неизбежно возникают проблемы. Они как снежный ком нагромождаются, отбирают силы, создают стрессовые ситуации. А человек, находящийся в стрессовой ситуации, подвержен тому, что количество ошибок в его работе растет, приводя к отсутствию необходимого результата и неудовлетворенности собой как специалистом.

Но даже если вы, как профессионал, честно и в срок выполняете свои должностные обязанности, это не означает, что вы застрахованы от нехватки времени. Ведь часто выполнение производственных задач в компании зависит от нескольких сотрудников. И стоит одному из них не выполнить в срок свою часть, как это сразу же становится потенциальной проблемой для других.

Как справиться с такими ситуациями и повлиять на коллег и сотрудников, которые забирают ваше время?

Знайте, что никто кроме вас эту ситуацию изменить не может. А влиять на других и на ситуацию можно только при наличии трех равнозначных компонентов. Первый из них — это знание. Вы обязаны знать, в чем заключается взаимодействие с коллегами, от которых зависит ваше время, как и каким образом они выполняют свою работу, что является конечным продуктом (результатом) вашего с ними взаимодействия, что мешает достижению этого результата.

Ключом к получению знаний является общение. Проводите ежедневные координации на встречах или в телефонном режиме с обязательной фиксацией (записыванием) всеми участниками самой важной информации (задачи, сроки, результаты). Начинайте координацию с подведения итогов прошедшего дня, делайте анализ ошибок. Основная задача — иметь четкую картину происходящего, которую должны понимать все.

Второй важный компонент влияния — это контроль. И здесь стоит начать с себя. Ведь если вы не сможете контролировать себя, как вы сможете контролировать других? Чтобы взять контроль над собой, начинайте планировать. Нужно иметь четкое расписание дня, недели, месяца.

Планируя день, записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, определяйте время для их выполнения и выбирайте самые важные.

Следует помнить о том, что минимум 20% рабочего времени (или больше — в зависимости от особенностей работы) необходимо запланировать на форс-мажоры.
Имея расписание на день, можно удерживать внимание на важных и срочных задачах, тем самым контролируя ход их выполнения другими сотрудниками. Для этого необходимо опреде лить, что вы хотите получить, сроки выполнения задач, контрольные проме жуточные точки (даты, когда будут получены существенные результаты, ведущие к достижению цели).

Третьим компонентом влияния является ответственность. То есть вы берете на себя ответственность за сложившуюся ситуацию. Важно понимать, что ответственность берется именно за ситуацию, а не за других людей.

Влиять на окружающих можно только при наличии всех трех компонентов. Стоит одному из них ослабнуть или исчезнуть, как сразу же ослабевает или исчезает влияние.

Помните, что организовать других можно только организовав себя и свое время.

Артем Золотарь,
бизнес-тренер компании Bogushtime,

специально для "Кадровик Украины", декабрь 2011

Как организовать людей, от которых зависит ваше рабочее время Как организовать людей, от которых зависит ваше рабочее время

Экспертами по управлению временем было установлено, что в Украине только одному менеджеру из 100 хватает рабочего времени для выполнения всех поставленных задач и решения всех рабочих вопросов. Кому-то не хватает 10% времени, кому-то — 25%, а кому-то вообще — 50%.

Экспертами по управлению временем было установлено, что в Украине только одному менеджеру из 100 хватает рабочего времени для выполнения всех поставленных задач и решения всех рабочих вопросов. Кому-то не хватает 10% времени, кому-то — 25%, а кому-то вообще — 50%.

Из-за нехватки времени неизбежно возникают проблемы. Они как снежный ком нагромождаются, отбирают силы, создают стрессовые ситуации. А человек, находящийся в стрессовой ситуации, подвержен тому, что количество ошибок в его работе растет, приводя к отсутствию необходимого результата и неудовлетворенности собой как специалистом.

Но даже если вы, как профессионал, честно и в срок выполняете свои должностные обязанности, это не означает, что вы застрахованы от нехватки времени. Ведь часто выполнение производственных задач в компании зависит от нескольких сотрудников. И стоит одному из них не выполнить в срок свою часть, как это сразу же становится потенциальной проблемой для других.

Как справиться с такими ситуациями и повлиять на коллег и сотрудников, которые забирают ваше время?

Знайте, что никто кроме вас эту ситуацию изменить не может. А влиять на других и на ситуацию можно только при наличии трех равнозначных компонентов. Первый из них — это знание. Вы обязаны знать, в чем заключается взаимодействие с коллегами, от которых зависит ваше время, как и каким образом они выполняют свою работу, что является конечным продуктом (результатом) вашего с ними взаимодействия, что мешает достижению этого результата.

Ключом к получению знаний является общение. Проводите ежедневные координации на встречах или в телефонном режиме с обязательной фиксацией (записыванием) всеми участниками самой важной информации (задачи, сроки, результаты). Начинайте координацию с подведения итогов прошедшего дня, делайте анализ ошибок. Основная задача — иметь четкую картину происходящего, которую должны понимать все.

Второй важный компонент влияния — это контроль. И здесь стоит начать с себя. Ведь если вы не сможете контролировать себя, как вы сможете контролировать других? Чтобы взять контроль над собой, начинайте планировать. Нужно иметь четкое расписание дня, недели, месяца.

Планируя день, записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, определяйте время для их выполнения и выбирайте самые важные.

Следует помнить о том, что минимум 20% рабочего времени (или больше — в зависимости от особенностей работы) необходимо запланировать на форс-мажоры.
Имея расписание на день, можно удерживать внимание на важных и срочных задачах, тем самым контролируя ход их выполнения другими сотрудниками. Для этого необходимо опреде лить, что вы хотите получить, сроки выполнения задач, контрольные проме жуточные точки (даты, когда будут получены существенные результаты, ведущие к достижению цели).

Третьим компонентом влияния является ответственность. То есть вы берете на себя ответственность за сложившуюся ситуацию. Важно понимать, что ответственность берется именно за ситуацию, а не за других людей.

Влиять на окружающих можно только при наличии всех трех компонентов. Стоит одному из них ослабнуть или исчезнуть, как сразу же ослабевает или исчезает влияние.

Помните, что организовать других можно только организовав себя и свое время.

Артем Золотарь,
бизнес-тренер компании Bogushtime,

специально для "Кадровик Украины", декабрь 2011

logo