Планирование рабочего дня. Как успевать больше
Бывало у вас такое, что напланировали себе кучу всего, вроде бы все это необходимо сделать – ведь каждая задача важна, а к вечеру оказалось, что вы и 30% запланированного не выполнили? Приходите домой уставшим, ощущение, что как белочка в колесе целый день крутились, а на следующий день остались те же дела...
Или по-другому – вроде бы все четко распланировали, а в итоге сплошные накладки. По каким-то нелепым причинам вам даже не удалось приступить к выполнению некоторых задач. Кстати, это касается не только рабочих проблем, но и личных. Здесь, как правило, еще больше пробелов. Труднее всего приходится руководителям, поскольку их задачи более глобальны и их невыполнение приводит к более ощутимым последствиям, потому что они стратегические. Как же понять, откуда берутся завалы?
Есть хорошо известное крылатое выражение: время –деньги. Только вот незадача – деньги многие считать умеют, а вот время большинство людей даже не удосуживается просчитать. К примеру, вы идете в супермаркет за продуктами, и у вас в кармане 1 000 тенге. У меня вопрос: вы же не накладываете в корзинку на 2 000 тенге продуктов, правда? Вы точно знаете, что если возьмете продуктов на большую сумму, то на кассе часть вам придется оставить; другими словами – приходится выбирать, что для вас важнее.
Так почему же многие люди так небрежно относятся к своему времени и планированию? Ведь если вы не получили все что хотели, то вы получаете
- плохое настроение,
- стресс,
- усталость,
- депрессию,
- заниженную самооценку,
- заболевания (и даже хронические).
А потом спрашиваете себя: зачем мне все это? Я не хочу так жить! Это не мое! К тому же такой настрой влияет на ваше окружение. И потом куда только деваются хорошие отношения с близкими, друзьями, да что уж тут говорить –с супругами и детьми. Поэтому давайте разберемся, как же из всего этого можно выпутаться и что нужно для того, чтобы все ваши планы осуществлялись.
- Реально смотрите на время – планируйте не в голове, а запишите. Кому как удобно:на бумагу или в электронные планировщики – неважно, куда. Важно выгрузить планы из головы и посмотреть на них со стороны. И, как правило, когда вы выгружаете все задачи из памяти, то оказывается, что их гораздо меньше, чем вы предполагали. А еще какие-то из них окажутся ненужными, потому что, если вы проанализируете каждую задачу и зададитесь вопросом, к какой цели она вас приведет, у вас будет возможность убедиться, что некоторые задачи вообще не имеют никакого отношения к вашим целям, и вы просто делаете ненужную работу.
- Определите, сколько на каждую задачу уйдет времени. Это важно, потому что позволяет оценить вашу загрузку.
- Подсчитайте общее количество времени. Часто оказывается, что на выполнение всех задач вам не хватит и нескольких суток. И это при том, что очень важно учитывать физические потребности вашего тела: сон, еду, спорт, это ведь тоже задачи, и, как это ни странно, их также необходимо планировать. Поэтому включите их в список, если вы этого еще не сделали, и посчитайте, сколько времени вы расходуете на эти направления вашей жизни.
- Запланируйте время на форс-мажоры. Закладывайте 20% времени на отвлекающие моменты – пробки на дорогах, случайно зашедшего в гости партнера или клиента. Планировать форс-мажоры можно и нужно!
- Планируйте не более 3—5 первоочередных задач в день. Это такие задачи, которые сложно перенести, когда они согласованы с кем-либо или привязаны к событию (например, перелет или конференция). При этом запланируйте временные паузы между этими задачами. Не планируйте все впритык. 30 минут между выполнением подобных за- дач вполне достаточно. Если все идет по плану, тогда у вас есть время на подготовку к следующей задаче. Более того, это время вы можете по своему усмотрению использовать на другие дела. А если достижение предыдущей цели затянулось, вы избегаете стресса, потому что это учли, и обстоятельства не повлияют на выполнение следующей задачи.
- Выписывайте свои успешные действия – это будет формулой для правильного планирования в будущем.
- Делайте работу над ошибками. Как правило, эту задачу выполнять необходимо вечером во время анализа прошедшего дня.
- Спланируйте завтрашний день с вечера. Планировать – это громко сказано. Точнее, сделайте наброски о том, что точно произойдет и о чем нельзя забыть, а утром, на свежую голову, распишете все подробно. Если вам удастся последовать этим рекомендациям хотя бы на 70-80%, скоро вы заметите значительные улучшения в ритме вашей жизни и работы, а со временем научитесь планировать свои дела качественно с учетом всех областей вашей жизни.
Ну а если вы хотите попрактиковать эти и многие другие техники планирования и внедрить их в свою жизнь, тогда мы приглашаем вас на тренинг «Управление временем и делегирование». Успехов вам!
Источник: "Транзит.kz" №7(63), стр.12-13
