Перейти к основному содержанию
 

Тайм-менеджмент для ТОП-ов

15.09.2016

Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, делить работу, доставать инструменты. Надо заразить людей стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль. Антуан де Сент-Экзюпери

Количество задач, которые приходится решать руководителю высокого уровня, обычно превышает количество, которое человеческое сознание может удерживать. К тому же задача ТОП-а заключается не только в том, чтобы все держать под контролем, но и решать постоянно возникающие форс-мажорные ситуации, приносимые подчиненными. Поэтому совсем не удивительно, что руководитель вынужден постоянно перемещать свое внимание с одной области на другую, в результате чего контроль может ослабнуть или вовсе потеряться.

Как исправить сложившуюся ситуацию? Какие основные принципы распределения своего времени должен учитывать ТОП-руководитель? И что значит быть руководителем?

Принцип 1 

Для того, чтобы все задачи, которые вы ведете, были действительно под вашим контролем, их нужно визуализировать. Как минимум, в виде списков. Если эти списки еще и организовать по типам, или по темам, или по подразделениям, находящимся под вашим контролем, то отслеживать их будет гораздо легче. Но помните — вы должны их видеть! Ведь списки на бумаге являются более визуальными.

Принцип 2

Для сотрудников руководитель, особенно ТОП, является примером, с одной стороны, палочкой-выручалочкой, с другой стороны, и предметом обсуждения, с третьей. Зная об этом, многие руководители считают своей обязанностью хвататься за любые сложные задачи, которые подчиненные сами решить не могут. Это, конечно, похвально, что руководитель верит в свои силы и способен сворачивать горы. Но не стоит забывать, что мы находимся в физической вселенной, имеющей свои законы. И одним из законов является ограничение во времени: в сутках только 24 часа. И каким бы способным ни был руководитель, трудно ожидать от него, что он сможет растянуть сутки до 48 часов.

Принцип 3

Всем известно, что область ответственности руководителя намного выше области ответственности рядового сотрудника. Связано это с тем, что ТОП-менеджер является «хранителем целей». Причем хранителем активным: он не только знает, чего компания и подразделения должны достигнуть, он постоянно отслеживает, чтобы движение к цели:

а) происходило;
б) происходило с нужной скоростью;
в) происходило без отклонений.

Поэтому для руководителя любое использование рабочего времени не в соответствии с целями компании является практически должностным преступлением.

Для того, чтобы не тратить свое время, а инвестировать его, составьте список целей компании. Разместите его таким образом, чтобы у вас был легкий доступ к этому списку. Фактически, этот список должен быть всегда при вас. Занося любую задачу в свой список задач, откройте перечень целей и спросите у себя: «Для достижения какой из целей в списке эта задача предназначена?» Если вы не можете найти связь между рабочей задачей и корпоративными целями — этой задаче не место в вашем расписании.

Прежде, чем занести любую задачу в свой список задач, откройте перечень целей и спросите у себя: «Для достижения какой из целей в списке эта задача предназначена?» Если вы не можете найти связь между рабочей задачей и корпоративными целями — этой задаче не место в вашем расписании.

Принцип 4

Время относится к категории философских понятий, о нем говорят много и разное. Но мало кто задумывается об его истинной природе. Намного легче смотреть на время, как на бег стрелок по циферблату часов. А поскольку циферблат круглый, то и бегать по кругу жизни — это привычно и гипнотично одновременно. А ведь, на самом деле, время — это процесс изменений, подчиняющихся определенным законам. И тайм-менеджмент правильнее рассматривать не как мастерство распихивания задач в 24-часовую шкалу, а как искусство создания изменений «под ключ».

Именно ТОП-руководители являются главными волшебниками в компании: они определяют необходимые будущие состояния, в которых должна оказаться компания, затем разрабатывают маршрут движения к этим будущим желаемым состояниям, отправляют этот маршрут в виде производственных планов вниз, в подразделения, а потом контролируют их выполнение. Поэтому при составлении планов отслеживайте, чтобы план на следующий месяц стал очередным шагом к достижению целей, не позволяя сотрудникам «бегать по кругу». Для этого составляйте планы по принципу «из будущего к настоящему», как бы двигаясь задом наперед: сначала определите будущее, а потом шаги к нему, но не от первого к последнему, а в обратном порядке. Например, чтобы разработать 10-ть шагов, сначала определите 10-й шаг, потом 9-й, за ним 8-й… и так далее, до первого, который необходимо сделать в ближайшее время. Такой подход называется «стратегическое планирование» и считается более прогрессивным по сравнению с привычным, из настоящего к будущему.

Тайм-менеджмент правильнее рассматривать не как мастерство распихивания задач в 24-часовую шкалу, а как искусство создания изменений «под ключ».

Принцип 5

Руководитель выполняет не только административные роли. Особенно если он относится к категории ТОП-ов, то многими сотрудниками воспринимается, как Бог: он должен все знать, все понимать, во всем разбираться, все успевать и т. д. А еще он должен быть справедливым, всевидящим и великодушным. Согласитесь, трудно справиться с ролью Бога и соответствовать всем ожиданиям персонала человеку, зацикленному только на работе, имеющему ограниченный кругозор и лично не развивающемуся. А разочаровывать сотрудников нельзя — нужно-таки быть богом, хоть это и трудно, как написали когда-то братья Стругацкие. Что же делать?

Стремитесь гармонизировать свою жизнь. Разделите ее на важные направления (я называю их «ключевые области») и определите цели для достижения в каждой из них. А потом создайте план и выполняйте его сами так же, как вы требуете этого от подчиненных. Могу подсказать некоторые из этих ключевых жизненных областей:

  • тело (включает в себя здоровье и красоту, жилье, одежду и питание);
  • личностное развитие (руководитель высокого уровня обязан следить за новинками и технологиями, постоянно повышая свой профессиональный и личностный уровень компетенции);
  • семья (согласитесь, что руководитель, чья жена/муж ведет себя недостойно, а дети не «вылезают» из двоек или из отделения милиции, не является руководителем, достойным уважения);
  • карьера (у вас должен быть личный карьерный план и личные успехи в его реализации);
  • цели более высокой социальной реализации, чем только реализация в бизнесе (реализация своих жизненных принципов и ценностей).

Для того, чтобы вы могли заражать сотрудников вирусом целеустремленности, вам самим нужно им болеть.

Подытожим 

Я дала вам всего 5 принципов, но они гарантированно помогут вам более эффективно использовать свое время.

И главный совет. Помните о том, что руководитель — должность «заразная». Руководитель является тем человеком, который всегда удерживает сотрудников на цели, напоминая им о том, к чему стремится вся компания, и к чему должны стремиться они сами. Для того, чтобы вы могли заражать сотрудников вирусом целеустремленности, вам самим нужно им болеть. Поэтому создавайте свои цели, связывая их с целями вашей компании, достигайте их, будьте очень жадными в отношении каждой минуты, не разбазаривая время и не обесценивая его, а наполняя его ценными, эффективными и приятными вещами.

вас заинтересуют тренинги:

Киев

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Тайм-менеджмент для ТОП-ов Тайм-менеджмент для ТОП-ов

Количество задач, которые приходится решать руководителю высокого уровня, обычно превышает количество, которое человеческое сознание может удерживать. К тому же задача ТОП-а заключается не только в том, чтобы все держать под контролем, но и решать постоянно возникающие форс-мажорные ситуации, приносимые подчиненными. Поэтому совсем не удивительно, что руководитель вынужден постоянно перемещать свое внимание с одной области на другую, в результате чего контроль может ослабнуть или вовсе потеряться.

Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, делить работу, доставать инструменты. Надо заразить людей стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль. Антуан де Сент-Экзюпери

Количество задач, которые приходится решать руководителю высокого уровня, обычно превышает количество, которое человеческое сознание может удерживать. К тому же задача ТОП-а заключается не только в том, чтобы все держать под контролем, но и решать постоянно возникающие форс-мажорные ситуации, приносимые подчиненными. Поэтому совсем не удивительно, что руководитель вынужден постоянно перемещать свое внимание с одной области на другую, в результате чего контроль может ослабнуть или вовсе потеряться.

Как исправить сложившуюся ситуацию? Какие основные принципы распределения своего времени должен учитывать ТОП-руководитель? И что значит быть руководителем?

Принцип 1 

Для того, чтобы все задачи, которые вы ведете, были действительно под вашим контролем, их нужно визуализировать. Как минимум, в виде списков. Если эти списки еще и организовать по типам, или по темам, или по подразделениям, находящимся под вашим контролем, то отслеживать их будет гораздо легче. Но помните — вы должны их видеть! Ведь списки на бумаге являются более визуальными.

Принцип 2

Для сотрудников руководитель, особенно ТОП, является примером, с одной стороны, палочкой-выручалочкой, с другой стороны, и предметом обсуждения, с третьей. Зная об этом, многие руководители считают своей обязанностью хвататься за любые сложные задачи, которые подчиненные сами решить не могут. Это, конечно, похвально, что руководитель верит в свои силы и способен сворачивать горы. Но не стоит забывать, что мы находимся в физической вселенной, имеющей свои законы. И одним из законов является ограничение во времени: в сутках только 24 часа. И каким бы способным ни был руководитель, трудно ожидать от него, что он сможет растянуть сутки до 48 часов.

Принцип 3

Всем известно, что область ответственности руководителя намного выше области ответственности рядового сотрудника. Связано это с тем, что ТОП-менеджер является «хранителем целей». Причем хранителем активным: он не только знает, чего компания и подразделения должны достигнуть, он постоянно отслеживает, чтобы движение к цели:

а) происходило;
б) происходило с нужной скоростью;
в) происходило без отклонений.

Поэтому для руководителя любое использование рабочего времени не в соответствии с целями компании является практически должностным преступлением.

Для того, чтобы не тратить свое время, а инвестировать его, составьте список целей компании. Разместите его таким образом, чтобы у вас был легкий доступ к этому списку. Фактически, этот список должен быть всегда при вас. Занося любую задачу в свой список задач, откройте перечень целей и спросите у себя: «Для достижения какой из целей в списке эта задача предназначена?» Если вы не можете найти связь между рабочей задачей и корпоративными целями — этой задаче не место в вашем расписании.

Прежде, чем занести любую задачу в свой список задач, откройте перечень целей и спросите у себя: «Для достижения какой из целей в списке эта задача предназначена?» Если вы не можете найти связь между рабочей задачей и корпоративными целями — этой задаче не место в вашем расписании.

Принцип 4

Время относится к категории философских понятий, о нем говорят много и разное. Но мало кто задумывается об его истинной природе. Намного легче смотреть на время, как на бег стрелок по циферблату часов. А поскольку циферблат круглый, то и бегать по кругу жизни — это привычно и гипнотично одновременно. А ведь, на самом деле, время — это процесс изменений, подчиняющихся определенным законам. И тайм-менеджмент правильнее рассматривать не как мастерство распихивания задач в 24-часовую шкалу, а как искусство создания изменений «под ключ».

Именно ТОП-руководители являются главными волшебниками в компании: они определяют необходимые будущие состояния, в которых должна оказаться компания, затем разрабатывают маршрут движения к этим будущим желаемым состояниям, отправляют этот маршрут в виде производственных планов вниз, в подразделения, а потом контролируют их выполнение. Поэтому при составлении планов отслеживайте, чтобы план на следующий месяц стал очередным шагом к достижению целей, не позволяя сотрудникам «бегать по кругу». Для этого составляйте планы по принципу «из будущего к настоящему», как бы двигаясь задом наперед: сначала определите будущее, а потом шаги к нему, но не от первого к последнему, а в обратном порядке. Например, чтобы разработать 10-ть шагов, сначала определите 10-й шаг, потом 9-й, за ним 8-й… и так далее, до первого, который необходимо сделать в ближайшее время. Такой подход называется «стратегическое планирование» и считается более прогрессивным по сравнению с привычным, из настоящего к будущему.

Тайм-менеджмент правильнее рассматривать не как мастерство распихивания задач в 24-часовую шкалу, а как искусство создания изменений «под ключ».

Принцип 5

Руководитель выполняет не только административные роли. Особенно если он относится к категории ТОП-ов, то многими сотрудниками воспринимается, как Бог: он должен все знать, все понимать, во всем разбираться, все успевать и т. д. А еще он должен быть справедливым, всевидящим и великодушным. Согласитесь, трудно справиться с ролью Бога и соответствовать всем ожиданиям персонала человеку, зацикленному только на работе, имеющему ограниченный кругозор и лично не развивающемуся. А разочаровывать сотрудников нельзя — нужно-таки быть богом, хоть это и трудно, как написали когда-то братья Стругацкие. Что же делать?

Стремитесь гармонизировать свою жизнь. Разделите ее на важные направления (я называю их «ключевые области») и определите цели для достижения в каждой из них. А потом создайте план и выполняйте его сами так же, как вы требуете этого от подчиненных. Могу подсказать некоторые из этих ключевых жизненных областей:

  • тело (включает в себя здоровье и красоту, жилье, одежду и питание);
  • личностное развитие (руководитель высокого уровня обязан следить за новинками и технологиями, постоянно повышая свой профессиональный и личностный уровень компетенции);
  • семья (согласитесь, что руководитель, чья жена/муж ведет себя недостойно, а дети не «вылезают» из двоек или из отделения милиции, не является руководителем, достойным уважения);
  • карьера (у вас должен быть личный карьерный план и личные успехи в его реализации);
  • цели более высокой социальной реализации, чем только реализация в бизнесе (реализация своих жизненных принципов и ценностей).

Для того, чтобы вы могли заражать сотрудников вирусом целеустремленности, вам самим нужно им болеть.

Подытожим 

Я дала вам всего 5 принципов, но они гарантированно помогут вам более эффективно использовать свое время.

И главный совет. Помните о том, что руководитель — должность «заразная». Руководитель является тем человеком, который всегда удерживает сотрудников на цели, напоминая им о том, к чему стремится вся компания, и к чему должны стремиться они сами. Для того, чтобы вы могли заражать сотрудников вирусом целеустремленности, вам самим нужно им болеть. Поэтому создавайте свои цели, связывая их с целями вашей компании, достигайте их, будьте очень жадными в отношении каждой минуты, не разбазаривая время и не обесценивая его, а наполняя его ценными, эффективными и приятными вещами.

logo