Перейти к основному содержанию
 

Вы здесь

Як встигати все та приділяти час сім ї? 5 правил ефективного планування дня у 2022 році.

20.01.2022
Автор: 
 блог

Перше, що я зазвичай відповідаю на запитання: А як знайти час на сім'ю, чи на особисте життя? - звучить так:

- Для того, щоб цей час з'явився, перш за все, і взаємодію із сім'єю і час на особисте життя потрібно планувати! Проблема полягає в тому, що більшість людей чудово справляються з тим, щоб планувати робочі завдання, однак коли мова заходить про час «до» і «після» роботи, виявляється, мало хто складає плани на ці проміжки дня. Тому, в моєму планувальнику часова лінійка починається о 00:00 і закінчується о 23:00, тобто, я планую всю свою добу, а не тільки 8 або 10 робочих годин.

Друге, що важливо розуміти – все у світі встигнути не можна. Тому що час розтягнути неможливо, у нас із вами його обмежена кількість, 24 години на добу. Не більше та не менше. Це погана новина. Але є і хороша! Все робити не потрібно. Потрібно встигнути зробити лише те, що дійсно треба. Справа в тому, що за принципом Парето, лише 20% ваших завдань протягом дня забезпечують 80% результату, а 80% завдань, що залишилися, ведуть лише до 20% результату. Як не сумно, але переважна більшість людей більшу частину свого часу протягом дня використовують марно.

Беремо ці принципи за основу, а нижче я опишу низку правил, які допоможуть вам справді встигати більше і не втрачати важливого.

Правило 1. Щоб вибрати важливе, а не палаюче, вибирати потрібно до того, як ви почали діяти. Інакше ви просто швидко перейдете в режим "рятівник" замість того, щоб послідовно виконувати те, що призведе до реалізації ваших цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, причому бажано відразу ж, як прокинулися.
 блог

Правило 2. Коли ви складаєте список завдань на день, не намагайтеся їх одразу сортувати – зробіть це пізніше. Для початку, вам потрібно просто виписати усі задачі, щоб побачити увесь обсяг. Перегляньте кілька минулих днів, загляньте у план на місяць і просто запишіть усе, що вам здасться важливим зробити сьогодні. Пам'ятайте, у цей список вам потрібно виписати як робочі завдання, так і особисті. Можливо, у молодшої дитини святковий концерт намічається, а чоловік зібрався днями у відрядження, а у старшого - проект з біології, де без вашої допомоги ніяк, а у вас за розкладом похід у басейн. І ще обов’язково внесіть у список ваші рутинні справи, які ви виконуєте на регулярній основі без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони на "автоматі" відбуваються, але вони все одно займають час! І якщо ви їх не врахуєте - обов'язково щось не встигнете.

До рутинних завдань відносять такі справи:

• умитися, одягнутися, застелити постіль, поїсти, помити посуд тощо. - особисті завдання;

• робота з поштою, координації зі співробітниками, відповіді на телефонні дзвінки тощо. - робочі завдання.

Таким чином, підсумую: мають бути внесені усі завдання. Тому що потім вам потрібно буде виконати наступне правило.

Правило 3. Оцініть усі завдання за часом: скільки часу на кожне із них потрібно, або скільки ви готові цьому завданню присвятити вашого часу. А потім підрахуйте загальну суму. Відразу скажу, що якщо ви складаєте собі план на весь день, то сума усіх завдань, разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше 20 годин – адже треба обов'язково залишити час на форс-мажор.

Головна ідея, яку я хочу до вас наразі донести: єдиним способом справді ефективно спланувати свій день є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, не підсумували загальний підсумок - значить, обов'язково візьметесь виконати щось, що виконати об’єктивно неможливо.

Ну а щодо кількості часу, який обов'язково потрібно заздалегідь резервувати на форс-мажори, то в розкладі його має бути близько 20% від загального часу. Виявляється, дослідження за останні 100 років показали, що «хаотичність» у нашому житті, яку не можна було передбачати, в середньому складає не більше ніж 1/5 від загальної маси подій. Тому на запитання «а що ж робити з форс-мажорами?», відповідь проста – планувати.
 блог

Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше і найскладніше - викинути зі списку те, що у будь якому випадку не буде зроблено! Вірю, що це здається неможливим. Але хіба коли ви це не виконуєте, ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Але ще й із почуттям поразки та провалу. Не доводьте себе до цього – відмовтеся від завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю та доцільністю. Якщо підрахувавши загальну суму часу, необхідного для вирішення ваших завдань, ви побачите, що там більше 24 годин, ви чітко зможете зрозуміти, що все це зробити не встигнете. Краще одразу запишіть завдання на інший день, ніж увечері засмучуватися, що знову щось не встигли.

Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте цілі та плани на місяць, рік і подальші. Привчіть себе хоч щось обов'язково робити кожен день зі стратегічного списку, хоч як би це важко не було і як би вас не розривали на частини поточні задачі. Одна моя клієнтка озвучила мені своє «золоте правило», і воно мені дуже сподобалося: «Якщо я розумію, що не встигаю зробити всі важливі для себе завдання, ніяк не можу їх поєднати, і мені доведеться чимось жертвувати, я жертвую цим по черзі».

Наприклад, ви знаєте, що ввечері після роботи вам хочеться і приділити час дитині, поспілкуватися з нею, зануритись у її проблеми (про допомогу в підготовці уроків мовчу - це додатковий час), і поспілкуватися з чоловіком наодинці, провести разом сімейну вечерю або спільні посиденьки , і зайнятися спортом, і сходити в салон, і прочитати пару розділів улюбленої книги, і англійську мову повчити ... А тут ще треба в квартирі прибратися, прання розвісити, приготувати їжу, посуд помити ... Як тут все встигнути? Рецепт моєї клієнтки такий: «Я прийняла рішення, що по понеділках я приділяю час будинку - готую вечерю, прибираю, розбираюся із пранням і т.д. Цього дня я жертвую часом, який могла би приділити собі та чоловікові. У вівторок, я нічого вдома не роблю – беру сім'ю, і ми йдемо до піцерії – смачно їмо та проводимо весело час. У середу я залишаю чоловіка та дітей та йду до спортзалу. У четвер – викликаю няню чи бабусю, а сама увесь вечір провожу з чоловіком наодинці. І так далі, приблизно за тією ж схемою. Якби я не зробила цього, то кожен мій вечір йшов би тільки на необхідну рутину по дому, і жодного задоволення від життя я б не відчувала».

 блог

Правило 5. Не створюйте для себе заздалегідь день у стресі. Запам'ятайте: між ключовими завданнями протягом дня життєво необхідно залишати часові проміжки у 20-30 хвилин, навіть якщо завдання заплановані на вашій території і нікуди їхати не потрібно. Ніколи не складайте графік, в якому одне завдання закінчується о 12:00, а наступне о 12:00 починається – це утопія. Пам'ятайте, що форс-мажор нікуди не подівся і час на нього ви розподіляєте між вашими ключовими завданнями.

Також зауважу для «трудоголіків», які полюбляють на годину-другу регулярно затримуватися на роботі: дослідження показали, що людина, яка працює 8 годин на добу, результату створює більше, ніж людина, яка працює 9 годин на добу. Тому що для високої продуктивності нашому тілу регулярно потрібно відновлюватися, переключатися та відпочивати. Інакше продуктивність падає, концентрація, пам'ять та увага знижуються – як наслідок з'являються помилки, які потрібно усувати, а на це також потрібен час. Так створюється хибне коло, коли ти сильно зайнятий, а ефективності нуль.

Дотримуйтеся цих правил – і часу на важливе збільшиться. А що може бути важливіше за вашу родину і часу на дорогих, близьких вам людей?

А якщо у впровадженні цих правил у Вас є потреба у підтримці – ми готові допомогти. Тренінг Управління часом та делегування, який пройде 18-19 лютого у Києві – це саме те навчання, яке допоможе встигати більше і досягати цілей.

вас заинтересуют тренинги:

Киев

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Як встигати все та приділяти час сім ї? 5 правил ефективного планування дня у 2022 році. Як встигати все та приділяти час сім ї? 5 правил ефективного планування дня у 2022 році.

Перше, що я зазвичай відповідаю на запитання: А як знайти час на сім'ю, чи на особисте життя? - звучить так:

- Для того, щоб цей час з'явився, перш за все, і взаємодію із сім'єю і час на особисте життя потрібно планувати! Проблема полягає в тому, що більшість людей чудово справляються з тим, щоб планувати робочі завдання, однак коли мова заходить про час «до» і «після» роботи, виявляється, мало хто складає плани на ці проміжки дня. Тому, в моєму планувальнику часова лінійка починається о 00:00 і закінчується о 23:00, тобто, я планую всю свою добу, а не тільки 8 або 10 робочих годин.

Перше, що я зазвичай відповідаю на запитання: А як знайти час на сім'ю, чи на особисте життя? - звучить так:

- Для того, щоб цей час з'явився, перш за все, і взаємодію із сім'єю і час на особисте життя потрібно планувати! Проблема полягає в тому, що більшість людей чудово справляються з тим, щоб планувати робочі завдання, однак коли мова заходить про час «до» і «після» роботи, виявляється, мало хто складає плани на ці проміжки дня. Тому, в моєму планувальнику часова лінійка починається о 00:00 і закінчується о 23:00, тобто, я планую всю свою добу, а не тільки 8 або 10 робочих годин.

Друге, що важливо розуміти – все у світі встигнути не можна. Тому що час розтягнути неможливо, у нас із вами його обмежена кількість, 24 години на добу. Не більше та не менше. Це погана новина. Але є і хороша! Все робити не потрібно. Потрібно встигнути зробити лише те, що дійсно треба. Справа в тому, що за принципом Парето, лише 20% ваших завдань протягом дня забезпечують 80% результату, а 80% завдань, що залишилися, ведуть лише до 20% результату. Як не сумно, але переважна більшість людей більшу частину свого часу протягом дня використовують марно.

Беремо ці принципи за основу, а нижче я опишу низку правил, які допоможуть вам справді встигати більше і не втрачати важливого.

Правило 1. Щоб вибрати важливе, а не палаюче, вибирати потрібно до того, як ви почали діяти. Інакше ви просто швидко перейдете в режим "рятівник" замість того, щоб послідовно виконувати те, що призведе до реалізації ваших цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, причому бажано відразу ж, як прокинулися.
 блог

Правило 2. Коли ви складаєте список завдань на день, не намагайтеся їх одразу сортувати – зробіть це пізніше. Для початку, вам потрібно просто виписати усі задачі, щоб побачити увесь обсяг. Перегляньте кілька минулих днів, загляньте у план на місяць і просто запишіть усе, що вам здасться важливим зробити сьогодні. Пам'ятайте, у цей список вам потрібно виписати як робочі завдання, так і особисті. Можливо, у молодшої дитини святковий концерт намічається, а чоловік зібрався днями у відрядження, а у старшого - проект з біології, де без вашої допомоги ніяк, а у вас за розкладом похід у басейн. І ще обов’язково внесіть у список ваші рутинні справи, які ви виконуєте на регулярній основі без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони на "автоматі" відбуваються, але вони все одно займають час! І якщо ви їх не врахуєте - обов'язково щось не встигнете.

До рутинних завдань відносять такі справи:

• умитися, одягнутися, застелити постіль, поїсти, помити посуд тощо. - особисті завдання;

• робота з поштою, координації зі співробітниками, відповіді на телефонні дзвінки тощо. - робочі завдання.

Таким чином, підсумую: мають бути внесені усі завдання. Тому що потім вам потрібно буде виконати наступне правило.

Правило 3. Оцініть усі завдання за часом: скільки часу на кожне із них потрібно, або скільки ви готові цьому завданню присвятити вашого часу. А потім підрахуйте загальну суму. Відразу скажу, що якщо ви складаєте собі план на весь день, то сума усіх завдань, разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше 20 годин – адже треба обов'язково залишити час на форс-мажор.

Головна ідея, яку я хочу до вас наразі донести: єдиним способом справді ефективно спланувати свій день є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, не підсумували загальний підсумок - значить, обов'язково візьметесь виконати щось, що виконати об’єктивно неможливо.

Ну а щодо кількості часу, який обов'язково потрібно заздалегідь резервувати на форс-мажори, то в розкладі його має бути близько 20% від загального часу. Виявляється, дослідження за останні 100 років показали, що «хаотичність» у нашому житті, яку не можна було передбачати, в середньому складає не більше ніж 1/5 від загальної маси подій. Тому на запитання «а що ж робити з форс-мажорами?», відповідь проста – планувати.
 блог

Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше і найскладніше - викинути зі списку те, що у будь якому випадку не буде зроблено! Вірю, що це здається неможливим. Але хіба коли ви це не виконуєте, ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Але ще й із почуттям поразки та провалу. Не доводьте себе до цього – відмовтеся від завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю та доцільністю. Якщо підрахувавши загальну суму часу, необхідного для вирішення ваших завдань, ви побачите, що там більше 24 годин, ви чітко зможете зрозуміти, що все це зробити не встигнете. Краще одразу запишіть завдання на інший день, ніж увечері засмучуватися, що знову щось не встигли.

Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте цілі та плани на місяць, рік і подальші. Привчіть себе хоч щось обов'язково робити кожен день зі стратегічного списку, хоч як би це важко не було і як би вас не розривали на частини поточні задачі. Одна моя клієнтка озвучила мені своє «золоте правило», і воно мені дуже сподобалося: «Якщо я розумію, що не встигаю зробити всі важливі для себе завдання, ніяк не можу їх поєднати, і мені доведеться чимось жертвувати, я жертвую цим по черзі».

Наприклад, ви знаєте, що ввечері після роботи вам хочеться і приділити час дитині, поспілкуватися з нею, зануритись у її проблеми (про допомогу в підготовці уроків мовчу - це додатковий час), і поспілкуватися з чоловіком наодинці, провести разом сімейну вечерю або спільні посиденьки , і зайнятися спортом, і сходити в салон, і прочитати пару розділів улюбленої книги, і англійську мову повчити ... А тут ще треба в квартирі прибратися, прання розвісити, приготувати їжу, посуд помити ... Як тут все встигнути? Рецепт моєї клієнтки такий: «Я прийняла рішення, що по понеділках я приділяю час будинку - готую вечерю, прибираю, розбираюся із пранням і т.д. Цього дня я жертвую часом, який могла би приділити собі та чоловікові. У вівторок, я нічого вдома не роблю – беру сім'ю, і ми йдемо до піцерії – смачно їмо та проводимо весело час. У середу я залишаю чоловіка та дітей та йду до спортзалу. У четвер – викликаю няню чи бабусю, а сама увесь вечір провожу з чоловіком наодинці. І так далі, приблизно за тією ж схемою. Якби я не зробила цього, то кожен мій вечір йшов би тільки на необхідну рутину по дому, і жодного задоволення від життя я б не відчувала».

 блог

Правило 5. Не створюйте для себе заздалегідь день у стресі. Запам'ятайте: між ключовими завданнями протягом дня життєво необхідно залишати часові проміжки у 20-30 хвилин, навіть якщо завдання заплановані на вашій території і нікуди їхати не потрібно. Ніколи не складайте графік, в якому одне завдання закінчується о 12:00, а наступне о 12:00 починається – це утопія. Пам'ятайте, що форс-мажор нікуди не подівся і час на нього ви розподіляєте між вашими ключовими завданнями.

Також зауважу для «трудоголіків», які полюбляють на годину-другу регулярно затримуватися на роботі: дослідження показали, що людина, яка працює 8 годин на добу, результату створює більше, ніж людина, яка працює 9 годин на добу. Тому що для високої продуктивності нашому тілу регулярно потрібно відновлюватися, переключатися та відпочивати. Інакше продуктивність падає, концентрація, пам'ять та увага знижуються – як наслідок з'являються помилки, які потрібно усувати, а на це також потрібен час. Так створюється хибне коло, коли ти сильно зайнятий, а ефективності нуль.

Дотримуйтеся цих правил – і часу на важливе збільшиться. А що може бути важливіше за вашу родину і часу на дорогих, близьких вам людей?

А якщо у впровадженні цих правил у Вас є потреба у підтримці – ми готові допомогти. Тренінг Управління часом та делегування, який пройде 18-19 лютого у Києві – це саме те навчання, яке допоможе встигати більше і досягати цілей.

 блог
logo