Що станеться, якщо запланувати на роботу більше часу, ніж можеш собі дозволити? Що трапиться, коли завдань більше, ніж часу на їх виконання? Що буде, якщо взагалі не планувати? Якщо відповісти коротко, то відсутність сил, бажань і майбутнього.

Якщо ж розібратися, то з цього приводу одна з наших випускниць колись сказала: «Якщо люди приходять на роботу повними сил, а йдуть вичавленими, як лимон, рано чи пізно їх мотивація закінчується».

А це, як показує досвід, має ще більш серйозні наслідки – знижується продуктивність. Дослідження PriceWaterhouseCoopers довели, що у випадку тривалості робочого дня більше 8 годин, продуктивність персоналу падає на 20%.

По-перше, розум, аби не настало перевтомлення, «змушує» тіло економити сили. Як результат людина робить більше перерв, а отже більше часу витрачається на повторне включення в завдання. Також більше часу потрібно власне на виконання завдання, навіть рутинного. Виходить, що за більше часу співробітник виконує менше роботи. І навіть така економія сил врешті-решт не рятує від втоми і як наслідок помилок у роботі. Тому робочий день повинен бути 8-годинним, а завдання виконуватися лише пріоритетні.

По-друге, чим більше завдань одночасно виконує людина, тим довше час їх реалізації. А поки старі завдання виконуються – вже встигають надійти нові. А оскільки людина ще не розібралася зі старими – нові випадають з зони її уваги. Вирішити цю проблему можна, дотримуючись принципу: щоб робити більше, завдань має бути менше. Це означає, що більше проектів завершиться успішно і вчасно, якщо в один час менше проектів або завдань будуть запускатися в роботу.

По-третє, сама по собі ситуація з неправильним розподілом часу вказує на низку проблем у компанії.

Це проблема трудоголіків. Алкоголіку не потрібна якість напою, щоб напитися. Трудоголіку не потрібні результати і якість. Висновки робіть самі.

Це проблема тих, хто створює видимість роботи. А це можливо лише за відсутності розумного планування. Робочий план – це перелік результатів, які повинні бути отримані і продемонстровані до певного терміну. Саме тому погані співробітники чинять опір плануванню – їм нічого показати – ні завдань, ні результатів.

Це проблема некомпетентних керівників. Часто в пориві енергійності вони намагаються заповнити кожну хвилину свого робочого часу і часу підлеглих до межі. Це невгамовне прагнення до «підвищення продуктивності» називається псевдопродуктивністю і ставить під загрозу здоров’я, душевну рівновагу і саму продуктивність.

І це також проблема компанії в цілому, тому що є ознакою «короткострокової» культури планування. Коли компанія не розуміє, до чого йде або коли компанія не збирається розвиватися і з співробітників намагаються швидше «вичавити всі соки». Тому рекомендується довгострокова стратегія, яка націлюється не лише на розвиток і конкретні результати, але й передбачає збереження людського ресурсу протягом максимально можливого періоду часу.

Висновок з усього вищесказаного простий. Здоров’я людей, мотивація співробітників і розвиток компанії безпосередньо залежить від практичного застосування планування. І це у Ваших силах!