Уміння планувати

Час ­- найцінніший ресурс з усіх, якими ми володіємо. Те, на що ми його витрачаємо, визначає зміст нашого життя. Але чомусь найважливіше нерідко залишаємо на потім. «Управління часом ­- це звичка, – каже психолог Наталія Скрипник. ­- Якщо звикаєш уважно ставитися до нього, правильно розраховувати, то будеш все встигати і на роботі, і вдома. Як і будь-яка корисна звичка, таймменеджмент починається з того, що людина усвідомлює, навіщо їй це потрібно: наприклад, хочеться більше встигати. І після цього вчиться дисциплінованості.

Ставимо собі цілі

«Коли людина озирається на останні півроку, часто розуміє, що нічого важливого не досягла, але при цьому весь час була зайнята, – каже бізнес-тренер, консультант компанії “Богуш Тайм” Юлія Бойко, бізнес-тренер і консультант компанії «Богуш Тайм». – А все тому, що люди не створюють своїх цілей або не пам’ятають про них. Для початку потрібно подивитися, чого ти хочеш від життя за ключовими напрямками: здоров’я і фізична форма, розвиток особистості (чому я хочу навчитися?), сім’я, кар’єра або власний бізнес, духовна (в чому моя місія?) і соціальна сфера (що я хочу зробити для суспільства?). Коли вдається намалювати ідеальну картину, важливо свої щоденні дії спрямовувати на досягнення цих цілей».

Три причини нашої ліні

«Для нашого менталітету характерна така позиція: поки ніхто не питає, можна нічого не робити, – каже психолог і оргконсультант Наталія Скрипник. – Яскравий приклад – студенти, які вчаться не протягом семестру, а під час сесії. У багатьох ця звичка зберігається і в робочому житті, коли велику задачу відкладають на потім, замість того, щоб виконувати її маленькими шматочками. У нашої ліні може бути три причини. Перша – ми зі школи звикли, що за спиною повинен стояти наглядач. Можливо, варто знайти людину, яка буде вас контролювати: спочатку постійно, а потім все менше і менше. Ви звикнете звітувати, а потім зовнішній контроль переносите всередину.

Друга причина пов’язана з тим, що задача нецікава. Але стимул виконати її завжди можна знайти: ви можете отримати нагороду за її виконання або уникнути потенційної загрози за її невиконання. Справилися з неприємною задачею? Зробіть щось приємне для себе – купіть собі щось солодке або сходіть на масаж.

Третя причина ліні може критися в звичайній фізичній втомі. Тут порада очевидна – взятися за задачу після того, як добре відпочинете».

Щоб боротися з вічним відкладанням, психологи рекомендують братися за якусь задачу і працювати з нею не відволікаючись 15-20 хвилин – за таймером. «Тут може бути два варіанти: перший – таймер прозвучить, а людина продовжить працювати, тому що апетит приходить під час їжі, – каже Юлія Бойко. – Другий – через 20 хвилин переключитися на щось інше. Але за 4-5 таких підходів на день задачу можна подолати або значно просунутися в її виконанні».

Складаємо плани

Психологи радять складати плани. «Хтось використовує додатки в смартфонах, хтось – звичайний блокнот, – каже тренер з комунікації Наталія Грабовська. – Але робити це потрібно обов’язково, інакше в діях не буде чіткості, і задачі просто вилетять з голови. Якщо складати довгострокові плани для вас поки болісно, почніть з щоденного планування, виділяючи на це 20 хвилин вранці або ввечері».

Складаючи план, потрібно бути реалістом і тверезо оцінювати, скільки часу піде на виконання тієї чи іншої задачі. «Щоб правильно розподіляти час, потрібно його підраховувати, – каже бізнес-тренер Юлія Бойко. – У магазині ми не набираємо товару на 1500 гривень, якщо в кишені є тільки 1000. А ось свій час люди чомусь вважають гумовим. Якщо задач більше, ніж часу, доведеться розставляти пріоритети».

Для цього часто використовують матрицю Ейзенхауера. Згідно з матрицею, справи діляться на: 1) важливі та термінові; 2) важливі, але не термінові; 3) неважливі, але термінові; 4) неважливі і нетермінові. Тож при плануванні майбутнього дня ви можете розділити аркуш паперу на чотири частини і розподілити свої справи за терміновістю та важливістю. «При складанні плану 20% часу потрібно відводити на нетермінові, але важливі справи, тому що ця категорія зазвичай страждає, 60 – на термінові та важливі справи, 20% – на неважливі, але термінові (форс-мажор). Проблема багатьох людей в тому, що вони не планують час на форс-мажори, а насправді вони в середньому віднімають п’яту частину нашого часу — якщо говорити тільки про робочий день, то це 1,5-2 години. Справи з останньої категорії – нетермінові і неважливі – можна виконувати за залишковим принципом: коли є така можливість», – зазначає тренер.

Встигнути побільше

Дійсно зайнятим людям часто потрібно «прискоритися» – для цього достатньо дотримуватися простих рекомендацій. Наприклад, приступаючи до виконання складної або об’ємної задачі, треба витратити п’ять хвилин на планування, розбити задачу на етапи і робити все по частинах.

«Найпродуктивніший час протягом доби потрібно присвячувати виконанню найважливіших і найважливіших задач, – радить Юлія Бойко. – У кожної людини свій продуктивний час, але, як правило, це перша половина дня. І вона вічно завалена дрібними задачами – краще залиште їх на потім, а зранку візьміться за головне».

Ще одна корисна звичка – завершувати задачі якомога швидше. «Якщо ви можете завершити справу протягом найближчих 2 хвилин, краще зробити це відразу, – каже бізнес-тренер. – Попрацювали в офісі з документами – покладіть їх на місце. Насправді, це дуже економить час».

Відпочиваємо активно

Не можна дозволяти втомі накопичуватися, інакше ви не зможете працювати продуктивно. «Необхідно залишати хоча б по півгодини або по годині на відпочинок у робочий час – причому кожен день, – каже тренер дитячої академії комунікації Наталія Грабовська. – Багато хто любить полежати на дивані, але відпочинок може бути і активним. Наприклад, корисно переключити увагу з інтелектуальних задач на фізичні задачі: 20 хвилин йоги або півгодини в спортзалі тільки додадуть вам енергії. Багато хто розслабляється за допомогою спілкування, і це дуже правильно. Наприклад, відібрати півгодини у сну і випити кави з подругою: жива розмова «розвантажує» і надихає. Я б радила обов’язково виділяти час на спілкування і фізичні вправи кожен день, як би ви не були зайняті. Деяким людям також важливо просто побути наодинці з собою, особливо жінкам. Просто випити чай, дивлячись у вікно, погортати журнал. Не відмовляйте собі в цьому».

Марія Ряполова
“Сьогодні”, № 164 (4765),
рубрика “Навчання”

Читати на issue в pdf-форматі