Прокрастинація: хвороба чи ознака?
Розмови про прокрастинацію досить популярні останнім часом у бізнес-середовищі. Ця популярність підтримується різними психологічними та навіть психотерапевтичними публікаціями, які розглядають прокрастинацію як особливий вид захворювання.
Дійсно, прокрастинація впливає на психологічний стан людини, але не є ні захворюванням, ні рисою характеру. Для того щоб керівник не потрапив у пастку співчуття і не піддався спокусі пожаліти «хворого» співробітника, не сплутати причину з наслідком, йому потрібно добре розбиратися і в причинах прокрастинації, і в її наслідках. У цій статті ми розглянемо три аспекти прокрастинації: причини, наслідки та способи боротьби.
Прокрастинація (від англ. procrastination — затримка, відкладання; від лат. pro — на і лат. crastinus — завтра) — у психології відкладання справ на потім, яке призводить до якихось болісних психологічних ефектів.
Причини прокрастинації
Відкладання на потім не є рисою характеру. Ви можете самі переконатися в цьому, уважно поспостерігавши за людьми. Одна й та сама людина може бути як дуже швидко реагуючою, так і відтягуючою якусь дію.
Будь-який сумнів свідчить про відсутність розуміння. Співробітник може не розуміти, чого від нього хочуть, або як йому це зробити, або навіщо це потрібно зробити і т. д. Наш розум організований таким чином, що увага застряє на тих областях нашого минулого, де або є невдача/неуспіх, або є незавершений цикл.
Коли співробітник стикається з необхідністю виконувати завдання, яке якимось чином асоціюється для нього з ситуацією, в якій він уже раніше зазнав поразки, то його несвідоме небажання «дивитися» в цю область є природною реакцією. Звичайно ж, сама людина не усвідомлює цієї асоціативної зв’язки, а знаходить (читай — «вигадує») раціональні пояснення того, чому зараз він не може приступити до справи.
Що ж стосується накопичених незавершених дій, то тут буде доречним порівняти роботу розуму з роботою комп’ютера, тим більше що комп’ютери створювалися за аналогією з роботою людського мозку. Всім відомо, що якщо на комп’ютері відкрито багато файлів, то оперативна пам’ять (до речі, це визначення також взято з «фізіології вищої нервової діяльності людини») комп’ютера перевантажена, і пристрій «пригальмовує», тому його рекомендується «перезавантажити», що означає «закрити всі відкриті файли і звільнити комірки оперативної пам’яті». Те ж саме відбувається і з увагою людини: велика кількість незавершених справ забирає вільні одиниці уваги. А це означає, що людина не може переключитися, налаштуватися на виконання нового завдання.
У такому стані він може робити тільки найпростіші речі, які не вимагають великого обсягу уваги, наприклад, випити кави, залізти в соцмережу, подивитися кіно і т. д. У найважчих випадках — впасти в дрімоту.
Тепер стає зрозумілим, чому, отримавши нове завдання, співробітник може впасти в «прокрастинаційну летаргію» — відкладати і відкладати дію знову і знову.
Наслідки прокрастинації
Одне з них є досить очевидним: завдання не виконане, а самооцінка вкотре підірвана. А разом з цим підірвані репутація компанії та ваш імідж як керівника. Страждають усі: сам співробітник, його керівник і його колеги, чия стабільність і майбутні перспективи на успіх зіпсовані.
Але якщо ви подивитеся уважно, то такий результат подій насправді зустрічається не часто. Якимось незрозумілим чином людина, яка ніяк не знаходила часу і сил приступити до виконання завдання протягом кількох днів або навіть тижнів, раптом збирається з духом і робить усе за один день або навіть вечір. Я хочу звернути на це вашу увагу, тому що вам як керівнику важливо зрозуміти, скільки ж насправді співробітнику потрібно було часу на виконання цього завдання. А тепер запитайте себе: якщо він міг це зробити за дві години, навіщо запитав три дні? І навіщо ви ці три дні йому дали? Хіба не було б правильним поставити завдання не три дні тому, а сьогодні вранці?
Якщо ви знайшли причини для того, щоб давати співробітнику на виконання завдання в три-чотири рази більше, ніж насправді на нього потрібно, значить, ви вже потрапили в капкан: ви не виконуєте свою основну функцію керівника — максимально використовувати наявний у вашому розпорядженні людський ресурс. Керівник повинен уміти витягати максимальний потенціал, закладений у співробітнику, адже ми-то з вами добре розуміємо, що людина, яка відчуває свою затребуваність, завжди щаслива. А компанія, оплачуючи працю співробітника, хоче отримати максимальну віддачу своїх інвестицій.
Отже, сумні наслідки прокрастинації:
- співробітник втрачає мотивацію,
- керівник втрачає впевненість,
- компанія втрачає дохід і перспективи.
Як керівнику боротися з прокрастинацією в підрозділі
- «Змусити» співробітника перемогти.
Для цього завжди переконуйтеся в тому, що у нього є час виконати завдання, є розуміння, що від нього вимагається, і є повне впевнене знання того, як він це завдання виконає. - Контролюйте, щоб у співробітників не залишалося «хвостів».
Для цього, приймаючи план на день або тиждень, просіть проставити кількість необхідних для його виконання годин. - Завжди перевіряйте, щоб план не був «забитий під зав’язку»,
треба щоб у ньому обов’язково були порожні місця — приблизно 25% часу потрібно зарезервувати на завдання, які можуть з’явитися несподівано. - Ведіть підрахунок реального часу, необхідного на виконання завдання, і ніколи не давайте часу більше, ніж потрібно.
Також не давайте завдання занадто рано, коли до нього ще не треба приступати, інакше співробітник звикне дивитися на нього з позиції «потім». - Введіть систему статистик.
Наприклад, на деяких постах можна ввести навіть щогодинні статистики, що показують або відсоток виконання поставлених завдань, або кількість отриманого результату.
І пам’ятайте: прокрастинація — це не діагноз «психологічного захворювання», а можливість не робити роботу. Завдання ж керівника в тому, щоб досягати результатів руками підлеглих. Сильний керівник завжди «тримає руку на пульсі» діяльності свого підрозділу, змушуючи справи йти правильно.
Медична практика, №1, 2015, розділ “Управління персоналом, навчання і мотивація”, стор.168-170
