10 правил эффективного делегирования
Несколько лет назад проводили исследование, чтобы выяснить, что мешает руководителю делегировать задачу. Ответ мог бы показаться смешным, если бы не был таким грустным. Руководитель не делегирует задачи потому, что:
- ему самому нравится это делать,
- ему страшно, что подчиненный справится с ней лучше, чем он сам
- он боится, что подчиненный не справится — «пока ему объяснишь, быстрее сам выполнишь»
И это говорит о том, что такие руководители просто не знают, что собственно является работой руководителя. В противном случае они бы никогда не делали чужую работу.
В зависимости от специфики работы — соотношение рабочего времени руководителя выглядит примерно следующим образом:
- 5-10% — рутинные задачи
- 10-15% — стратегическое планирование работы подразделения
- 15-25% — форс-мажоры
- 50-70% — контроль и координирование работы подчиненных или подразделений
А все остальное отдайте сотрудникам и научитесь делать это правильно. Поэтому специально для вас – 10 правил эффективного делегирования.
1. Объясните суть задачи. Потратьте на это чуть больше времени, чем обычно, чтобы сэкономить время и нервы в будущем. Убедитесь в том, что человек знает и умеет делать то, что нужно сделать. Спросите, как понял, с чего начнет, сколько времени нужно.
2. Четко опишите результаты, которые должны быть получены (если презентация, то в картинках, диаграммах или цифрах; если доход, то точная цифра, и т.д.)
3. Предоставьте ресурсы: материальные, финансовые, информационные.
4. Предоставьте полномочия принимать решения и использовать ресурсы в определенном объеме и в конкретные сроки.
5. Определите ответственность за выполнение задачи. В бизнесе, как собственно и в жизни, у каждого своя ответственность. Подчиненный отвечает за результат перед руководителем, а руководитель отвечает за результат перед своим боссом. Объясните сотруднику, что будет в случае выполнения или невыполнения задачи.
6. Определите дату получения предварительного результата, оставляя себе зазор в 1-5 дней (или часов в зависимости от размеров задачи) на доработку в случае чего. При этом сотруднику говорите, что это крайний срок выполнения.
7. Проставьте точки контроля в датах и времени, при этом запишите их себе, и потребуйте, чтобы записал тот, кому ставите задачу. Запомните! Это время НЕ для того, чтобы напомнить о чем-то подчиненному, это время, когда он сам должен к Вам прийти и отчитаться о промежуточных результатах, которые Вы также с ним оговорили заранее.
Это может быть очень показательно – люди очень любят хвастаться, поэтому если все будет хорошо – Вы узнаете об этом первым, если все плохо – то сотрудник «забудет» Вам об этом сообщить в одну из этих дат. Но у Вас-то записано и Вы все помните и можете успеть исправить ситуацию до того, как она станет катастрофической.
8. Ни в коем случае не забирайте у подчиненного задачу! Даже если вы видите, что сотрудники делают что-то не так хорошо, как сделали бы вы — не берите их работу на себя! Не попадайтесь в ловушку своей собственной незаменимости и значимости. Ваша задача «руками водить», при этом чужими руками. Не учите людей тому, что можно не работать и в конце месяца получать зарплату, а добивайтесь результата.
Если задачу забрали, то сразу увольняйте того, у кого забрали. Значит, он в принципе не в состоянии справиться. Зачем он Вам такой нужен?
9. Передавая задачу сотруднику первый раз «включите» больше контроля. Да, придется больше объяснять, вникать, править, зато в следующий раз все станет проще, и Вы сможете почувствовать себя настоящим руководителем. И это только начало…
10. Когда задача выполнена – отдайте её навсегда. Взращивайте сотрудников и не берите на себя то, что могут делать подчиненные. Лучше займитесь стратегическими вопросами!
