Как правильно принять задачу от руководителя?

Как часто у вас в работе бывает так, что руководитель даёт вам задачу, а вы уже и так изрядно перегружены? Отказать нельзя — и приходится принять задачу, а в качестве последствий вы получаете ситуацию, где вы мало того, что работаете в стрессе, так ещё и по итогу не укладываюсь в нужные сроки по решению этой задачи. Вы недовольны — босс тоже недоволен.

Либо такая ситуация:

Руководитель ставит задачу, но не озвучивает конкретно, что хочет. Вы выполняете, как поняли, а по итогу босс, мягко говоря, не в восторге от вашего результата и говорит, что это вовсе не то, чего он ожидал. Знакомо?

Или так:

Руководитель даёт задачу, но никто в компании не способствует ее решению. И выполнить её становится в разы сложнее. Бывало?

Подобных ситуаций масса. И потому ниже я дам 13 практичных рекомендаций, следуя которым, вы сможете избежать негативных последствий, принимая задачи от руководства.

1. Запишите задачу с деталями. Это нужно во-первых, для того, чтобы тупо не забыть, что нужно сделать, а во вторых, поможет оценить объём работы. Так вы более корректно определите для себя реальные сроки выполнения.
2. Узнайте, что конкретно необходимо в качестве результата, и обязательно проверьте своё понимание. Т.е. переспросите, правильно ли вы поняли, что требуется в итоге.
3. Спросите, на когда нужен этот результат. А для себя — прикиньте, сколько времени вам потребуется на выполнение, и добавьте ещё около 15-20 % от общего времени на случай форс-мажора.
4. Выясните, принципиально ли выполнять задачу каким-то конкретным способом, или вы вольны сами выбирать стратегию выполнения этой задачи.
5. Проясните, зачем нужно выполнять эту задачу, и как потом будет использоваться результат. Это поможет вам понять, на чем нужно будет сделать акцент в процессе выполнения.
6. Согласуйте стратегию действий. Если вы будете самостоятельно принимать решение о способе выполнения задачи (особенно, если вы раньше её не делали), то демонстрация вашего плана руководителю поможет избежать ошибок и вовремя получить коррекцию действий.
7. Запросите сроки промежуточных координаций и выясните, какие промежуточные результаты нужны.
8. Согласуйте эти сроки с существующим графиком работ по задачам, которые уже были ранее в вашем расписании.
9. И, в случае возникновения накладок, помните: приоритеты в таких ситуациях растравляет босс, а не вы.
10. Проясните, какие у вас есть полномочия и ресурсы.
11. Добейтесь публичности — пусть руководитель сообщит всем сотрудникам, связанным с этой задачей, что теперь её исполнителем будете вы.
12. Обязательно регулярно давайте обратную связь руководителю о ходе выполнения задачи и помните: босс не идиот, но он может принимать идиотские решения при отсутствии информации. Потому ваша обязанность — предоставлять информацию вовремя.
13. Если всё же по итогу не вложились в сроки — анализируйте, почему не вложились, и делайте выводы на будущее.

И главное помните:

не тяните до последнего с выполнением задач. Всегда оставляйте временную фору. Она даст возможность скорректировать неверный результат и вложиться в сроки выполнения!