Планирование рабочего дня. Как успевать больше

Бывало у вас такое, что напланировали себе много всего, вроде бы все это необходимо сделать — каждая задача важна. А к вечеру оказалось, что вы и 30 процентов запланированного не выполнили. Приходите домой уставшим, ощущение, что как «белка в колесе» целый день крутились, а на следующий день все те же задачи необходимо делать.

Или по-другому, вроде бы все четко распланировали, а в итоге – сплошные накладки. По каким-то нелепым причинам вам даже не удалось приступить к выполнению некоторых задач. Кстати, это касается не только рабочих задач, а и личных. Здесь, как правило, еще больше пробелов. При этом хочу обратить ваше внимание на руководителей, поскольку их задачи более глобальны и их невыполнение приводит к более ощутимым последствиям, потому что они стратегические. Как же понять, откуда берутся завалы?

Есть хорошо известное крылатое выражение: время — деньги. Только вот незадача. Деньги многие считать умеют, а вот время большинство людей даже не удосуживается посчитать. Мол, а часы зачем? Только соотношение здесь другое. Вот, к примеру, вы идете в супермаркет за продуктами и у вас в кармане 1000 гривен. У меня вопрос: вы же не накладываете в корзинку на 2000 гривен продуктов, правда? Вы точно знаете, что если вы возьмете продуктов на большую сумму, то на кассе часть вам придется оставить — другими словами приходится выбирать, что для вас важнее.

Так почему же многие люди так небрежно относятся ко времени и планированию? Ведь если вы не получили все что хотели, то что вы получаете:

• Плохое настроение
• Стресс
• Усталость
• Депрессию
• Заниженную самооценку
• Заболевания или даже хронические заболевания

А потом вы спрашиваете себя, зачем мне все это? Я не хочу так жить! Это не мое! И еще весь этот настрой влияет на ваше окружение. И потом куда только деваются отношения с близкими, друзьями, да что тут — с супругами и детьми. Хорошо, давайте разберемся, как же из всего этого можно выпутаться и что нужно для того, чтобы все ваши планы осуществлялись:

1. Реально смотрите на время. Это когда вы планируете не в голове, а выписываете. Кому как удобно: кто-то на бумагу, кто-то в электронные планировщики. Неважно куда. Важно выгрузить из головы и посмотреть на это. И, как правило, когда вы выгружаете все задачи из памяти, то оказывается, что их гораздо меньше чем вы предполагали. А еще часть из них окажутся ненужными. Потому что если вы проанализируете каждую задачу и зададитесь вопросом, к какой цели она вас приведет, то окажется, что часть задач вообще не имеют никакого отношения к целям. Вы просто делаете ненужную работу и все.

2. Выпишите, сколько на каждую задачу уйдет времени. Это важно, потому что позволяет оценить вашу загрузку.

3. Подсчитайте общее количество времени. Очень часто оказывается, что на выполнение всех задач вам не хватит и нескольких суток. И это при том, чтоочень важно учитывать физические потребности вашего тела: сон, еду, спорт — это ведь тоже задачи, и как это ни странно прозвучит — их также необходимо планировать. Поэтому включите их в список, если вы этого еще не сделали и посчитайте, сколько времени вы расходуете на это направление вашей жизни.

4. Запланируйте время на форс-мажоры. Закладывайте 20% времени на отвлечения, пробки на дорогах, случайно зашедшего в гости лояльного партнера или клиента. Планировать форс-мажоры можно и нужно!

5. Планируйте не более 3-5 жестких задач в день. Эта такие задачи, которые сложно перенести, когда они согласованы с кем-либо или привязаны к событию. Например, самолет или конференция. При этом запланируйте временные паузы между жесткими задачами. Не планируйте все впритык. Мое мнение, что 30 минут между задачами вполне достаточно. Если все идет по плану, тогда у вас есть время на подготовку к следующей задаче. Более того, это время вы можете также использовать на почту и т.д., это уже на ваше усмотрение. А если предыдущая затянулась, то вы избегаете стресса, потому что это учли и это не повлияет на выполнение следующей задачи.

6. Выписывайте свои успешные действия. Это будет формулой для правильного планирования в будущем.

7. Делайте работу над ошибками. Как правило, эту задачу выполнять необходимо вечером, при анализе прошедшего дня.

8. Спланируйте завтрашний день с вечера. Планировать — это громко сказано. Сделайте наброски — то, что вы знаете, что точно произойдет и что нельзя забыть, а утром, на свежую голову, распишите все подробно.

Если вам удастся последовать этим советам и рекомендациям хотя бы на 70-80%, Вы уже заметите значительные улучшения в ритме вашей жизни и работы, а со временем вы научитесь планировать качественно и с учетом всех областей вашей жизни.

Ну, а если вы хотите попрактиковать эти и многие другие техники планирования и внедрить их в свою жизнь, тогда мы приглашаем вас на тренинг: «Тайм-менеджмент Квест 21». Успехов вам!