Як все встигнути і правильно розставити пріоритети дня
У сучасному житті, при всій її насиченості технологіями, головна проблема людства, як це не дивно, – як все встигнути. І не суть важливо: встигнути за все життя, за рік або за один день. Завжди присутній брак часу. Що ж, давайте розберемося, чому так виходить.
- Багато хто просто не вміє розраховувати свій час. Навіть не так – вони не підозрюють про таку можливість. І, незважаючи на те, що найбільш відомий вислів «час – гроші», гроші рахують, а ось з часом справа інша….
- Часто люди планують занадто багато завдань, тому що їм здається, що всі завдання обов’язково потрібно вирішити, але при цьому не враховують основні критерії виконання цих завдань: час і зусилля.
- Багатьох приводить у замішання «сніжний ком» невиконаних і незавершених завдань. Коли щось важливе і ретельно заплановане не виконується з якихось причин, це може остаточно вибити з колії, і діяти далі стає все складніше.
- Занепад сил. Результатом невиконаного плану дня може стати погіршення фізичного стану організму. Коли повертаєтеся ввечері з роботи додому, складається враження, що вижаті як лимон, голова тріщить, нікого не хочеться ні бачити, ні чути, а на завтра залишилася та ж сама купа справ, на яку сил не додасться і вранці.
Так, при такому розкладі можна життя і самогубством закінчити. Тому пропонуємо, розібравши причини виникнення проблем з браком часу і зрозумівши, що викликає стреси в нашому житті, зробити мінімум для того, щоб не потрапити в цю ситуацію.
Отже, кілька правил, які дозволять правильно спланувати свою роботу, розгребти завали і не накопичувати їх з часом.
- Як же це – розраховувати час… А у прямому сенсі! Коли ви плануєте свої завдання на завтра, проставляйте час їх тривалості. Наприклад, ви, швидше за все, знаєте, що зустріч більше години тривати не може, тому що будь-яке питання можна вирішити за цей час, а все, що понад це, – чистої води «балаканина». На тренінгу «Управління часом і делегування» детально розповідається, як не затягувати виконання завдань, швидко вирішувати проблеми і ефективно проводити зустрічі.
- Враховуйте, що існують жорсткі завдання і плаваючі. Як правило, жорсткі є пріоритетними з багатьох причин. Вони або погоджені з кимось ще, а домовленості порушувати небажано, або це прив’язка до певного розкладу – переліт в інше місто, початок конференції або якийсь інший важливий захід, або у вас є жорсткі терміни виконання завдання.
- Між пріоритетними завданнями має бути часовий інтервал. Я рекомендую не менше 30 хвилин. Для чого? А для того, щоб, якщо виконання завдання затягнулося, вам не довелося зрушувати весь подальший розклад. Такий зазор дозволить вам відчувати себе вільніше, не залежати від часу і точно встигнути виконати все заплановане. Якщо ж ви завершите завдання раніше або точно в строк, то у вас з’явиться час на підведення підсумків і підготовку до наступного завдання, зустрічі, заходу.
- Необхідно планувати форс-мажори. Ви скажете: «Як це? Неможливо!». Моя відповідь: можливо! Адже всі форс-мажори, які могли статися, вже сталися в цьому світі. І ви про них знаєте. Інше питання: скільки часу на них відвести? Ось це вже інша справа. Різні дослідження стверджують по-різному. Рекомендація компанії BogushTime – 20% часу відводьте на форс-мажори. Це дозволить вам не перебувати в постійному стресі і більш спокійно переходити від виконання одного завдання до наступного. Більше того, якщо форс-мажор не станеться, то у вас залишиться час для здійснення інших завдань.
- Якщо ви все ж напланували стільки, що починаєте не встигати і це привносить у ваш режим сум’яття, зупиніться і виключіть найменш важливе завдання зі списку на сьогодні взагалі, бажано, щоб воно знаходилося максимально близько до того часу, коли у вас стався аврал.
Важливо! Пріоритети повинні виставлятися, виходячи з ваших надій і бажань, з ваших цілей і графіка життя в цілому, а планувати необхідно в середньому для себе на 5–10 років. І тоді у вас і завдання будуть виконуватися, і мрії будуть втілюватися. Бажаю вам успіхів і досягнення цілей!
Джерело: “Транзит.kz” №7(63), стор.14-15
Завантажити на issue в pfd-форматі
