5 навичок, які суттєво підвищують ефективність роботи за комп’ютером
Здавалося б, XXI століття і всі вміють користуватися комп’ютером. Але не всі вміють робити це ефективно. Більшість користувачів залишилися на рівні знань, які отримали у ВНЗ.
В результаті робота за комп’ютером у більшості офісного персоналу – повільний і трудомісткий процес.
А адже прискорити цей процес можна за допомогою всього 5 навичок, які не так складно освоїти. Навчіть їм свій персонал і час на виконання завдань, пов’язаних з комп’ютером, різко скоротиться.
1. Ефективна організація робочого простору
Робочий стіл на комп’ютері – аналогія вашого столу в офісі. І поки він в безладі про ефективну роботу не може бути й мови.
Дотримуйтеся 5 простих правил:
- На робочому столі повинні бути тільки робочі ярлики. Як виняток можна залишити один-два файли, але тільки якщо користуєтеся ними регулярно.
- Зведіть кількість папок до мінімуму. Для цього структуруйте їх.
- Заведіть папку “Архів” і поміщайте в неї всі документи, які вам більше не потрібні.
- Розділіть документи на особисті та робочі.
- Помістіть у Start Menu додатки, які використовуєте щодня.
2. Знання гарячих клавіш
Знання гарячих клавіш дозволить робити все швидше. Ви будете рідше перекладати руку на мишу і шукати різні функції по меню програми. Крім пресловутого “копіпаста” ви навчитеся створювати файли і папки та керувати ними, переключатися з завдання на завдання, працювати в додатках.
Вивчити гарячі клавіші можна тут.
3. Сліпий набір
Вивчивши сліпий набір, ви не тільки будете швидше друкувати, але й забудете про ситуацію, коли через не переключене розкладку, доводилося набирати весь текст заново.
Вивчити сліпий набір нескладно, а Мережа пропонує неймовірну кількість сервісів і програм для навчання.
Навчитися сліпому набору можна на typingstudy.com або на stamina-online.ru.
4. Ефективна робота з електронною поштою
Електронна пошта – чудовий засіб комунікації. Але якщо ви не вмієте користуватися нею ефективно, вона перетвориться на “пожирача часу”. Ось кілька порад, які допоможуть вам оптимізувати роботу з електронною поштою.
- Встановіть час перевірки пошти і строго дотримуйтеся встановленого графіка.
- Лист – дія. Якщо ви відкрили лист, то або відразу відповідайте на нього, або перешліть тому, хто краще впорається з цим питанням.
- Налаштуйте фільтри та ярлики. Один раз побудувавши систему автоматичної фільтрації, ви заощадите дні і місяці свого часу.
- Користуйтеся пошуком. Знайти будь-який лист не складе жодних труднощів.
- Використовуйте позначки. З їх допомогою легко виділити необхідні повідомлення, що вимагають вашої уваги, і помістити їх в окрему папку.
5. Навички пошуку інформації в Інтернеті
Як би неймовірно це не звучало, але не всі вміють шукати інформацію в інтернеті. Дотримуйтеся простих правил і ви гарантовано будете знаходити те, що шукаєте:
1. Вводьте запити грамотно. Пошуковики не завжди можуть вгадати потрібні форми слів.
2. Використовуйте слова синоніми. Це збільшить шанси знаходження точних збігів.
3. Уточнюйте запит і використовуйте ключові слова. Наприклад, якщо Ви шукали “як дізнатися, де купити офісну техніку в Харкові” і не знайшли те, що вам потрібно, то спробуйте пошукати так: “купити офісну техніку Харків”.
4. Використовуйте мову запитів:
- Виключайте і включайте слова за допомогою “+” і “-”. Наприклад, ви хочете знайти інформацію про слонів, але не хочете, щоб пошуковик видав інформацію про індійських слонів. Тоді введіть запит так: +слон -індійський.
- Альтернативи запиту – “|”. Наприклад, при введенні запиту “як написати|купити статтю” пошуковик видасть інформацію і як написати, і як купити.
- Поставте перед словом знак “!” і ви виключите з пошуку форми слів. А якщо Ви хочете знайти точну фразу, візьміть її в лапки. А якщо скомбінуєте ці знаки, то отримаєте точну відповідність фрази, наприклад, “!як помити слона”.
Освойте ці 5 навичок і ви перейдете на новий рівень користувача і значно прискорите свою роботу за комп’ютером.
А якими “фішками” користуєтеся ви для підвищення ефективності роботи? Поділіться з нами в коментарях.
Джерело: http://www.yaware.com.ua/blog/
