Запорука успішного розвитку. Управління часом для власників бізнесу

Час — дорогоцінний подарунок, даний нам, щоб у ньому стати розумнішим, кращим, зрілішим і досконалішим. Томас Манн

Люди завжди будуть гостро відчувати нестачу грошей та часу. І якщо проблему відсутності грошей можна вирішити, заробивши або позичивши їх, згодом все складніше. Люди мають у своєму розпорядженні лише ту кількість часу, яку мають. Ми не можемо поділитися своїм часом або якимось чином його примножити. Ми можемо лише навчитися витрачати цей ресурс ефективно. Тому вміння управляти своїм часом також важливо, як і вміння управляти фінансовими ресурсами. Компанія BogushTime розповість, як перетворити час, що є в компанії, на цінний ресурс, що приносить прибуток.

Власники бізнесу…

…володіють здатністю мислити і діяти конструктивно, займають активну життєву позицію. Тому вони добре знають, що таке цейтнот. Адже керівники перебувають у постійному пошуку можливостей розвитку свого бізнесу. А для досягнення бізнес-цілей власникам бізнесу необхідно максимально ефективно використовувати всі доступні їм ресурси, у тому числі й час.

Час є еквівалентом змін, що відбуваються в житті конкретної людини чи компанії. Щоб ці зміни мали еволюційний характер, необхідно докладати зусиль і оптимально управляти наявними ресурсами, зокрема і часом. Керуючи часом, ми керуємо змінами та розвитком.

Своєчасна постановка цілей

Постановка цілей та стратегічне планування є ключовим завданням власників бізнесу. Цілі компанії визначають, на що буде витрачено час. Керівник може вибирати цілі самостійно, разом зі своїми співробітниками або за порадою зовнішніх експертів. Головне — забезпечити чітке розуміння та бачення цілей компанії всіма учасниками бізнесу, співробітниками на кожному етапі розвитку компанії. Очевидно, що використовувати всі можливості практично нереально, тому що на це просто не вистачить часу. Як вибрати ті з них, які матимуть максимальний результат? Відповідь проста. Кожна можливість має сприяти досягненню цілей, які ставить собі власник бізнесу. Ці цілі є основним критерієм у виборі напрямів розвитку підприємства. Саме постановка цілей та їх досягнення сприяють ефективній роботі бізнесу, без розтрачування ресурсів на другорядні завдання, концентруючись на головному, з максимальною вигодою використовуючи час. Це дозволить співробітникам підприємства витрачати свій час на вдосконалення своїх професійних навичок, здобуття нових знань. А у власника бізнесу з’явиться час для вирішення більшої кількості завдань. Виконання обов’язків у рамках своєї бізнес-функції формує у співробітника набір спеціалізованих знань та навичок, а також унікальну систему мислення, що сприяє більш швидкому та якісному виконанню поставлених завдань. У той час як поєднання різних бізнес-функцій не завжди буде оптимальним. Ось чому поділ бізнес-функцій у компаніях дозволить витрачати час ефективніше.

Безумовно, на початкових етапах розвитку бізнесу його власникові доводиться поєднувати різні бізнес-функції, щоб уникнути всіх тонкощів роботи своєї компанії. Але такий підхід до ведення бізнесу повністю поглинає час керівника, жорстко обмежуючи таким чином перспективи подальшого розвитку бізнесу. Щоб забезпечити якомога більші можливості зростання компанії, необхідно повністю довірити бізнес-функції фахівцям.

Поєднання бізнес-функцій небажане для власників бізнесу ще й з такої причини. Кожен співробітник компанії в залежності від бізнес-функцій, що виконуються, відповідає своїй рольовій характеристиці: виконавець, адміністратор, креативний лідер. Що ж до власників бізнесу, вони якраз і є ідейними натхненниками, які вказують на нові шляхи вирішення питань, що ставлять нові цілі. Саме в такій якості їх сприймають решта співробітників компанії. Очевидно, що поєднання рольових характеристик, коли одна людина, яка володіє компанією, буде одночасно і натхненником, і адміністратором, який контролює виконання обов’язків, викличе опір з боку співробітників і негативно позначиться на дисципліні компанії. Отже, управління часом у цій ситуації буде неефективним.

Вірні та надійні помічники-професіонали, яким довірено управління основними аспектами діяльності компанії, здатні забезпечити розвиток бізнесу в будь-яких масштабах. Якщо ж керівник компанії ухвалить рішення володіти не одним, а кількома видами бізнесу або кількома комп’ютерами. ними, у такому разі без співпраці з помічниками-професіоналами, яким можна довіряти, він не зможе обійтися. Так, довіра дозволяє компанії в одиницю часу вирішити значно більшу кількість завдань і є для власників бізнесу ще одним принципом успішного керування часом. Співробітники та партнери, клієнти компанії претендують на час власника бізнесу. Тому особливо важливо оптимально розставити пріоритети у своїй роботі, щоб кожному приділити необхідну кількість часу. Однак перед цим потрібно мати чітке розуміння бізнес-середовища, в якому функціонує компанія.

Насамперед, таке розуміння складається на основі інформації співробітників компанії, які виконують у ній ті чи інші бізнес-функції. Так, інформація маркетингових та аналітичних служб дозволить отримати уявлення про конкурентне середовище та споживачів. Відділ продажів надасть повну інформацію щодо ефективності просування продуктів та послуг компанії. Виробничі підрозділи зможуть поінформувати про можливість компанії виконати замовлення. Звіти фінансових служб нададуть інформацію про фінанси, а відділ кадрів — про якісні та вартісні характеристики трудових ресурсів. Також важливо налагодити спілкування з учасниками ринку, своїми партнерами і навіть конкурентами. Це дозволить оцінити настрої на ринку та, можливо, використовувати ці знання з користю для бізнесу. Створення системи пріоритетів дозволяє власникам бізнесу розумно використовувати свій час і витрачати його на дійсно важливі справи. Зрозуміло, що цього за наявності напруженого робочого графіка часто буває дуже важко. Психологічна втома та стрес знижують ефективність будь-якої людини. Щоб відновитися, власник бізнесу, як і будь-яка людина, має відпочити. Тому відпочинок має бути для власника бізнесу завданням із досить високим пріоритетом. А оскільки діяльність керівника компанії пов’язана з високою активністю, отже, і відпочинок таких людей теж має бути рухливим. До того ж активні види відпочинку будуть кращими і тому, що тільки вони здатні забезпечити потрібний набір емоцій та вражень, який компенсує ті, можливо, не завжди позитивні моменти, що виникають у процесі повсякденної робочої діяльності.

Власники бізнесу — зазвичай люди віддані своїй справі. Бізнес-діяльність займає вони весь час, зокрема і те, що призначено для сну. Але 24-годинний робочий день шкідливий для здоров’я будь-якої людини та керівника компанії в тому числі. Очевидно, що творчий потенціал, здатність до конструктивного мислення, як і ефективність роботи у такому напруженому режимі зменшуватимуться. Тому для власників бізнесу особливо актуальним є вміння перемикатися з одного виду активності на інший, з режиму ефективної роботи в режим активного відпочинку.

У компанії BogushTime розроблено методологію, яка дозволяє зробити таку зміну активностей звичною. У тому числі техніки «вечірня оцінка» і «ранкове плпнирование», які дозволяють власникам бізнесу на особистісному рівні сформувати технологію оцінки щоденної роботи компанії та контролювати поетапне здійснення бізнес-процесів. Такий аналіз допомагає власнику бізнесу в отриманні проміжного результату «для себе», щоб переконатися, що в компанії всі процеси працюють нормально. Бізнес-тренери компанії BogushTime готові провести тренінги за найефективнішими способами управління своїм особистим і робочим часом як для власників бізнесу, так і для менеджерів вищої та середньої ланок.

Сучасний бізнес є частиною інформаційного суспільства і працює в інформаційному середовищі, що постійно змінюється. Виникають нові підходи до ведення бізнесу, створення нових продуктів та послуг. Саме тому власники бізнесу зацікавлені у підвищенні рівня своїх знань, вони завжди готові вчитися. Навчання дозволить власникам компаній використовувати інновації з максимальною користю.

Вигоди від навчання та тренінгів є очевидними. Для того щоб отримати професійних співробітників, які мають потрібні та актуальні знання, власники бізнесу зацікавлені також і у можливості навчання своїх керівних працівників та персоналу компанії. Завдяки такому навчанню співробітники ефективніше витрачають час компанії, що сприяє розвитку бізнесу, збільшує конкурентоспроможність компанії в умовах ринкових умов, що постійно змінюються.

На власниках бізнесу лежить основна відповідальність за успішний розвиток компанії. А як відомо, запорукою успіху є ефективне управління часом.

Людмила Богуш,
бізнес-тренер №1 з управління часом,
засновник до мпанії BogushTime.
Спеціально для “Управлінський облік та бюджетування”, №9 (45) вересень 2011