Планування комунікацій у проектах

Комунікації допомагають учасникам проєкту ефективно взаємодіяти та обмінюватися інформацією, тим самим підвищуються шанси проєкту на успіх.

Це стосується як спілкування всередині команди, так і представлення проєкту керівництву, майбутнім користувачам продукту та представникам ЗМІ.

Планування комунікацій – це процес виявлення зацікавлених сторін, їх потреби в інформації та визначення підходу до комунікацій.

Управління комунікаціями – це планування комунікацій: організація документообігу, інформаційних потоків, регулярна звітність.

Суть управління комунікаціями полягає в тому, щоб визначити кому – особам або групам зацікавлених осіб, яка інформація потрібна, а також у якому вигляді та з якою періодичністю.

Зацікавлені учасники, їх ще називають стейкхолдерами – це всі, чиї інтереси можуть бути зачеплені і це потрібно враховувати. Також зацікавлені сторони можуть вплинути на ваш проєкт – виходить таке взаємне вплив.

Зацікавленість може бути виражена як позитивним впливом на проєкт, так і негативним впливом.

Хто ж ці зацікавлені сторони?

Це ініціатор проєкту, замовник, інвестор, керівник проєкту, команда проєкту, керівники функціональних підрозділів, підрядники, постачальники, органи влади та споживачі.

Дуже важливо сформувати реєстр цих учасників. Він потрібен буде для збору вимог.

Реєстр зацікавлених сторін допоможе зібрати інформацію про те, що потрібно створити в рамках проєкту, кого слід запросити на наради. Словом – це база для створення комунікацій.

З деякими учасниками будуть пов’язані ризики і потрібно буде створити заходи з попередження цих ризиків.

Існує досить простий, але ефективний у дії спосіб – проаналізувати кожного учасника з точки зору ступеня його впливу –позитивного або негативного, а також рівня влади та впливу на проєкт. У вас відразу з’являться наступні категорії учасників:

• адвокати проєкту та його помічники,
• критики та блокувальники рішень,
• нейтральні учасники.

Часто під час запуску проєктів у великих компаніях, деякі підрозділи намагаються за рахунок проєкту вирішити свої проблеми і підкидають додаткові завдання.

Доброзичливці, які розуміють, що вам і так непросто, готові підтримати. І тільки друзі готові взяти відповідальність за результат разом з вами.

За допомогою такого аналізу ви зможете отримати карту поля битви.

Провівши такий аналіз з командою проєкту на предмет того, хто є адвокатом проєкту, а хто блокує рішення, ви можете побачити розстановку сил всередині команди та взаємодію і це допоможе заощадити багато сил і часу.

Тепер необхідно визначити стратегію комунікацій згідно з матрицею зацікавленості та влади.

Учасників з високою владою та високою зацікавленістю потрібно залучати в проєкт, орієнтуватися на їхні потреби та очікування. Це замовник проєкту, інвестор.

Учасникам з високою владою та низькою зацікавленістю необхідно демонструвати, як будуть реалізовані їхні інтереси. Приклад – органи місцевої влади.

Учасники, у яких низька влада та висока зацікавленість дуже ініціативні, тому їх потрібно добре інформувати, щоб не допустити непорозумінь і конфліктів.

Як правило – це експерти з різних підрозділів компанії, і вони можуть бути корисні в період планування проєкту.

Остання категорія учасників з низькою зацікавленістю та низькою владою. Потрібно моніторити статус таких сторін, щоб вчасно відстежити зміни їхньої категорії і тоді переглянути стратегію взаємин з ними. Це співробітники компанії, які не беруть участь у проєкті або цільова аудиторія, яка не орієнтована на даний продукт.

Таким чином, поширення інформації про проєкт, його цілі та значення, допомагає на ранніх стадіях виявити прихильників і противників і скоротити підготовчий етап проєкту.

Нерідко підготовка займає стільки ж часу, скільки триває весь наступний проєкт. Це відбувається через неузгодженість інтересів сторін, недооцінку значення проєкту, нечітке розуміння планованих результатів.

Наприклад, при впровадженні системи електронного документообігу в одній компанії склали план, який займав 45 сторінок. У зв’язку з цим у керівництва пішло півтора місяця на його узгодження, хоча роботи по проєкту планували почати через тиждень. Через відставання довелося переглядати графік фінансування проєкту, адже проєкт відставав за термінами на два тижні.

В результаті цих затримок замість очікуваних результатів у поточному році, система була впроваджена тільки на наступний рік.

Між тим, тридцятихвилинна загальна презентація проєкту для керівництва могла б ліквідувати цю проблему і проєкт завершився б у строк.

Можна популяризувати проєкти в ЗМІ одночасно підтримуючи імідж компанії, як динамічно розвиваючоїся структури, а попереднє інформування підготує співробітників і клієнтів до змін.

Тому структура і форма комунікацій повинна бути узгоджена з зацікавленими сторонами.

Потрібно визначити потреби учасників проєкту в комунікаціях і вибрати підходящі канали.

Канали комунікації можуть бути усні та письмові, формальні та неформальні.

Документи проєкту: план-графік, статут, звіти – це канали офіційних письмових комунікацій.

Презентації, брифінги, доповіді – це канали офіційних усних комунікацій.

Електронна пошта, рецензування документів – це канали, через які проходять неформальні письмові комунікації.

Обговорення, збори, зустрічі, бесіди – неофіційні, усні канали комунікацій.

Для більш чіткого планування комунікацій проведіть установчу зустріч і зробіть опитування.

Основні питання, які варто задати:

1. Що потрібно доводити до відома?

2. Хто повинен отримувати цю інформацію?

3. Коли зацікавленим сторонам потрібна ця інформація?

4. Який формат буде використовуватися і наскільки він зручний для адресатів?

5. Які канали передачі інформації?

6. Хто відповідає за якісну комунікацію?

• В результаті ми отримаємо план комунікацій, цілі якого:
• обізнаність цільової аудиторії про цілі проєкту та хід його реалізації;
• інформаційна підтримка учасників;
• мінімізація можливого негативного впливу зацікавлених сторін проєкту.

Плануйте комунікаційні лінії – це запорука успіху будь-якого проєкту та починання.

Бізнес-тренер компанії БогушТайм – Мельник Вероніка