Як правильно прийняти завдання від керівника?

Як часто у вас на роботі буває так, що керівник дає вам завдання, а ви вже й так добряче перевантажені? Відмовити не можна – і доводиться прийняти завдання, а в якості наслідків ви отримуєте ситуацію, де ви не тільки працюєте в стресі, так ще й в результаті не вкладаєтеся в потрібні терміни по вирішенню цього завдання. Ви незадоволені – бос теж незадоволений.

Або така ситуація:

Керівник ставить завдання, але не озвучує конкретно, що хоче. Ви виконуєте, як зрозуміли, а в результаті бос, м’яко кажучи, не в захваті від вашого результату і каже, що це зовсім не те, чого він очікував. Знайомо?

Або так:

Керівник дає завдання, але ніхто в компанії не сприяє його вирішенню. І виконати його стає в рази складніше. Бувало?

Подібних ситуацій безліч. І тому нижче я дам 13 практичних рекомендацій, дотримуючись яких, ви зможете уникнути негативних наслідків, приймаючи завдання від керівництва.

1. Запишіть завдання з деталями. Це потрібно по-перше, для того, щоб тупо не забути, що потрібно зробити, а по-друге, допоможе оцінити обсяг роботи. Так ви більш коректно визначите для себе реальні терміни виконання.
2. Дізнайтеся, що конкретно необхідно в якості результату, і обов’язково перевірте своє розуміння. Тобто перепитайте, чи правильно ви зрозуміли, що вимагається в результаті.
3. Запитайте, на коли потрібен цей результат. А для себе – прикиньте, скільки часу вам знадобиться на виконання, і додайте ще близько 15-20% від загального часу на випадок форс-мажору.
4. З’ясуйте, принципово чи виконувати завдання якимось конкретним способом, чи ви вільні самі обирати стратегію виконання цього завдання.
5. Проясніть, навіщо потрібно виконувати це завдання, і як потім буде використовуватися результат. Це допоможе вам зрозуміти, на чому потрібно буде зробити акцент в процесі виконання.
6. Узгодьте стратегію дій. Якщо ви будете самостійно приймати рішення про спосіб виконання завдання (особливо, якщо ви раніше його не робили), то демонстрація вашого плану керівнику допоможе уникнути помилок і вчасно отримати корекцію дій.
7. Запросіть терміни проміжних координацій і з’ясуйте, які проміжні результати потрібні.
8. Узгодьте ці терміни з існуючим графіком робіт по завданням, які вже були раніше у вашому розкладі.
9. І, у разі виникнення накладок, пам’ятайте: пріоритети в таких ситуаціях розставляє бос, а не ви.
10. Проясніть, які у вас є повноваження і ресурси.
11. Домагайтеся публічності – нехай керівник повідомить усім співробітникам, пов’язаним з цим завданням, що тепер його виконавцем будете ви.
12. Обов’язково регулярно надавайте зворотний зв’язок керівнику про хід виконання завдання і пам’ятайте: бос не ідіот, але він може приймати ідіотські рішення при відсутності інформації. Тому ваш обов’язок – надавати інформацію вчасно.
13. Якщо все ж в результаті не вклалися в терміни – аналізуйте, чому не вклалися, і робіть висновки на майбутнє.

І головне пам’ятайте:

не тягніть до останнього з виконанням завдань. Завжди залишайте тимчасову фору. Вона дасть можливість скоригувати невірний результат і вкластися в терміни виконання!