Нарада без головного болю: сидячи, стоячи, через Інтернет
Нарада та збори співробітників мають бути інструментом оперативного прийняття рішень, а не стомлюючим “просиджуванням штанів” у компанії колег. Про основні принципи проведення ефективних “мітингів” розповідають фахівці з управління часом, рекрутери та представники бізнесу. />Як це має бути. Метою зборів та нарад є координація дій співробітників, узгодження загальної стратегії та рішень. При цьому, якщо збори або нараду можна не проводити – його краще не проводити, зазначає тренер з управління часом, власник Студії управління часом “BogushTime” Людмила Богуш.
За її словами, до переліку винятків, тобто. необхідних нарад належать:
1. Регулярні мотиваційні збори для підняття бойового духу: а) щоденні перед роботою – керівник підбадьорює своїх працівників, заряджає їхню впевненість, піднімає командний дух, нагадує ключові моменти в роботі. Іноді наприкінці таких зборів працівники скандують мовлення, що є квінтесенцією корпоративних цінностей компанії.
б) щотижневі – коротке підбиття позитивних підсумків тижня, ознайомлення співробітників з планами на наступний тиждень.
“Такі збори не повинні перевищувати 20 часу на розсадження учасників“, – наголошує Л.Богуш.
2. Збори керівників (менеджерів середньої та вищої ланки), що є, по суті, частиною їхнього робочого процесу. Регулярність цих зборів дозволяє організувати чітку, злагоджену поетапну роботу різних підрозділів, оперативно спільно виробляти рішення з питань, що виникають, і не допускати відходу окремих департаментів від загального графіка. Усі інші збори працівників проводяться лише з конкретної причини – тоді, коли не провести його не можна.
На кожній нараді має бути секретар, який заносить до заздалегідь підготовленого бланку основні тези наради та прийняте рішення. Бланк підписує голова наради (або керівник компанії) та рішення розсилається всім учасникам для виконання із зазначенням термінів. Перед наступними зборами співробітники дають звіт про виконання цих завдань.
Однією з цікавих різновидів нарад є так звана “японська нарада”. У цьому випадку всім учасникам електронною поштою розсилаються матеріали та питання, вони вивчають їх і надсилають керівнику свої відповіді – думки, рішення. На підставі цих відповідей бос приймає рішення та повідомляє про нього співробітників. Цей вид нарад особливо актуальний для компаній, частина співробітників яких працюють у віддаленому доступі. Для таких нарад обов’язковою умовою є чітко встановлений час подачі відповідей.
При проведенні традиційних нарад необхідно спочатку розіслати матеріали та питання на тему наради всім учасникам, вони повинні до зазначеного терміну з ними ознайомитися та підготувати свої відповіді та пропозиції.
“Якщо хтось не підготувався – збори необхідно скасовувати, давати недбайливому учаснику час на підготовку і проводити збори лише тоді, коли всі учасники будуть готові. Це стосується навіть тих випадків, коли учасники збираються з інших міст. колективна відповідальність є однією з найважливіших цілей будь-яких зборів“, – акцентує Л.Богуш.
Як боротися з “мітингитом”. Проте, як показує досвід, не у всіх компаніях організація нарад побудована на належному рівні. Співвласник і директор з маркетингу компанії “Mark Tapley” Антоніна Армашула розповіла, про методи боротьби з так званим “мітингітом”.
“В англійському бізнес-сленгу є поняття “мітингіт”. Це коли більша частина продуктивного часу менеджера зайнята зустрічами, мітингами і нарадами. Я особливо” Приходять і кожен звітує ще 20 менеджерам за своїм продуктом, ринком або ділянкою роботи. полегшити долю працівників на зустрічах:
1. Жорсткий регламент зустрічі – він розсилається до зустрічі та чітко виконується під час зустрічі. Наприклад, у компанії “Google” на екран виводять великий таймер, який відраховує загальний час зустрічі, і час, відведений на конкретний пункт регламенту.
2. Наради стоячи – це, взагалі ідеально, але у нас важко реалізовуватися. Хоча таким чином зустрічі скорочуються до 15 хвилин і стають дуже націленими на результат. кави-машини (кулера, балкона, ваш варіант).
Робити зустрічі для обговорення запитань, а не заслуховування звітів. ніхто ніколи не читає матеріал заздалегідь. В одній американській компанії на вході до переговорної здаються асистенту всі ноутбуки та мобільні телефони.
5. “Дуже цікаво, але давайте повернемося до теми наради/заданого питання” – найкорисніша фраза на будь-якій зустрічі.
“Якщо ви – учасник, а не організатор, і не можете вплинути на те, як нарада проходить, мінімізуйте ефект “мітингіту”, – радить А.Армашула, і радить А.Армашула. надсилають запрошення на зустріч, уважно вивчіть регламент і уточніть:
а) наскільки критично ваша присутність і чи не можете ви дати свої коментарі до зустрічі письмово;
б) чи можете ви направити вашого співробітника; 2. Приходячи на зустріч, відразу голосно оголосіть, що Вам несподівано призначили зустріч через півгодини, тому ви б хотіли обговорити питання, що стосуються вас на початку, і потім залишити нараду. Беріть із собою блокнот чи документи – буде час підписати, прочитати, подумати про нові ідеї.
Джерело: BIZ.liga.net
