Тайм-менеджмент в адвокатській практиці

Питання ефективного управління часом актуальні в будь-якій діяльності, і адвокатська практика не є винятком. Для підготовки цієї статті я опитала низку наших клієнтів, партнерів і друзів-адвокатів. Залежно від досвіду роботи, а також від специфіки діяльності. Перша група – це наймані фахівці, які працюють на компанію, друга – це адвокати-фрилансери, що працюють самі на себе. з них.

Новичків у цій професії, за словами опитуваних, турбує питання оперативного виконання завдань/доручень керівництва. помилок. Тут в якості помічників важливо паралельно використовувати 2 типи планування: щоденний розклад і план задач на місяць. Важливість.Спочатку просто тезисно випишіть у стовпчик всі завдання, якими наповнена ваша голова – це оцінка тимчасових витрат на вирішення цих завдань і зіставлення з реально існуючим ресурсом часу на сьогодні. часу, необхідну для виконання всіх цих завдань, порівняйте її з наявним ресурсом часу на сьогодні. Виконати вам самостійно і обов’язково сьогодні. Завдання з пріоритетом «В» можна комусь делегувати. І пріоритет «С» – це завдання, які можна перенести на інший день. зайнятими, тому що форс-мажор ще ніхто не скасовував. В адвокатській діяльності його чимало, тому до нього потрібно бути готовим.

Якщо ж говорити про планування місяця, то чітке відображення завдань, зустрічей, заходів і подій в розклад на місяць допоможе вам передбачати накладки в графіку ваших завдань заздалегідь і ретельно.

Також потрібно врахувати, що робота адвоката/юриста – це переважно творча робота. Приступити до вирішення задачі, спочатку складіть стратегію її виконання. Подумайте, з яких послідовних етапів вона повинна складатися. втратою часу в адвокатів, є непередбачуваність розкладу судових і слідчих процесів. Захопіть із собою матеріали, з якими можна буде попрацювати в процесі очікування, зробіть необхідні робочі дзвінки або вивчіть нові новини.

Ще про дною складністю в управлінні часом для адвокатів є те, що, перебуваючи на судовому засіданні або, скажімо, на якійсь важливій слідчій дії, не завжди виходить повноцінно організувати процес комунікації по мобільному телефону. Відповідно складно оперативно реагувати на плани клієнтів або колег, що змінилися. З цією проблемою можна впоратися, організовуючи для себе підстрахування заздалегідь. Попередньо домовтеся про те, хто зможе під час вашої відсутності вирішувати оперативні питання, а також яким чином можна буде підтримувати зв’язок з вами. Можливо, в режимі смс, наприклад, або електронною поштою на вашому смартфоні.

З нестабільністю графіка судових засідань, а також слідчих дій (зокрема, із затримкою їх початку та складністю прогнозувати їх тривалість) пов’язана також проблема призначення та проведення інших робочих зустрічей. У таких ситуаціях досвідчені адвокати призначають зустрічі без вказівки точного часу, орієнтуючись більш масштабно на до-або післяобідній час з попереднім дзвінком вже безпосередньо перед зустріччю.

У відношенні ж питань, пов’язаних із втратою часу при проведенні зустрічей з клієнтами, важливо розуміти, що існують правила, допомога. Так, наприклад, на початку будь-якої зустрічі необхідно обговорити з клієнтом, які цілі переслідує кожна зі сторін, і що буде гарним результатом у результаті проведення цієї зустрічі; яким буде регламент та тривалість зустрічі; а також за якими правилами відбуватиметься взаємодія. Будь-якому адвокату необхідно на початку роботи з клієнтом відібрати максимально повні відомості та документи, які можуть мати відношення до справи. клієнт, своєю чергою, повинен розуміти, що у роботі адвоката дрібниць немає, і що слід бути гранично відвертим з адвокатом, якому він доручає ведення своєї справи. Він повинен повідомити абсолютно всі, без винятку, подробиці та надати максимально повну інформацію про справу (навіть якщо йому здається, що деякі деталі несуттєві або взагалі не мають відношення до справи). Подбавши про це заздалегідь і розставивши відразу ж всі акценти, ви зможете заощадити масу часу як для себе, так і для свого клієнта. професійні, і особисті). У багатьох просто немає плану життя. Зізнаються, що зрештою пливуть за течією.

Хоча ми й приступили до цього питання вже в середині статті, насправді ж, з нього варто було б почати. Бо нема чого працювати над підвищенням своєї продуктивності і намагатися встигати робити більше протягом дня, якщо ти не знаєш, навіщо тобі це потрібно в результаті. У нашій щоденній діяльності нам потрібні орієнтири, звіряючись з якими, ми зможемо щодня розуміти, чи в правильному напрямку ми рухаємося. А ці орієнтири – це не що інше, як наша стратегія: довгострокові плани на 5-10 років вперед, а також середньостроковий план на найближчий рік. Для цього сядьте, подумайте та запишіть, чого ви хочете досягти у фізичній сфері, в особистісному плані, чого для вас важливо досягти з точки зору сім’ї та роботи, а також не забувайте про духовне зростання та громадську діяльність. Прописавши ці пункти на 5-10 років наперед, подивіться, що для досягнення цих цілей потрібно створити вже найближчого року. Розробте проміжні результати та запишіть їх у свій план на рік. Маючи таку базу, працювати з планами на місяць і на день буде набагато простіше, тому що при розстановці пріоритетів вже буде на що спиратися. Якщо ж говорити про ту категорію адвокатів, які є ще й керівниками або керуючими партнерами, то звичайно не можна не сказати про проблеми з делегуванням.

Упускаючи важливі етапи у процесі делегування завдань, керівники найчастіше втрачають багато часу, намагаючись виправити ті помилки, яких можна було б уникнути. Отже, для того, щоб завдання було виконано вчасно і з тими результатами, які вам потрібні, ще перед тим, як віддати завдання підлеглому розв’яжіть:

• що ви хочете бачити в результаті, тобто. визначте результат;
• коли хочете його отримати, тобто. сформулюйте термін;
• як можна вирішити це завдання, тобто. розробте стратегію виконання завдання.

Після цього виберіть відповідного підлеглого та поставте йому завдання. У цьому термін виконання завдання виконавця слід трохи скоротити, щоб мати тимчасову фору у разі, якщо щось про піде не так. Потім призначте кілька проміжних контрольних термінів звіту про хід виконання завдання. Відправляючи підлеглого працювати, не забудьте забезпечити його всім необхідним: повною інформацією щодо завдання, повноваженнями та ресурсами. Ну і основний момент, на якому зазвичай і виникають проблеми, обов’язково запитуйте проміжні результати точно в терміни, які ви погодили з виконавцем у процесі постановки завдання. Інакше не дивуйтеся, чому в результаті немає результату, або чому його якість вас не влаштовує.

Ну що ж, на завершення хочу розглянути ще один аспект, який актуальний незалежно від того, на якій сходинці кар’єрних сходів знаходиться адвокат: чи то новачок, чи керуючий партнер, запитання балансу робота/особисте життя. Не кожен знаходить золоту середину. Так, наприклад, протягом звичайного робочого дня через відволікання, не всім адвокатам вистачає часу на спокійну вдумливу аналітику нормативно-правової бази, або на підготовку серйозних великих документів (складних позовів тощо). Через це багато адвокатів намагаються ґрунтовно працювати з документами на вихідних або затримуються після роботи. Що, своєю чергою, тягне за собою проблеми в сім’ї, брак часу готівковий розвиток, відпочинок та відновлення.

Для вирішення цієї проблеми потрібно подивитися на неї з двох протилежних сторін. По-перше, по можливості, навчитесь організовувати для себе так званий час недоступності протягом робочого дня. Наприклад, якщо ви знаєте, що завтра вам потрібно буде виділити пару годин для роботи потрібної концентрації, і ви хотіли б, щоб вас не відволікали, повідомте людей про це заздалегідь. Напишіть листа або зателефонуйте та попередьте, що завтра ви будете недоступні протягом певного періоду і попросіть вирішувати питання з вами або до, або після цього.

З іншого боку, з багаторічної практики знаю, що у людей немає особистого життя часто тому, що вони її свідомо не планують. Боротися із цим досить просто. Якщо ви розумієте, що вам час виділити час на відпочинок та відновлення, або побути з сім’єю, запишіть собі це завдання до списку справ на день, поставте його собі в розклад і виконуйте згідно з планом. Пам’ятайте, якщо ваше тіло не буде регулярно відпочивати рано чи пізно, воно змусить вас зупинитися. І навряд чи вам це сподобається. Джерело: Журнал Асоціації адвокатів України “Бюлетень” №3, стор.16-18

Читати у pdf-форматі на issue