Місія здійсненна
Отже, вирішено: з 1 січня починаємо нове життя.
Тепер ми не витратимо жодного дня марно, розплануємо собі цілий рік і суворо дотримуватимемося графіка. Куди бігти: до магазину за статусним щоденником, в інтернет за пошуком сервісу нагадувань чи одразу на курси тайм-менеджменту? Без паніки! Організувати планування набагато простіше, ніж потім жити за затвердженим планом.
Письмова робота
Перший і головний принцип довгострокового планування, про який не втомлюються твердити всі фахівці: складати розклад на день, тиждень, рік чи життя потрібно письмово! Довірені паперу цілі та завдання стають трохи реальнішими, та й нам простіше відповідати написаному, ніж дотримуватися миттєвих бажань і намагатися згадати, що ми збиралися зробити цього тижня. Радимо скористатися для цього ручкою та папером — тоді планування майбутнього «впечатається в тіло», а отже, краще запам’ятається і засвоїться.
Для довгострокового планування краще використовувати блокнот, а не щоденник: це дозволить не заганяти себе в рамки. Якщо все-таки щоденник, то такий, в якому є сторінки на кшталт «Головні справи року» або «Справи на місяць».
Ідеально підійде, наприклад, щоденник Гліба Архангельського, засновника власної школи тайм-менеджменту, або авторський планувальник часу BogushBook. У таких креативних органайзерах зручно намічати найпріоритетніші цілі на найближчі десять років окремо — на рік, місяць і на кожен день. відкриваєте щоденник – і відразу ж їх згадуєте. Ніхто вам не заважає зробити таку картонку самостійною вкласти в звичний щоденник.
Однак багатьом з нас, особливо творчим натурам, тісно в розграфлених клітинах щоденників, хоч би як креативно вони були виконані.
Тому заводимо собі гарний блокнот з гарним папером! А той, хто не може без розмаху, вішає на стіну лист ватмана, бере в руки фломастери або гору журналів, ножиці та клей. З чого почати, створюючи своє майбутнє? Як заповідав Франклін Найпростіший і прозоріший Досяжні цілі називають методом Франкліна. Бенджамін Франклін був, крім усього іншого, одним із піонерів тайм-менеджменту. Саме завдяки вмінню підпорядковувати планам все своє життя виходець із робочої сім’ї здійснив свою амбітну мрію — став президентом США і портретом на стодоларовій купюрі.
Метод Франкліна полягає в поступовому русі від великого до малого, причому починати потрібно з найбільшого — я з своєї місії . відповісти на питання про сенс свого життя. Або хоча б про свої базові цінності. Що ви вважаєте найважливішим у житті? Заради чого ви мешкаєте? Чого хочете досягти? На ці питання не існує «хороших» та «поганих» відповідей. Для когось найважливіше – визнання і влада, для когось – матеріальний добробут, для когось – любов і гармонія у сімейному житті, для когось – самовдосконалення. Словом, знайдіть у собі мужність позначити магістральну лінію своєї долі — адже ви пам’ятаєте, що її ми творимо самі?
Коли місія визначена, переходимо до другої частини — постановці глобальної мети. Зрозуміло, вона має бути пов’язана з місією, служити її матеріальним виразом. Якщо ваша базова цінність — влада, то глобальна мета може звучати як «стати президентом країни» або «очолити міжнародну корпорацію», якщо популярність — «стати кінозіркою» або «встановити світовий рекорд», якщо самовдосконалення — «досягти просвітлення» тощо. Глобальних цілей може бути кілька (наприклад, «стати щасливою мамою трьох дітей» і «отримати Нобелівську премію з біології»), але тоді й зусиль вони вимагатимуть більше. Заодно і перевіримо цю мету на реалістичність і досяжність — це так званий SMART-аналіз. Аббревіатура SMART визначає якості, якими повинна мати справжню мету: specific (конкретність), measurable (вимірність), attainable (досяжність). (визначеність у часі). Якщо ви намір стали рок-зіркою, не володіючи навіть азами музичної освіти, то починати доведеться саме з нього, а значить, визначити, скільки часу це може зайняти. Загалом цей етап планування — хороша перевірка самооцінки та чесності перед самим собою. Можливо, знадобиться допомога фахівця — психолога чи коуча. Далі розбиваємо генеральний план на етапи довгострокових планів. > — можуть займати від року до кількох років. Скажімо, у прагненні до створення великої міжнародної компанії потрібно буде витратити ці кілька років на те, щоб зробити свій бізнес прибутковим, помітним та конкурентоспроможним, перш ніж можна буде говорити про його розширення. А вже довгострокові плани дробляться на короткострокові: те, що можна зробити для досягнення цієї мети протягом кількох тижнів або місяців.
З огляду на короткострокові плани складається план на кожен день: можна робити це раз на тиждень, розписуючи кожен із майбутніх семи днів, а можна —
Щоб представити ваші майбутні завдання наочно і заразом проконтролювати терміни їх здійснення, складіть діаграму Ганта — це один з найбільш перевірених інструментів довгострокового планування, що добре себе показали. Створювалася вона для планування на виробництві: винахідник Генрі Гант запропонував використовувати її для контролю виконання завдань при будівництві військових кораблів, потім вона стала в нагоді під час масштабного будівництва мережі швидкісних автострад у США в 1956 році. У діаграмі Ганта є дві паралельні шкали: по одній відкладається час, по іншій — завдання. Таким чином добре видно, скільки займає той чи інший процес, які справи можна і потрібно робити одночасно, чим зайнятися саме сьогодні. Діаграму Ганта на найближчий рік або місяць можна побудувати в програмі Excel або намалювати вручну на міліметровому папері і повісити на стіну.
Простіша варіація на тему діаграми Ганта, якою можна користуватися при виконанні як довгострокових, так і короткострокових планів. Це грифельна дошка або аркуш паперу, які вішаються на чільне місце і діляться на три частини: «Що мені потрібно зробити», «Що я зараз роблю», «Що вже зроблено».
Завдання пишуться на стікерах і переважуються з однієї графи в іншу в міру виконання. канбан (з японської – “картка”). Основний принцип канбану полягає в тому, що в кожній колонці, крім останньої, може одночасно перебувати трохи більше певної кількості завдань. Це допомагає не брати на себе занадто багато і порівнювати час і сили. Зате дивлячись на кількість листочків, які збираються в останній колонці, не можна не хвалити себе за всі ті результати, яких ви вже досягли: це дуже надихає. А над дошкою можна повісити картинку або гасло, що нагадує про ваші довгострокові цілі. Для цієї ролі чудово підійде карта бажань: з її створення у вигляді колажу або малюнка дуже добре починати новий рік. комп’ютера та мобільних гаджетів. Електронні засоби планування найчастіше призначені для короткострокового ведення справ, але їх можна пристосувати і для «наполеонівських планів». Хоча більшість фахівців віддають перевагу старомодним інструментам і не рекомендують занадто покладатися на подібні «нагадувачки»: все-таки електроніка — штука ненадійна. Наприклад, всім відомий Google Calendar (ви ще не в Google? Тоді ми йдемо до вас!). “попросити” календар нагадувати про це завдання кілька разів у процесі. Величезна перевага цього інструменту в тому, що він вміє надсилати нагадування по електронній пошті та SMS. Деякі творчі особи «навчили» календар регулярно надсилати їм мотивуючі фрази чи нагадування про глобальні цілі, а також цілі листи від самого себе — для цього просто потрібно замість назви та опису події вписати відповідний текст, і навіть прикріпити файл із посланням або картинкою.
Для власників iPad розроблена програма-щоденник Time Optimizer, (шукайте в AppleStore). Тут до кожної мети можна прив’язати завдання, що ставляться до неї, виділити пріоритетні, розділити їх на фіксовані і «плаваючі», прикинути, скільки знадобиться часу на їх виконання, а розумна програма сама розрахує, скільки завдань у вас поміститься в кожен новий день і попередить, якщо ви взяли на себе занадто багато.
todoist.com. У нього все серйозно: довгострокові завдання тут урочисто називаються «проектами», і таким може бути все, що завгодно, від сімейної поїздки на літній відпочинок до завоювання світу. Кожен проект ділиться на завдання та підзавдання, яким можна присвоїти терміни виконання та ступінь важливості, а потім на підставі ваших позначок розумний ресурс вибудує ваш розклад на місяць, рік чи кілька років уперед. Це розпивання можна завжди носити з собою – у вигляді додатка до програми Outlook (яка добре підходить для короткострокового планування, але ось для довгострокового не пристосована) або в смартфоні. він дозволяє мати доступ до всіх потрібних контактів, пам’ятати всі обіцянки, свої та чужі, та спілкуватися з людьми прямо у цьому додатку – зручно для керівників проектів. Дуже потрібна його властивість – можливість вести щоденник, що враховує витрачений час: з цього радять починати освоєння науки управління часом практично всі гуру тайм-менеджменту. всі мрійники, що становлять плани на майбутнє. Ще він вміє нагадувати про знаменні дати і свята, підходить для онлайн-щоденника — закритого особистого або загальнодоступного блогу, і, що найдивовижніше, у нього є навіть окрема функція для ведення щоденника сновидінь. той момент, коли вони приходять їм у голову.
Для них створено сайт evernote.com і додаток Evernote, в якому можна зберігати не тільки плани та проекти, але і все, що для них потрібно: документи, посилання, фотографії.
Всю інформацію, потрібну для того чи іншого проекту, контролювати виконання того чи іншого завдання зручно за списками.
А ось що фахівці дружно не радять — це довіряти планування свого майбутнього соціальним мережам. Вони можуть допомогти не забути про майбутню вечірку або день народження друга, але важливо стежити, щоб вони не забрали у вас більше часу, ніж ви можете дозволити. Тепер ми господарі свого часу, а не навпаки. Якщо майбутнє не плануєте ви, його починає планувати хтось інший. Хіба ви цього хочете?
