Планування дня для фінансового менеджера. Як все встигнути і не відкладати на потім
Давайте спочатку домовимося про те, що ВСЕ ВСТИГНУТИ НЕМОЖЛИВО. І це погана новина. Тому що час розтягнути неможливо, у нас з вами його обмежена кількість, 24 години на добу. Не більше і не менше. Але є і хороша новина! ВСЕ робити і не потрібно, потрібно встигнути зробити тільки те, що ПОТРІБНО. І вам доведеться навчитися ВСТИГАТИ ЗРОБИТИ ТЕ, ЩО ПОТРІБНО саме сьогодні. Справа в тому, що за принципом Парето, лише 20% ваших завдань протягом дня забезпечують 80% результату, а решта 80% завдань ведуть лише до 20% результату. Як не сумно, але переважна більшість людей левову частку свого часу протягом дня використовують даремно.
Нижче я перелічу кілька правил, виконання яких допоможе вам робити те, що потрібно для створення результату, і ввечері почуватися задоволеним і щасливим, а не виснаженим і нещасним.
Правило 1. Для того, щоб вибрати ВАЖЛИВЕ, а не ТЕРМІНОВЕ, вибирати потрібно ДО того, як ви потрапили на роботу
Інакше ви просто швидко перейдете в режим “рятувальник” замість того, щоб послідовно виконувати те, що приведе до реалізації поставлених цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, причому бажано відразу ж, як прокинулися.
Я розумію, що тут же виникає питання – як це зробити, адже треба бачити всі завдання, треба бачити зв’язки між ними? Так, ви праві, і завдання потрібно бачити, і зв’язки між ними, непогано б ще й розклад на місяць вперед. Тому рішення у вас два: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все подивитися і погодити онлайн.
Чи можна планувати день з вечора? Краще цього уникати, ваш розум занадто збуджений минулим днем, тому потрібно підвести ввечері підсумки, виписати список завдань на завтра, щоб «вигрузити» голову, але план створювати саме зранку.
Правило 2. Коли ви складаєте список завдань на день, не намагайтеся їх відразу сортувати – зробите це пізніше
Для початку вам потрібно просто все виписати, щоб побачити весь обсяг. Перегляньте кілька минулих днів (ось навіщо вам потрібні записи), зазирніть у план на місяць і просто запишіть на сьогодні все, що вам здасться важливим зробити. Обов’язково відзначте зустрічі з клієнтами, з якими ви вже домовилися на конкретний час. Такі завдання називаються жорсткими.
А потім ще внесіть у список ваші рутинні справи, те, що ви робите на регулярній основі без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони на “автоматі” стоять, але вони ж все одно займають час! Нещодавно я працювала з однією менеджеркою, яка на початку тижня похвалилася мені, що склала повний план на тиждень і тепер все виконує за планом, а в кінці тижня виглядала дуже нещасною і засмученою. З моїх розпитувань я зрозуміла, що вона не виконала частину плану і погано почувається з цього приводу. Вона навіть сказала: “Знаєте, я думаю, що планування – це не моє…” А я просто подивилася на її план і побачила, що в ньому немає ні роботи з поштою, ні регулярних нарад/координацій, ні роботи з документами. Я запитала: “А хіба ви не працюєте з поштою?” “Працюю, – відповіла вона, – кожен день працюю.” Тоді я попросила її підрахувати, скільки часу у неї на тиждень займають такі “рутинні” завдання – і виявилося, що саме стільки їй і не вистачило для виконання плану. Тому виписуйте і ті завдання, які до часу не прив’язані, але їх також потрібно зробити сьогодні. Такі завдання називаються плаваючими.
Таким чином, наполягаю, що повинні бути внесені ВСІ завдання. Тому що потім вам потрібно виконати наступне правило.
Правило 3. Оцініть всі завдання за часом: скільки часу на кожну з них потрібно або скільки ви готові цій задачі присвятити
А потім підрахуйте загальну суму. Відразу скажу, що якщо ви складаєте собі план на ВЕСЬ ДЕНЬ, тобто на добу, то сума всіх завдань, разом зі сном, їжею і т.д., повинна становити не більше 20 годин – адже треба обов’язково залишити час на форс-мажор.
А якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, то за правилами, сума часу не повинна перевищувати 6,5 годин при 8-годинному дні, а якщо ви працюєте 10 годин – то сума повинна вийти не більше 8 годин, а якщо ви працюєте 12 годин – то сума не повинна перевищувати 10 годин і т.д. Більше 12 годин на день працювати складно, просто не впишетеся, якщо звісно ви не працюєте в Google і у вас не стоять холодильники і ліжка в робочих приміщеннях, і вам не треба витрачати час на дорогу і їжу.
А якщо серйозно, то дослідження показали, що людина, яка працює 8 годин на добу, результату виробляє більше, ніж людина, яка працює 9 годин на добу. Тому що для високої продуктивності нашому тілу регулярно потрібно відновлюватися і відпочивати. Інакше продуктивність падає, концентрація, пам’ять і увага знижуються – як наслідок з’являються помилки, які потрібно усувати, а на це також потрібно час. Так створюється порочне коло, коли ти сильно зайнятий, а ефективності нуль.
Головна ідея, яку я хочу до вас зараз донести, що єдиним способом ДІЙСНО СПЛАНУВАТИ ЕФЕКТИВНИЙ ДЕНЬ є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, не просумували загальний показник – значить, обов’язково візьметеся виконати щось, що виконати завідомо неможливо.
Ну а щодо кількості часу, яке обов’язково потрібно заздалегідь резервувати на форс-мажори, так у розкладі його повинно бути близько 20% від загального часу. Виявляється, дослідження за останні 100 років показали, що «хаотичності» в нашому житті, яку не можна було передбачити, в середньому не більше 1/5 від загальної маси подій. Тому на питання «а що ж робити з форс-мажорами?», відповідь проста – планувати.
Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше і складне – викинути зі списку те, що все одно не буде зроблено!
Вірю, що це здається неможливим. Але хіба, коли ви це не виконуєте, ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Але ще й з почуттям поразки і провалу. Не доводьте себе до цього – викиньте завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю і доцільністю. Якщо підрахувавши загальну суму часу, необхідного для вирішення ваших завдань на сьогодні, ви побачите, що там більше 24 годин, ви чітко зможете зрозуміти, що все це зробити не встигнете. Краще відразу запишіть завдання на інший день, ніж ввечері засмучуватися, що знову ви це не зробили.
Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте цілі на місяць, рік і далі. Привчіть себе хоч щось обов’язково робити кожен день із стратегічного списку, як би важко це не було і як би вас не розривали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться стати формальним бюрократом і завести собі розклад прийомів: в які дні і в який час з яких питань до вас потрібно приходити, попередньо записавшись. Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть і почнуть цінувати. Трохи жорсткості і мужності фінансовому менеджеру ніколи не завадили!
Правило 5. Mіж ключовими завданнями протягом дня необхідно залишати часові зазори
Працюючи з ВІП клієнтами, проводячи зустрічі, ви однозначно стикаєтеся з накладками в розкладі. Один запізнився, другий прийшов раніше, технічні затримки, формальні нюанси – і ваш розклад поповз! День у стресі. Запам’ятайте, між ключовими завданнями протягом дня, життєво необхідно залишати часові зазори в 20-30 хвилин, навіть якщо зустрічі заплановані на вашій території. Ніколи не складайте графік, в якому одна зустріч закінчується о 12:00, а наступна о 12:00 починається – це утопія. Пам’ятайте, що форс-мажор нікуди не подівся, і час під нього ви розподіляєте між вашими ключовими завданнями.
Ваша робота важлива, вона демонструє рівень роботи всієї компанії. Тому ви повинні бути прикладом і точності, і дисциплінованості, і ефективності, і культури, і самоповаги і т.д. Успіхів вам!
Юлія Бойко, старший бізнес-тренер компанії BogushTime.
Джерело: ISUU
