Как справиться с выполнением нескольких задач одновременно?

Все чаще я получаю такой вопрос — Как справиться с выполнением нескольких задач одновременно?

В эпоху перемен и сумасшедшего информационного потока, есть необходимость ошеломительного ускорения. Как результат, это трата большого количества энергии, постоянное ощущение «выжатого лимона», катастрофическая нехватка времени и ресурсов. Конечно же – это снежный ком падающих задач и как следствие – их незавершение.

Что же делать?

Давайте разберемся сначала с типами задач. Для этого хочу акцентировать внимание, что здесь я фокусируюсь на руководителях

Существуют такие типы задач:

• стратегические. Как правило, это емкие задачи, которые занимают больше времени и которые не имеют жестких временных рамок. Это обучение персонала, долгосрочное планирование, рассмотрение путей движения компании/департамента в будущей перспективе, варианты решения глобальных задач.
• тактические – это ежедневные плановые задачи. Это все то, что имеет срок и должно быть выполнено обязательно в определенное время.

Из практики скажу, что стратегические задачи в работе руководителя должны занимать не менее 20% времени. И это не обсуждается – это минимум!

В то время как тактические задачи должны занимать около 60% времени.

Возникает вопрос, а куда же делись еще 20%? А это время на форс-мажоры. Опять-таки, я не буду сегодня более подробно останавливаться на этих понятиях, поскольку моя задача состоит в другом – разгрузить вас.

Так вот, в зависимости от того, какие у вас сейчас под рукой задачи, так вы с ними и поступаете.

Во-первых, я рекомендую выполнять стратегические задачи с утра, когда у вас еще разум чист, эмоции отсутствуют и вы тверды в своих размышлениях и никто вас не отвлекает. Такая работа с задачами – называется «принципом портного». Для того чтобы сшить вещь, портной сначала вырезает большие части, позже – мелкие. Мелкие – это ваши тактические задачи.

Итак, разобравшись с глобальными задачами вы приступаете к текущим – тактическим. Но, это не догма, это правило, в котором, конечно же, могут иметь место исключения.

Рекомендую ли я выполнять несколько задач одновременно? Нет! Почему? Потому что, выполняя две скрупулезные задачи, вы тратите 50% времени на выполнение, а 50% на переключение с одной задачи на другую. Так устроена физиология человека. Это не мнение, это не догадки, это факт.

А теперь скажите, кому выгодно, чтобы вы 50% времени тратили ни на что? Верно – конкурентам!

Поэтому, если вы работаете с Договором и тут прилетает «срочная задача» подготовить годовой отчет, ничего – подождет. Ведь Договор также важная задача. И, только после того, как вы с ним полностью разберетесь, вы приступаете к следующей «срочной» задаче.

Но, есть и исключения, как я уже говорила ранее. Допустим, вы готовите отчет и тут по почте прилетает письмо, в котором вам необходимо дать короткий ответ «да» или «нет». Вы уже все-равно отвлеклись на письмо, так что ответьте немедленно и таким образом вы завершите цикл и эта задача не будет «висеть» и отбирать вашу энергию.

Потому что незавершенные циклы:

• отбирают нашу энергию
• лишают нас сил
• лишают желания к творчеству

И именно поэтому вы себе обязаны их завершать. И вот мой ответ на вопрос, стоит ли делать несколько задач одновременно? Нет!

Когда вы научитесь выполнять задачи последовательно, то у вас появится:

• структура
• энергия
• дополнительное время
• время на изучение чего-то нового
• желание ЖИТЬ!

Итак, как распределить задачи правильно?

9 советов:

1. Определите ваши стратегические и тактические задачи
2. Выпишите все задачи
3. Определите время на каждую
4. Выделите время на форс-мажоры
5. Если задач оказалось слишком много, времени не хватает – перенесите задачу на завтра.
6. Если форс-мажор не случился, возьмите задачу с будущего дня и выполните ее.
7. Регулярно анализируйте прошедший день
8. Делайте анализ над ошибками.
9. Вдохновляйтесь.

И не стоит справляться с несколькими задачами одновременно – стоит работать в наслаждение, поскольку жизнь одна, и она неповторима!

Успехов Вам!