Як впоратися з виконанням декількох завдань одночасно?

Все частіше я отримую таке питання – Як впоратися з виконанням кількох завдань одночасно?

В епоху змін і шаленої інформаційної течії, є необхідність приголомшливого прискорення. Як результат, це витрата великої кількості енергії, постійне відчуття «вичавленого лимона», катастрофічна нестача часу і ресурсів. Звичайно ж – це сніжний ком падаючих завдань і як наслідок – їх незавершення.

Що ж робити?

Давайте розберемося спочатку з типами завдань. Для цього хочу акцентувати увагу, що тут я фокусуюся на керівниках

Існують такі типи завдань:

• стратегічні. Як правило, це ємні завдання, які займають більше часу і які не мають жорстких часових рамок. Це навчання персоналу, довгострокове планування, розгляд шляхів руху компанії/департаменту в майбутній перспективі, варіанти вирішення глобальних завдань.
• тактичні – це щоденні планові завдання. Це все те, що має термін і повинно бути виконано обов’язково в певний час.

З практики скажу, що стратегічні завдання в роботі керівника повинні займати не менше 20% часу. І це не обговорюється – це мінімум!

У той час як тактичні завдання повинні займати близько 60% часу.

Виникає питання, а куди ж поділися ще 20%? А це час на форс-мажори. Знову ж таки, я не буду сьогодні більш детально зупинятися на цих поняттях, оскільки моя задача полягає в іншому – розвантажити вас.

Так ось, в залежності від того, які у вас зараз під рукою завдання, так ви з ними і чините.

По-перше, я рекомендую виконувати стратегічні завдання зранку, коли у вас ще розум чистий, емоції відсутні і ви тверді у своїх роздумах і ніхто вас не відволікає. Така робота з завданнями – називається «принципом кравця». Для того щоб зшити річ, кравець спочатку вирізає великі частини, пізніше – дрібні. Дрібні – це ваші тактичні завдання.

Отже, розібравшись з глобальними завданнями ви приступаєте до поточних – тактичних. Але, це не догма, це правило, в якому, звичайно ж, можуть мати місце винятки.

Рекомендую чи я виконувати кілька завдань одночасно? Ні! Чому? Тому що, виконуючи дві скрупульозні завдання, ви витрачаєте 50% часу на виконання, а 50% на переключення з одного завдання на інше. Так влаштована фізіологія людини. Це не думка, це не здогадки, це факт.

А тепер скажіть, кому вигідно, щоб ви 50% часу витрачали ні на що? Вірно – конкурентам!

Тому, якщо ви працюєте з Договором і тут прилітає «термінове завдання» підготувати річний звіт, нічого – зачекає. Адже Договір також важливе завдання. І, тільки після того, як ви з ним повністю розберетеся, ви приступаєте до наступного «термінового» завдання.

Але, є і винятки, як я вже говорила раніше. Припустимо, ви готуєте звіт і тут по пошті прилітає лист, в якому вам необхідно дати коротку відповідь «так» або «ні». Ви вже все одно відволіклися на лист, так що відповідайте негайно і таким чином ви завершите цикл і це завдання не буде «висіти» і відбирати вашу енергію.

Тому що незавершені цикли:

• відбирають нашу енергію
• позбавляють нас сил
• позбавляють бажання до творчості

І саме тому ви собі зобов’язані їх завершувати. І ось моя відповідь на питання, чи варто робити кілька завдань одночасно? Ні!

Коли ви навчитеся виконувати завдання послідовно, то у вас з’явиться:

• структура
• енергія
• додатковий час
• час на вивчення чогось нового
• бажання ЖИТИ!

Отже, як розподілити завдання правильно?

9 порад:

1. Визначте ваші стратегічні і тактичні завдання
2. Запишіть всі завдання
3. Визначте час на кожну
4. Виділіть час на форс-мажори
5. Якщо завдань виявилося занадто багато, часу не вистачає – перенесіть завдання на завтра.
6. Якщо форс-мажор не стався, візьміть завдання з майбутнього дня і виконайте його.
7. Регулярно аналізуйте минулий день
8. Робіть аналіз над помилками.
9. Надихайтеся.

І не варто справлятися з кількома завданнями одночасно – варто працювати в насолоду, оскільки життя одне, і воно неповторне!

Успіхів Вам!