Тайм-менеджмент: короткий посібник
Часу завжди не вистачає. Сучасний світ висуває нам високі вимоги: ми повинні підтримувати себе здоровими, бути добрими батьками та подружжям, плюс до цього будувати кар’єру або розвивати бізнес, а також – навчатися, підвищуючи свою конкурентоспроможність. Як розпорядитися своїм часом, щоб встигати робити все, що нам справді потрібно? Коли приділяти увагу своїй сім’ї? І де знайти час для відпочинку?
На допомогу прийде тайм-менеджмент! Це ефектне словосполучення родом із бізнесу та буквально означає – ефективне планування робочого часу для досягнення цілей, знаходження тимчасових ресурсів, розстановку пріоритетів та контроль виконання запланованого. В першу чергу нам для цього знадобиться кілька аркушів паперу для попередньої роботи, а також щоденник і ручка, які допоможуть нам більше встигати і менше витрачати час.
Перші кроки
1. Формуємо перелік справ. Спочатку потрібно визначитися з повним списком завдань, які нам потрібно виконувати: у домі, в сім’ї, на роботі, сюди ж входить турбота про себе, кохане – те, що вам потрібно для підтримки власного здоров’я та привабливості. Постарайтеся пригадати все, що ви робите: протягом доби, тижня, місяця… – включаючи регулярні звіти на роботі, прибирання на робочому столі, а також – похід із сім’єю в кіно, відвідування лікаря та розбір завалів у шафі з одягом.
2. Хронометраж. Тепер навпроти кожного завдання потрібно поставити число, яке означає приблизно годину або хвилину, необхідну для виконання цієї справи. Для чого це потрібно? Щоб у майбутньому вам було легше правильно розпланувати свій день або тиждень, а не думати з тугою про те, що на вас чекає якийсь непомірний вантаж нескінченної роботи.
3. Пріоритети. У житті найчастіше найважливіші справи – найскладніші чи об’ємніші за тимчасовими витратами, а найневажливіші – водночас найлегші та більш-менш швидкі у виконанні. І наша помилка часто полягає в тому, що ми до кінця відкладаємо виконання якоїсь необхідної справи, замінюючи це менш важливими, але легшими діями. Саме тому дуже важливо правильно розставити пріоритетність завдань та виконувати справи за рівнем їхньої необхідності.
Розстановка пріоритетів має на увазі, що в першу чергу ви вибираєте зі всіх справ те, що вам просто життєво необхідно виконати сьогодні чи просто зараз. Наприклад, звіт про роботу, який слід здати завтра вранці. Справи, які потрібно зробити сьогодні, ми віднесемо до пріоритетів групи А. Далі за списком йдуть плани, які виконати бажано, але, якщо цього не станеться, нічого страшного не станеться, це список Б. Наступні за значенням – ті справи, які запросто можна відкласти на завтра або післязавтра, або ще на більш далекий термін.
1. Вранці в першу чергу, але згідно з вашим планом, ви виконуєте якусь особливо неприємну для вас справу, яку вам потрібно зробити, але ви готові відкладати її до останнього. У цьому випадку, якщо ви з самого ранку виконали це, тобто «з’їли жабу», то цей неприємний для вас пункт плану більше не буде на вас «тиснути» і ви весь день відчуваєте легкість через те, що «неприємності позаду».
2. Ви складаєте план рутинних справ, що повторюються щодня. В даному випадку «жаби» – це регулярні справи, які важливо не забути зробити, але й пам’ятати про них постійно не хочеться, наприклад, полив квітів, тренування, заняття іноземною мовою, заповнення журналу на роботі. Для цього зручно використовувати табличку, у вертикальній колонці якої буде список справ, а горизонтальній – дні тижня. Потім протягом дня ви можете просто відзначати галочкою виконання того чи іншого пункту. Звичайно, швидше за все, не вийде завжди виконувати все, намічене «на сьогодні», проте ви зможете помітити ті частини вашого життя, які ви ігноруєте найбільше, і приділити їм підвищену увагу. Це може бути якийсь великий проект – у роботі, а вдома – підтримання чистоти та порядку. Щоб обробити «слона» на котлети, потрібно розписати свої дії покроково, так, щоб кожен крок не займав багато часу, але при цьому, якщо ви виконуватимете по одному кроку щодня, ви встигнете зробити роботу вчасно. Наприклад, якщо це підтримка порядку будинку, то можна цей процес розтягнути за часом на цілий місяць: сьогодні ви витираєте пил, завтра – пилососите і миєте підлогу, післязавтра – проводите прибирання на одній із полиць у шафі з одягом, а післязавтра – миєте дві полиці з посудом на кухні і так далі.
Таким чином, цілком можливо розпланувати будь-яку велику справу і в роботі, наприклад, написання лекцій – якщо ви викладаєте. Деякі «котлети» можна вставити в графік «жаб», описаний вище. Великі справи, які потрібно зробити протягом тривалого терміну, також можна віднести до «слонів» і розподілити їх виконання протягом, наприклад, місяця. Сюди можуть бути віднесені похід до перукаря або відвідування стоматолога, набагато простіше знайти на них час, якщо запланувати заздалегідь і розподілити по тижнях, ніж витрачати час на роздуми про те, що «треба б сходити до зубного і в перукарню, і флюорографію пройти – не завадить, але все не буде. повноваження
Уважно подивіться на весь свій список справ. Напевно, є щось, з чим цілком могли б впоратися ваші помічники – колеги на роботі, а вдома – члени вашої родини. Все, що не входить у сферу ваших прямих обов’язків, має бути делеговано.
Можна скласти невеликий план для членів сім’ї, згідно з яким кожен бачитиме, які справи по дому входять до сфери його відповідальності. І на роботі іноді здається, що простіше зробити справу самому, ніж комусь доручити, проте таким чином ви ризикуєте звалити на себе пристойний тягар «чужих» справ, з якими цілком могли б впоратися ваші колеги або підлеглі. балаканина з колегою або «прогулянка» сайтами в інтернеті, безглузді листування в соціальних мережах… Якщо ви відчуваєте, що даремно витрачаєте час, тоді як у вашому щоденнику немає вільного місця, – сміло посилайтеся на термінові справи і йдіть, не дозволяйте іншим людям красти ваш час, згортайте. довелося затримуватися ввечері, адже краще піти додому, до сім’ї, чи не так? Відпочинок – у план! З одного боку, життя за планом здається нудним. Але з іншого, саме планування допомагає нам здійснити більше справ, а також жити свідоміше і спокійніше: адже життя впорядковане! І саме план допомагає знаходити час на відпочинок, адже для будь-якої людини важливо регулярно відновлювати свої сили – психологічні та фізичні!
Взагалі, відпочивати в процесі робочого дня бажано регулярно: мозок людини влаштований так, що приблизно через 1-1,5 години безперервної праці ви починаєте втомлюватися, повільніше розуміти і потребуєте короткочасного, 10-15-хвилинного відволікання. Важливо провести ці хвилини, максимально змінивши діяльність. Наприклад, якщо у вас сидяча робота, ви відпочинете набагато ефективніше, якщо прогуляєтеся – офісом, сходами. Якщо ваша робота пов’язана з активним спілкуванням та говорінням, наприклад, ви – викладач, то важливо знайти місце, де б ви могли побути кілька хвилин у тиші та спокої. Таке перемикання дозволить вам краще відпочити і якісніше та швидко виконувати свою роботу.
Обов’язково плануйте свої вихідні: іноді корисно навіть дозволити собі розрахувати час на тривалий сон, щоб не прокидатися від думки про те, що вам потрібно зробити купу справ. Вставте в план відпочинок з сім’єю: цікаві заходи рідко трапляються самі собою, найчастіше їх потрібно запланувати заздалегідь, щоб безцільно не витрачати вихідні. Щоденник допоможе вам не забути і про нові справи, які можуть з’являтися протягом дня – їх бажано відразу записувати і, відповідно, вносити корективи у свої плани. Чітке усвідомлення того, що вам потрібно робити, в які більш-менш відчутні терміни, і розуміння способів реалізації допоможе вам твердіше стояти на ногах у важкі життєві моменти. І, як ви самі невдовзі переконаєтеся, з більшою легкістю встигати робити більше задуманого і в особистому, і в професійному житті. />
Галина Зеленкова, спеціально для “Експерт здоров’я”
