Успішний керівник – хто це?
Насамперед хочу поділитися питаннями, які найчастіше задають керівники:
- Як зробити так, щоб підлеглі виконували завдання вчасно?
- Як зробити так, щоб підлеглі виконували завдання якісно на всі 100%?
- Як знайти час на виконання своїх завдань?
зробити так, щоб не затримуватися на роботі і при цьому все встигати? Як знайти час для себе і близьких? А ще йтиметься про причини, методи усунення даних помилок і про те, що необхідно робити, щоб їх не повторювати в майбутньому. Отже, щодо робочого процесу.
Постановка завдань
Часто, коли керівники ставлять завдання перед своїми підлеглими, то останні не розуміють, як їх виконувати, але при цьому беруться і йдуть їх робити. Як же зрозуміти, чи знає ваш підлеглий, як виконати поставлене завдання чи тільки робить вигляд, що знає?
Коли ви берете людей на роботу, у вас мають бути прописані цілі для вашого департаменту. Ви берете підлеглих під цілі, а не наймаєте людей тому, що вони «хороші», а потім вирішуєте чим би їх зайняти. Коли ви знаєте цілі в компанії для своїх підлеглих, вам також необхідно при прийомі на роботу бути обізнаним щодо особистих цілей майбутнього співробітника. Ви запитаєте: “Навіщо”? Відповідь: «Для того, щоб зав’язати їхні цілі з цілями в компанії». У такому разі вже на вході цілком можливо ви відсієте непотрібних (не підходящих під мету компанії) співробітників. Якщо ж претендент знає свої цілі – ви це зрозумієте, і йому цікаво те, чим він займатиметься і для чого, то ви отримуєте мотивованого фахівця у свій відділ. Далі у вас має бути прописано повну покрокову інструкцію роботи співробітника. Спочатку – це щоденний докладний функціонал. У жодному разі не намагайтеся його завалити повним функціоналом із перших днів. Гарантую: людина просто втече.
Тут я ділюся першим важливим секретом: «люди приходять у компанію, а йдуть від керівника». І якщо у вас велика ротація у відділі, то ви відразу можете зрозуміти, що справа не в людях.
Далі, коли людина введена на посаду і потроху починає рости, важливо її якісно та рівномірно завантажувати. Що це означає? Нехай він виконує щоденні завдання, додавайте нові та обов’язково виділяйте час для навчання у його графіку. Яке це навчання: про правила в компанії, про його профільні функції, загальний розвиток. 5–6 годин робочого часу на тиждень працівник має присвячувати освіті. Адже вам потрібні розумні підлеглі! Коли ви ставите нове завдання, завжди маємо вказати, який результат вам потрібен, коли ви хочете отримати результат і яким чином необхідно діяти, щоб отримати цей результат. Усі ці параметри ви точно знаєте. Адже раніше ви виконували це завдання самі! Ідеальна картинка — це коли у вас описано це завдання письмово.
Якщо так сталося, що у вас немає роздрукованої інструкції з цього завдання, посадіть людину перед собою, розкажіть їй, і нехай вона записує. Після цього нехай повторить усе те, що він зрозумів і записав із ваших слів. Часто буває так: коли підлеглий зачитує те, що записав, керівник дізнається багато нового про це завдання. За потреби повторіть ще раз, і нехай підлеглий ще раз її прочитає. Недолік цього в тому, що ви витрачаєте занадто багато часу на постановку завдання. Тому рекомендую прописати її. Тоді ви зможете просто відправити підлеглому лист із описаним завданням та уповноважте його написати есе, як він зрозумів її. Тут відразу два плюси:
- ви не витрачаєте час;
- відповідальність за розуміння та виконання завдання у підлеглого зростає.
Контроль термінів
Після цього необхідно призначити термін, коли вам потрібен результат з цього завдання. Важливо, коли ви призначаєте термін скоротити його. Це буде ваш час на форс-мажори. Рекомендую залишити зазор 20% від передбачуваного часу виконання завдання. Це мінімальний час на форс-мажори. Так, якщо ви ставите завдання 1-го числа місяця, а результат вам потрібен 30-го, то термін для виконання у підлеглого — до 25-го числа.
Далі — завдання має мати контрольні точки. Це точки, завдяки яким ви зможете перевірити та переконатися, що все йде за заздалегідь наміченим планом. Мінімум має бути 2 контрольні точки. Максимально їх може бути безліч. Все залежить від тривалості та складності самого завдання. Контроль повинні здійснювати ви самі.
Якщо ви не проконтролюєте, а підлеглий не виконає заданого вектора завдання — це буде ваша помилка, а не його. Адже контроль — це ваша управлінська ня функція. Функція підлеглого — виконувати.
Важливо: за жодних обставин у виконанні поставленого вами завдання ви не повинні нічого робити самі. Кожен крок, кожну дрібницю повинен зробити ваш співробітник. Ви тільки контролюєте і не більше.
Увага! Найпоширеніша помилка керівника — доробляти або переробляти завдання за свого підлеглого. Тому що в цей момент ви знімаєте відповідальність за виконання завдання з підлеглого і знову ставить його на себе. І якщо завдання буде виконано неякісно або не вчасно, то «відмазкою» буде, мовляв, якби не ви, то все було б зроблено як треба. А оскільки ви втрутилися, то результат не той. Або ще одна чудова відмовка: «ось якщо у керівника не вийшло, то як я міг це зробити?».
Не дозвольте цьому статися! Ви можете вести завдання лише з позиції контролера. А контролер — це людина, яка спостерігає за тим, щоб усе відбувалося правильно і в жодному разі не втручається особисто в процес виконання завдання.
Мотивація
Отже, коли завдання повністю виконане, навіть якщо його багаторазово доводилося коригувати в процесі виконання, ви зобов’язані похвалити вашого підлеглого. Відбутися це має публічно: на зборах, у корпоративному чаті — не має значення. Головне, це має статися офіційно. І з цього моменту ваш підлеглий завжди займатиметься виконанням цієї функції. Як ви розумієте, тут йдеться про якісне делегування. Якщо ви делегуєте завдання за всіма правилами, то вона більше ніколи не повернеться до вас і стане функцією вашого підлеглого назавжди.
Відкрию ще кілька секретів. Коли керівників питаю, чому ж вони не делегують повноваження та функціонал, відповіді такі:
- «Я зроблю краще»;
- «Я зроблю швидше»;
- «Все одно доведеться переробляти і т.д.».
Насправді,
- Вони бояться, що їх «підсидять». І це означає, що вони самі немає цілей у межах компанії. Я маю на увазі глобальні цілі.
- Їм самим подобається процес виконання завдання. Вони отримують задоволення від виконання цих завдань. Усі. Іншого не існує.
Ефективність роботи керівника
Тепер давайте розглянемо ситуацію, коли керівник затримується на роботі допізна. Недарма робочий час – це 8 годин. Ця кількість часу є оптимальною для того, щоб людина була ефективною на своєму робочому місці. Безліч досліджень було проведено в цій галузі ще на початку 90-х, пізніше неодноразово підтверджено. Звичайно, можна працювати і більше часу, але на результат це ніяк не впливає — він буде таким самим, і не більше. А ось втома буде додаватися. важливий чинник. Часто керівники займаються своїми завданнями. Керівник — це людина, яка організовує процес і стежить, щоб усе відбувалося правильно. Він повинен розподілити завдання серед своїх підлеглих, виставити терміни виконання та стежити за тим, щоб отримані результати відповідали заявленим. Усі. Надалі ці результати необхідно збільшувати.
Друга важлива функція керівника — стратегія. На стратегію керівник повинен витрачати 20% свого робочого дня щодня. Що ж відбувається насправді? Керівники занурені в рутину своїх завдань, їх підлеглі бовтаються офісом і ходять на перекури. І так — отримують при цьому заробітну плату.
Як необхідно: керівник 60% свого часу присвячує своїм підлеглим (постановка та контроль завдань — описано раніше), 20% — це розробка стратегії і 20% — це запланований час на форс-мажори.
Багато можливо. Можна! І треба! Тому що всі форс-мажори у своїй роботі ви знаєте.
Більш того, ви точно знаєте, скільки часу вони займають. Ви просто ніколи раніше їх не вважали.
Зараз подробиці вдаватися не буду — це величезна тема для подальших публікацій. Просто почніть планувати і ви побачите багато самі. Планувати — отже, записувати на папері чи електронному вигляді, технічна сторона менш принципова. Головне, не планувати у голові. На жаль, багато хто вважає, що думати про завдання — це планування. Це негаразд. Більшу частину дня ви повинні присвячувати своїм підлеглим. Тому що ви — керівник!
Все встигати
Як же бути успішним не лише керівником, а й чоловіком/дружиною, другом, дочкою/сином? Як розмежувати особисте життя та роботу? Велика помилка керівників у тому, що вони беруть роботу додому. Або ще гірше – залишаються на роботі допоз дна. Справа в тому, що якщо людина хоче бути успішною в одному напрямку, то вона зобов’язана звертати увагу не тільки туди (на роботу), а й на свій фізичний стан (висипатися, правильно харчуватися, займатися спортом тощо), розвиватися в особистісному аспекті, спілкуватися з сім’єю та друзями. Якщо він обірве ці зв’язки, згодом і на роботі виникатимуть
складності. Тому так само, як і робочий час, плануйте і все інше своє життя. Тільки тоді ви почуватиметеся щасливим та успішним. Якщо ж ви весь час приділятимете тільки роботі, згодом постраждають родина, друзі, ви почуватиметеся втомленим, дуже скоро навіть улюблена робота перестане радувати.
Який рецепт успішного керівника:
- Плануйте своє життя. Робіть це письмово чи в електронному вигляді. Це підвищуватиме вашу відповідальність, тоді ви зможете керувати своїм життям якісно.
- Залишайте роботу на роботі. Це дозволить вам чітко виставляти кордони між усіма напрямками життя.
- На роботі будьте на своєму місці. Ваша функція – керувати. Робіть це і не намагайтеся виконувати роботу ваших підлеглих. Вони цього не оцінять, їх це порадує.
- Приділяйте час стратегії щодня — це дозволить вам чітко бачити картину майбутнього в компанії та мотивує вас на виконання ваших функцій та на зріст.
- Займайтеся своїми підлеглими, але не робіть роботу за них.
. Успішний керівник завжди є натхненником для своїх підлеглих. Успішний керівник завжди є прикладом для наслідування своїх підлеглих.
Я впевнена, що ви гідні всього цього і навіть більше.
