Вибачте, але я не можу допомогти з цим запитом.
Кожного дня всі ми виконуємо масу роботи. Буває, день проходить майже ідеально: все, що планувалося, виконано без зайвої метушні. Але трапляється і таке, що “весь пар іде в свисток”: начебто ні хвилини не сидів без діла, а результат близький до нуля. І ця стаття про те, як ефективно керувати своїм часом.
1. Візуалізація завдань дозволяє брати їх під контроль і керувати розподілом часу.
Не буду оригінальною, але нагадаю, що одне з найважливіших правил тайм-менеджменту говорить: «Те, що не записано, того не існує». Запам’ятайте: «Навіть найтупіший олівець гостріший за найгострішу пам’ять». Наша пам’ять вибіркова, вона запам’ятовує те, що їй вигідно запам’ятати, а не те, що дійсно важливо. Крім того, під час того, як ви пишете, у вас активізується близько 85% кори головного мозку. Що в свою чергу позитивно позначається на процесі мислення. І ймовірність виникнення геніальних ідей різко зростає. Тому складайте списки завдань, пишіть плани і сміливо користуйтеся паперовими планувальниками. Коли ви бачите весь обсяг завдань, приймати рішення щодо долі того чи іншого завдання стає легше.
2. Тайм-калькуляція дає можливість ефективно використовувати весь наявний у розпорядженні ресурс часу.
Всі чудово знають фразу: «Час – Гроші», але не всі розуміють, що час, так само, як і гроші, любить рахунок. Вранці, виписуючи завдання на день прийдешній, оцініть їх з точки зору часу, який ви плануєте витратити на їх вирішення. І якщо ви побачите, що завдань у вас годин на 30 – доведеться розставити пріоритети. А на питання: як же правильно розставити пріоритети? – відповідь ви знайдете нижче.
3. Час використовується ефективно тільки тоді, коли виконувані завдання асоційовані з поставленими цілями.
Давайте поговоримо «по поняттях». Ефективний – той, що приводить до потрібних результатів. (тлумачний словник під ред. Єфремової). І тому, якщо ви хочете використовувати свій час ефективно, ваш день повинен складатися з завдань, що ведуть вас до реалізації ваших цілей. Тому що цілі первинні, а завдання вторинні. Складаючи списки завдань на день, завжди ставте собі питання: до якої мети веде мене це завдання?
4. Керувати часом означає використовувати кожен момент теперішньої ситуації для створення необхідних змін.
Час – це не що інше, як процес зміни матерії, енергії та простору навколо нас. Ми розуміємо, що він існує, коли бачимо навколо себе постійні та незворотні зміни. І якщо ти в своєму житті спостерігаєш ті зміни, які тобі подобаються – ти добре керуєш часом. Але якщо зміни в твоєму житті тебе не радують – значить, твій тайм-менеджмент кульгає. Тому визнач спочатку, які результати ти хочеш бачити в своєму житті, а потім задай собі питання: що я можу зробити прямо сьогодні для того, щоб ці результати стали реальністю. Ось ці завдання-то і будуть пріоритетними.
5. Ефективне управління часом починається з створення надихаючих цілей на максимально великий термін для різних сфер вашого життя.
Початок початків – це ваш власний список мрій і бажань, з якого ви будете «виймати» свої майбутні надихаючі цілі. І дуже важливо розуміти, що для того, щоб ви розвивалися гармонійно, ваші цілі повинні охоплювати різні сфери вашого життя: вони повинні стосуватися вашого тіла (здоров’я, відпочинок, сон, фізичні навантаження, догляд, одяг, безпека); вашої особистості (навчання, розвиток, хобі, інтереси); вашої сім’ї; вашого бізнесу та кар’єри; вашої душі (духовний ріст, пошук життєвої місії та призначення); а також соціуму (громадська діяльність). Тому не лінуйтеся, а сядьте і створіть ідеальну картинку вашого життя. Саме на підставі цієї картинки ви і будете приймати рішення, якими завданнями наповнити свій сьогоднішній день.
6. Ефективне управління часом передбачає “розгортання” ваших цілей у систему завдань від майбутнього до теперішнього.
Створивши ідеальну картинку, подивіться на те, які проміжні результати вам необхідно створити для того, щоб втілити цю картинку в життя. Наприклад: довгострокова мета «Свій власний триповерховий будинок з басейном у 2019 році» може складатися з 4 проміжних цілей: фундамент закладено у 2018 році, земля під будівництво будинку куплена у 2017 році, а гроші на землю зібрані у 2016 році. Загалом, визначте проміжні результати та терміни їх реалізації, а також не забудьте внести ці дані у ваш розклад на місяць і в плани на 1-5 років вперед.
7. Для того, щоб розвивати свою здатність керувати часом, щовечора аналізуйте список завдань і розклад минулого дня і робіть висновки на майбутнє.
Щоб впевнено взяти управління змінами під особистий контроль, під час вечірньої оцінки минулого дня визначте:
- що вам сьогодні вдалося зробити і чому,
- що вам не вдалося зробити і чому,
- прийміть рішення про те, що ви покращите у своїх діях завтра.
8. Для ефективного управління часом необхідно вести щоденні списки завдань з урахуванням усіх типів – “жорсткі” і “плаваючі”.
А також відводьте в обов’язковому порядку у своєму розкладі час на форс-мажори. Адже форс-мажор був, є і буде. І якщо ви не залишите у своєму розкладі порожніх вікон на випадок непередбачених справ, ризикуєте зіпсувати собі нерви, а також не виконати дійсно важливі завдання у своєму розкладі на день.
9. «Пакетування завдань».
Однотипні завдання збирайте в блоки: відповідаєте на листи – зробіть сортування пошти, здійснюєте робочі дзвінки – зробіть і кілька особистих і т.д.
10. Принцип відповідальності за партнерів.
Якщо ви керівник, або від вашої активності залежить діяльність інших людей, починайте день з роздачі завдань підлеглим, а тільки потім приступайте до своїх власних.
11. Принцип «Кравця».
Починайте свій день завжди з найважливіших і великих завдань.
12. «Пророк».
Якщо ви знаєте, що протягом дня вам потрібно бути якийсь час недоступним, подбайте про цей час заздалегідь: повідомте всім, хто пов’язаний з вами під загальний результат, в якому режимі ви будете доступні, а в який час вас краще не турбувати.
13. «Зроби це прямо зараз».
Виникло питання – запитай, не можеш запитати – запиши – запитаєш за можливості, дав обіцянку – запиши, тобі хтось дав обіцянку – теж запиши.
14. Щоб зберегти стабільність свого розкладу, при плануванні залишайте часові зазори між завданнями.
Ні в якому разі не ставте у своєму розкладі завдання «впритул», давайте собі тимчасову фору на випадок, якщо щось піде не так.
15. Регулярно оцінюйте свій прогрес до цілей.
Коригуйте плани, якщо вони “не працюють”, підраховуйте отримані результати і надихайтеся вашими цілями!
Спеціально для “Індивідуальний підприємець Казахстану”
Читати на issue в pdf-форматі
