Як розставляти пріоритети: 8 НІ в плануванні
Незмінна частина системи управління власним часом – вміння розставляти пріоритети. Як вибрати, які завдання вирішувати насамперед, а що відкласти «на потім», розповіли експерти.
1. «Ні» довгим спискам
Складання списків справ або To-Do List допомагає візуалізувати необхідні завдання — чи то роботи, домашніх справ чи особистого життя. Однак якщо список «треба зробити сьогодні» розтягується на півметра, настав час переглядати свої бажання.
Принцип Парето каже, що 20% зусиль відповідають за 80% результату. Відповідно, левова частка наслідків залежить від малої (загалом масштабу) кількості причин.
Гері Келлер, підприємець, автор книг з тайм-менеджменту, радить керуватися цим принципом при складанні традиційного списку справ: «Запишіть все, що ви хочете встигнути і виділіть 20% найважливіших справ. Тепер із виділеного потрібно вибрати ще 20%, і так доти, доки у вашому списку не залишиться один пункт. Це і буде ваша найважливіша, пріоритетна річ». Відмова від довгих списків і приведення всього To-Do аркуша «до єдиного знаменника» — чи не основна частина розставлення пріоритетів по Келлеру. Наявність конкретного плану завдань на день – так званого ToDo-аркуша – не є жорсткою необхідністю. Рада тим, хто тільки збирається зайнятися плануванням: головне, щоб воно не займало надто багато часу. Іноді краще зробити зразковий план і розпочати безпосередньо роботу, ніж годинами розподіляти завдання у календарі, не встигаючи потім зробити і найважливішого. Саме собою планування пріоритетом не є».
2. «НІ» мультизадачності
Гай Юлій Цезар міг робити шість справ одночасно: читати, диктувати листи, обговорювати законопроект тощо. Однак у сучасному світі мультизадачність стає непереборною перешкодою до успішного виконання роботи.
Як показують дослідження, до 30% втрат робочого часу посідає перемикання з одного завдання на інше. Велика схильність до стресу, більша кількість помилок, що допускаються, прогалини в «почутті часу» і збільшення тимчасового відрізка, необхідного на виконання завдання – ось найпоширеніші недоліки режиму мультизадачності. Намагаючись робити кілька справ одночасно, ми розпорошуємо увагу та знижуємо працездатність.
Сергій Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Пріоритети кожен розставляє для себе сам на основі своїх цінностей та уявлень про життя. Я при розстановці пріоритетів намагаюся користуватися раціональним підходом, складаю таблицю, в якій відповідаю сам собі на такі питання: 1) Які можливості несе це рішення короткостроково? 2) Які загрози несе це рішення короткостроково? довготерміново?
4) Які ризики несе це рішення довгостроково? Це працює як у бізнесі, так і у житті. Пріоритети допомагають усвідомлено підходити до справ та інших сфер життя і не розпорошуватися».
3. «НІ» відсутності дисципліни
Досягнення успіху залежить від самодисципліни — цей постулат прийнятий за аксіому багатьма апологетами тайм-менеджменту. Насправді жорстка дисципліна потрібна лише до того моменту, поки ваші усвідомлені дії не переростуть у звичку.
Як показують дослідження американського Інституту розвитку людини, на формування звички, залежно від складності дій, потрібно від 32 до 66 днів. Тобто вам треба буде змушувати себе, припустимо, рано вставати, щоб встигнути зробити все заплановане, тільки місяць-два, а далі ранні підйоми переростуть у звичку і не будуть завдавати ні найменшого дискомфорту ні в психологічному, ні у фізичному плані. Тобто треба навчитися планувати і пов’язувати цілі з повсякденними процесами. Так простіше не просто визначати пріоритети, а й дотримуватись їх».
4. «НІ» зайвим діям
У питанні розставлення пріоритетів питання послідовності відіграє велику роль. Але ще важливіше, вважає Гері Келлер, внести конкретику: «Задайте собі питання, що Фокусує: «Яку єдину річ я можу зробити, щоб інші речі стали простими чи зовсім непотрібними?»
Таким чином ви визначаєте спрямованість мети. Зумівши виділити важливе, всі інші справи з вашого списку ви зробите простими або зовсім не вимагають виконання.етенная — цьому треба навчитися. Для розміщення пріоритетів необхідно подивитися на області життя і вибрати те, що має максимальну користь на максимальну кількість життєвих областей. Найголовніший секрет у розстановці пріоритетів — це те, що досягнення однієї мети з найбільшим пріоритетом впливає на інші цілі, і вони теж досягаються з найменшими зусиллями. Це відбувається автоматично. Тільки цілі мають бути творчими, а не руйнівними».
5. «НІ» відсутність планів
Успіх починається з його планування. Люди, які зуміли досягти успіху, планують не лише робочий час, а й час відпочинку. Першу частину дня краще присвятити головній меті, виділеній зі списку справ. Для неї рекомендується виділяти єдиний неподільний часовий блок – до чотирьох годин, а потім обов’язково зробити паузу. Далі – час на розгляд обдумування наступних етапів та пунктів To-Do списку. Згідно з Келлером, планувати час на планування — ознака вміння розпоряджатися часом.
Інна Іголкіна, генеральний директор, тренінгова компанія Timesaver: «Розстановка пріоритетів допомагає у разі виникнення цейтноту не приймати поспішних рішень, а наперед точно знати, що саме треба робити і чому. Навряд чи вам вдасться робити саме те, що ви заздалегідь запланували, адже життя любить робити сюрпризи, але їх стане значно менше, і кількість стресу теж скоротиться, якщо ви почнете користуватися системою планування».
6. «НІ» немає винагороди
Зв’язок між бажанням працювати та кінцевим результатом намагалися вивести неодноразово. Результат експерименту, проведеного Інститутом розвитку людини, можна назвати парадоксальним: 75% людей вважають за краще отримати $100 винагороди за виконану роботу негайно, ніж $200 — за тиждень. Вчені зробили висновки: що далі в часі відсувається винагорода, то нижче мотивація до роботи. Говорячи простіше, нікому не хочеться працювати за обіцянки оплати у віддаленому майбутньому, більшість віддають перевагу «тут і зараз».
Цей психологічно момент став «наріжним каменем» принципу розставлення пріоритетів: кожна важлива дія зі списку справ має бути винагороджена. Не обов’язково у фінансовому плані, але зв’язок «зробив щось важливе — отримав нагороду» має чітко надрукуватись у підсвідомості.
7. «НІ» невмінню мислити масштабно
«Будь-який ваш список має бути наповнений зв’язком між сьогоднішніми справами та майбутнім, — каже Келлер. — Принцип розставлення пріоритетів схожий на матрьошку: головна справа сьогоднішнього дня сидить у головній справі дня завтрашнього, що знаходиться в головній справі всього тижня тощо». Тож ви привчите себе до довгострокового планування пріоритетних цілей, а не бездумного складання списків «на майбутнє». Думати масштабно, але при цьому цілеспрямовано — ось головний висновок зі слів Келлера.
Ольга Артюшкіна: «Потрібно розробити стратегію у розрізі двох-трьох років: як розвиватиметься за цей час компанія, які завдання ставить перед собою. Потрібно пам’ятати, що для гармонійного розвитку необхідне й особисте зростання, тому вірний шлях — розробка, а також стратегії власного розвитку, не тільки в контексті професійного успіху. На основі стратегії я розробляю тактичний план, а потім декомпозую його: на квартал, на рік, на місяць. Такий підхід допомагає визначити фокус діяльності щотижня — і аж до пріоритетних завдань на день».
8. “НІ” всьому зайвому
Говорити “НІ” можна повчитися у Стіва Джобса. З період з 1997 по 1999 рік, за два роки з його повернення в Apple, Джобс сказав «ні» 340 товарам компанії з 350. Так, у Apple залишилося всього 10 позицій у лінійці продукції, проте ці одиниці і принесли компанії всесвітню славу і прибуток. «Уміння фокусуватися, — вважав Джобс, — це вміння говорити «ні» всім зайвим».
Цей принцип поширюється на все, що може відволікати вас від пріоритетної мети, аж до дрібних справ із To-Do списку. Чим більше справ ви намагаєтеся зробити, тим менш успішною буде кожна з них.
Юлія Бойко: Є ще один рівень пріоритезації завдань — щоденне планування. Плануючи день, дуже важливо розуміти, що він не гумовий, і людина не зможе зробити більше, ніж дозволяє час. Адже завдань, спрямованих на досягнення мети, може бути занадто багато. Тому спочатку потрібно бути готовим до того, щоб усвідомлено від чогось відмовитись. У такому разі найпростішим рішенням стане техніка АВС. Де, А – завдання, які обов’язково потрібно виконати саме сьогодні, і це можете зробити тільки ви. В – завдання, які важливо виконати сьогодні, але це може зробити хтось інший, це завдання, які треба делегувати. С – завдання, які можуть зачекати чи не потрібні. І найголовніше правило визначення пріоритетів — хоч би що ви обрали, це має давати результат, а виконання пріоритетного завдання має змушувати вас пишатися своїми успіхами, навіть якщо це єдине з довгого списку, з чим ви впоралися».
Читати на dailymoneyexpert
