Як все встигати на роботі
День ще не почався, а вже нічого не встигаєш. А як тільки закінчився – чим займався незрозуміло, тому що видимого результату не спостерігається. Знайома ситуація?
Якщо ви вже давно п’єте свою каву на ходу, тому що постійно кудись біжите, то ця стаття для вас.
Одразу скажу – все встигнути неможливо, навіть не обнадіюйте себе! А от встигати те, що вам насправді необхідно – це інша справа. Час – ресурс обмежений, і, якщо вам його не вистачає, потрібно щось змінювати.
Як же все встигнути, зробити це ефективно і не шкодувати про витрачений час?
Отже, правило № 1 – плануйте завдання на наступний день з вечора. Іноді намагаєшся заснути, а в голові крутяться думки про завтрашній день, від яких не одразу засинаєш. Тому краще скласти список необхідних завдань на завтра. Так ви “розвантажите” голову і спокійно заснете – з чітким планом у запасі ви вже не будете боятися щось забути. Ну, і робочий день на наступний ранок почнете вже з роботи над планом, а не його складанням. Щось викреслите, щось перенесете, а якісь завдання доповнять вже готовий список.
Правило № 2 – записуйте все, що плануєте. Коли ви плануєте на папері – розуму легше сприймати інформацію і “погоджуватися” з вашими планами. Тобто, якщо у вас запланована зустріч, запишіть це завдання і зафіксуйте час, у який проміжок часу ви хочете її провести (з 11:00 до 12:00 або з 11:30 до 12:45). Таким чином, розум бачить і “фотографує картинку”, розуміє, що цей час вже “зайнятий”, приймає як керівництво до дії і підлаштовується під готовий розклад. Але якщо ви будуєте плани тільки в голові, то йому складно цю інформацію приймати, він її “не бачить”, вона для нього не структурована.
Тому, пожалійте свій розум, полегшіть йому цю роботу, дотримуйтесь правила № 3 – записуйте всі ваші завдання і прописуйте час їх виконання: скільки завдання може зайняти часу або скільки ви на нього хочете виділити. Таким чином, ви говорите своєму розуму: “На написання статті я виділяю 1,5 години”. І в нього немає іншого виходу, окрім як сприйняти інформацію і підлаштуватися.
Після того, як ви складете свій список завдань і проставите час їх виконання – проаналізуйте, чи вистачатиме вам сьогоднішнього дня, щоб все це встигнути? Не забувайте, що важливо врахувати проміжки між завданнями, дорогу і форс-мажори. І, якщо з’ясується, що часу на всі завдання у вас не вистачить, то скористайтеся правилом № 4 – проставте пріоритетність. Позначте зручним для вас способом завдання, які потрібно виконати в першу чергу, якими можна зайнятися пізніше, але обов’язково в цей день, які можна перенести, а які можна делегувати (доручити комусь).
І завершальний етап щоденного планування – правило № 5 – визначте п’ять завдань із всього списку, які зроблять ваш день по-справжньому ефективним. Сфокусуйте свою увагу на них, і ви помітите, що у вас більше не буде розпорошуватися увага. І, якщо ви правильно розподілили пріоритети, то ці завдання дадуть максимальний результат.
Планування займає всього 5-10 хвилин. Але цей невеликий вклад може заощадити купу вашого часу.
Але пам’ятайте – немає жодного сенсу дотримуватися цих правил, якщо ваші завдання не ведуть вас до ваших цілей. Дуже важливо знати, чого ви хочете досягти в житті і роботі, і кожен день ставте собі питання: “а що я сьогодні зробив для своїх цілей?”, “а наблизився я до своєї мрії?”
Досягайте і отримуйте! Звершень вам і чіткої стратегії!
Автор: Ольга Мартиненко, консультант компанії BogushTime
Джерело: ТСН Блог
