7 функцій HR-менеджера, що сприяють просуванню

Поділитись:

У цій статті я розповім про дії щодо просування в службі персоналу та комунікації. Її зараз модно називати HR (human resources – людські ресурси).

Отже.

Якщо у цієї служби є керівник, то він сприяє просуванню тим, що домагається від співробітників виконання перерахованого нижче і координує їх дії.

Прийомна організація відноситься до служби HR. Дії з просування починаються з приймальної організації, до якої приходять відвідувачі та кандидати на роботу. Відштовхувальна приймальна — чудовий інструмент зниження доходу.

У приймальні має бути чисто і там має бути приємно.
У приймальні повинні бути виставлені рекламні матеріали про послуги організації, особливо про вступні послуги. Подивіться на офіси банків — ви завжди знайдете стенди з інформацією щодо вкладів та кредитів.
У приймальні повинні бути виставлені книги або відео/аудіо матеріали, які просвічують публіку про товари, послуги, продукцію, її застосування. Або просто про вашу організацію. Це може бути книжки засновника організації. Хтось скаже: але про нашу продукцію немає книг. Інші скажуть – це зайве. Це просто з незвички. Я не можу уявити діяльність, про яку не можна написати книгу або зняти відео. Мої знайомі будівельники розповсюджують навчальне та просвітницьке відео про свої послуги. В оптиці, де я купую контактні лінзи, у приймальні продаються книги щодо покращення зору. Це може бути відео про ваше виробництво, і т.д. Але матеріал має бути цікавим сам собою, повинен мати інформаційну чи художню цінність. Знімати або писати цей матеріал — не річ прийнятна. Їхня справа — розмістити ці матеріали на стендах і продавати їх. Саме продавати, а не дарувати.

Прийомна швидко і точно направляє людей до потрібних співробітників в організації. Між іншим, основним показником ефективності прийомної є «кількість консультацій, проведених продавцями».
Співробітник приймальної не дозволяє персоналу організації збиратися в приймальній і говорити про справи організації, тим більше використовуючи внутрішній сленг — це може викликати негативні реакції публіки.
У приймальні повинні бути вивішені виконані зі смаком оголошення про прийом на роботу нових співробітників. Це вже забезпечує кадровик.

Служба кадрів забезпечує, щоб існувала група стажистів, які навчаються на посади, пов’язані з продажами та PR. Цей кадровий резерв повинен постійно поповнюватись «свіжою кров’ю». За часів кризи обов’язково має бути організоване навчання співробітників на цих постах, оскільки від них залежить прихід коштів.

Відділ кадрів забезпечує, щоб була вивішена повна оргсхема підприємства, щоб вона виглядала красиво та інформація на ній була актуальною. Оргсхема завжди привертає увагу публіки та допомагає її орієнтуватися. …

Які ж служби логічно стосуються області HR? Не тільки ті, хто приймає та звільняє персонал, але й ті, хто повний день зайнятий лише тим, що підвищує ефективність роботи організації, як системи. Так як із істема ця складається з людей і ліній комунікації, якими течуть потоки інформації.

З розвитком комп’ютерів у багатьох компаніях з’явилися якщо не IT-служби, то системні адміністратори. У багатьох керівників питання — кому їх підкорити. Зазвичай, вони підпорядковані вищому керівництву напряму. Правильно підпорядкувати їх начальнику служби HR, якщо той знає свою роботу, зрозуміло. Чи можна зіткнутися при цьому з невдоволенням гордих комп’ютерників — МИ(!) підпорядковуватимемося якомусь кадровику? Якщо служба HR – еліта персоналу, то підкорятися її начальнику не соромно. Ось і все. Коли вони це зрозуміють, вони краще виконуватимуть свою роботу. І стануть кориснішими, оскільки чим легше, швидше і точніше здійснюється спілкування всередині організації, тим організація ефективніша і тим вище її доходи.

Крім комп’ютерної є інші види робочої комунікації. Основний із них — паперовий. Хоч би як розвивалася комп’ютерна промисловість, паперові документи будь-коли вийдуть із застосування повністю. Є внутрішня пошта та зовнішня.

Отже, ось функції служби HR, які вносять внесок у просування.

Найперше — забезпечити щоб всі поштові відправлення (паперові та електронні) відправлялися. Одним словом, «сервак упав» не є виправданням для зриву поштових відправлень. Або “у нас немає співробітника, який віднесе всі ці листи на пошту”.
Далі, служба комунікації відповідає за дошки оголошень для публіки в тих місцях офісу, де публіка може їх побачити і зручно розглянути. Служба комунікації відповідає за те, що саме висить на цих дошках. Послання та публікації повинні створювати потрібну думку про організацію та відповідати її іміджу. Слід також подбати про те, щоб на цих дошках було розміщено дані про послуги, які надає організація. Ви запитаєте, а якщо організація не надає послуг, а торгує товарами. Подумайте вкотре. Товарами нікого не здивуєш у наш час. Саме якість супутніх послуг називається гучним словом “сервіс”. І, між іншим, рівень сервісу є тією зброєю, на яку можна робити ставку в конкурентній битві за кризових часів.
Служба комунікації стежить, щоб внутріорганізаційні послання (службові записки та інша робоча документація) доставлялися швидко та були оформлені стандартно. Це означає, що кожного послання досвідченим шляхом встановлюється форма, яка має порушуватися. Стандартні частини будь-якого послання: кому, від кого, дата, маршрут для узгодження (якщо потрібно), позначка про терміновість чи важливість, ввічливий вступ, зміст послання (коротко, але інформативно), ввічливий висновок.
Навчити співробітників дисципліні робочої комунікації — та ще робітниця. Потрібні залізні нерви та велике людинолюбство. Особливо, якщо врахувати їхню початкову комунікаційну безграмотність, незнання оргструктури (кому спрямовувати послання), цейтнот та емоційні напруження. Щоб змусити організацію підтримувати комунікаційну дисципліну під час кризи, потрібна людина з гарним вишколом. Це одна з причин зауваження про елітний персонал у галузі HR. Дія просування — стежити, щоб листи та накази благополучно доходили до адресата і швидко оброблялися, а також, щоб вони не залишалися непоміченими. У одній організації за комунікаційну дисципліну ставилися бали. За комунікаційні порушення бали знімалися. Співробітник, який набрав за тиждень менше за всі бали, купував (безакцептно) два квитки в кіно співробітнику, який набрав найбільше балів. Надзвичайно ефективна була гра.
У дії з просування входить спостереження за якістю вихідної кореспонденції — щоб вона була естетична, акуратна та наповнена життям (не сухе).
І остання дія з просування — стежити, щоб матеріали, що підлягають розмноженню на копірі були якісними, виглядали добре. Адже вони можуть комусь потрапити на очі. Також важливо, щоб були у достатній кількості розмножені інструктивні матеріали для співробітників, особливо що стосуються виконання роботи на їхніх постах та дій з обслуговування клієнтів, для того, щоб ці дії виконувались.
На додаток до вищесказаного, HR слідкує за тим виду, щоб існували пости та лінії комунікації, і вони були чинними). Щоб на посадах були співробітники. Ця служба розслідує, хто стоїть за показниками, що обрушилися, і розбирається з цією людиною. Головне — правильно виявити цього кого.