Як не допустити авралу в роботі
На одному з тренінгів мені описали картинку, яку багато хто бачить у повсякденному житті: «Якщо день спланований з 8 до 21, розписана буквально кожна хвилина, а о 8:30 з’являється кілька термінових завдань, які потрібно дуже швидко вирішити. Як справлятися з авральною ситуацією?» Відповідь на питання така – з авральною ситуацією не потрібно справлятися, її потрібно передбачати. Саме про це моя стаття.
Почну з визначення слова «аврал». Це виконувана всім колективом поспішна робота, викликана поганим плануванням. Тобто не те, що дозволяє підтримувати нормальну роботу і вижити в складній ситуації, а лише наслідок відсутності правильного планування.
Тому для того, щоб навчитися запобігати авралам, потрібно навчитися управляти форс-мажором і планувати. При цьому особливу увагу варто звернути на 2 моменти.
1. Важливо вміти оцінювати завдання за терміновістю та важливістю. Так виконання важливих завдань матиме сильний вплив на роботу і досягнення результатів, як у теперішньому, так і в майбутньому. Тобто ви точно знаєте, навіщо ви це завдання будете виконувати. А термінові завдання – це ті, що повинні бути виконані до певного строку.
І якщо, як було описано в прикладі, завдання раптом валяться «як сніг на голову», то проблема може бути набагато глибшою за простий аврал – керівники компанії не володіють довгостроковим плануванням і це може мати катастрофічні наслідки. Від підвищення «плинності кадрів», які не витримують постійного аврального ритму роботи, до зниження результатів роботи компанії в цілому. Хороша новина полягає в тому, що плануванню легко навчитися.
Адже все просто. Згідно з матрицею Ейзенхауера або, як ще її називають, квадрантом Аристотеля – всі завдання можна розділити на 4 категорії.
Важливі і термінові – це важливі завдання, у яких визначений або повинен бути визначений точний строк виконання, а значить, виконується це завдання у строго визначений час. Наприклад, зустріч з клієнтом, заплановані дзвінки, здача звітів.
Важливі і нетермінові – це стратегічні завдання, які мають дуже сильний вплив на майбутнє. Наприклад, постановка цілей, планування майбутніх проектів, створення презентацій.
Термінові і неважливі – це завдання, які були «на вчора», коли завдання не виконали вчасно, і воно стає вже не таким важливим і терміновим. А ви тепер змушені поспішно його виконувати, хоча результат вже буде меншим, адже ці завдання завжди приносять збитки і створюють хаос у справах, тому що на такі форс-мажори ви витрачаєте час, який виділявся на важливі і термінові завдання.
Нетермінові і неважливі – відволікання, рутина і форс-мажори. Це те, що варто проігнорувати, перекласти на інших або оцінити. Тому що нерідко ми отримуємо завдання в авральному режимі і відразу ж кидаємося його виконувати, а варто спершу визначити:
- наскільки важливе завдання
- скільки часу займе його виконання
- коли повинен бути отриманий кінцевий результат
- хто може виконати дане завдання
І тільки потім прийняти рішення про те, хто виконає завдання, зараз або для цього можна знайти інший час і чи варто вона взагалі вашої уваги.
2. Дуже важливо не просто вміти планувати свій час, а й продумувати можливі форс-мажори. Буває і так, що форс-мажор все ж вривається в наше життя, виявившись дуже важливим і терміновим завданням. Що робити в цьому випадку?
Запам’ятайте, форс-мажори займають не більше 25 % всього нашого часу. Тому, плануючи свій день, ніколи не розписуйте кожну хвилину – частину завдань віддайте, а частину заплануйте на інші дні. Виберіть найважливіші справи дня (не більше п’яти), визначте строк їх виконання, а між справами залиште «вікна» для форс-мажорів — 25 % від загального часу. Так, якщо ви знаєте, що керівник має звичку несподівано давати нові завдання, підготуйтеся до цього — залиште у своєму денному плані годину вільного часу. Якщо форс-мажору не станеться, ви завжди знайдете, чим заповнити цей час.
Якщо ж Ви хочете навчитися планувати так, щоб авральні ситуації більше не «ламали» Ваші плани, а форс-мажори були передбачувані і Ви легко вміли з ними справлятися. То запрошую Вас на тренінг «Управління часом і делегування» 6-7 травня, де Ви зможете навчитися управляти будь-якою ситуацією у Вашому житті і при цьому отримувати максимальні результати.
