Що робити, якщо щоденні плани постійно зривуються?

Як не парадоксально, головна проблема регулярних зривів щоденних планів у тому, що люди не готові до зриву цих планів. Але давайте про все по порядку.

Що таке план?

Згідно з тлумачним словником план — це заздалегідь намічена система заходів, що передбачає порядок, послідовність і терміни виконання робіт, операцій тощо, об’єднаних спільною метою. Тобто план — це наше припущення про події, які повинні відбутися. А найпростіше припускати майбутні події, відштовхуючись від минулих. Для цього необхідно фіксувати і аналізувати те, що відбувається.

Раніше вести щоденник було звичним заняттям. Його вели не тільки люди мистецтва, вчені та політичні діячі, але й звичайні люди в відсутність телебачення, серіалів і новин мали вільний час для того, щоб записувати свої думки, ідеї, минулі події. Записуючи події, ми подумки повторюємо їх, запам’ятовуючи ще краще. Крім того, підключається зорове та емоційне запам’ятовування. У результаті людина, що фіксує події, при їх аналізі та прогнозуванні має більше інформації, ніж та, яка просто про них пам’ятає.

При аналізі людина, яка не має візуальних орієнтирів (фактів, зафіксованих на папері), орієнтується в основному на емоційні відчуття. А ми знаємо, що з усіх видів пам’яті найбільш потужна — саме емоційна. Людина може не пам’ятати деталі якоїсь події, але вона чітко пам’ятає свої відчуття в той момент. Коли вона згадує те, що сталося, її розум підміняє факти емоціями. Про достовірність такої пам’яті не може бути й мови. Відповідно, записуючи події, ми отримуємо не тільки більш повну, але й більш якісну інформацію — конкретні факти замість емоційних відчуттів.

Причини зривів щоденних планів

У регулярних зривів щоденних планів три основні причини.

• Причина 1. Співробітник настільки дурний, що не здатний планувати свою діяльність, помітити, що плани не реалізуються, прийняти рішення, необхідні для оптимізації роботи.
• Причина 2. Співробітник саботує свою роботу, оскільки нелояльний до своєї компанії.
• Причина 3. Співробітник не фіксує свої дії протягом дня або не вміє їх аналізувати.

Перші два випадки зрозумілі, і їх ми розглядати не будемо. У третьому випадку необхідне навчання співробітника. Алгоритм успішного планування нескладний: вранці (або напередодні ввечері) спланувати день, потім протягом дня записати всі дії-поглиначі часу, а ввечері звірити план і фактичний день, проаналізувати, що і чому не зроблено, скоригувати план на завтра.

Як перервати ланцюг невиконаних планів

Учасникам наших тренінгів ми даємо ефективний інструмент — BogushBook. У роботі з ним є обов’язкова процедура — аналіз виконання запланованого: зроблено — не зроблено, що з незробленого перенести на завтра, а що скасувати як неактуальне.

У людини, яка привчила себе аналізувати кожен минулий день, плани чітко продумані, не містять незначних справ і враховують час на форс-мажор. До успіху її приводить проста регулярна дія — звірка «план-факт».

Коли ми на тренінгах просимо фіксувати факти і ввечері їх аналізувати, то стикаємося з величезним опором людей. Часто цей опір є наслідком нелояльності щодо компанії, але більш цікаве явище — нелояльність щодо себе. На жаль, зустрічаються люди, які отримують приховане задоволення, залишаючись нещасними і невдачливими. Такі люди топлять компанію, вони, як магніти, притягують проблеми.

Співробітників, які регулярно зривають плани, можна навчити або звільнити. Навчити співробітника — значить скоригувати його поведінку так, щоб вона не шкодила роботі. У даному випадку — навчити аналізувати, а значить і правильно планувати робочий день. Існує поширена помилка, коли при невиконанні планів роботи саботуючими співробітниками керівництво прописує нові, «більш ефективні» процедури роботи. Однак у такому випадку коригується процедура, але не поведінка людини. Скоригувати поведінку людини — означає підвищити рівень її відповідальності.

Що робити, якщо щоденні плани постійно зриваються?

У складного питання є проста відповідь. Якщо ви впевнені в правильному напрямку діяльності компанії і лояльності її співробітників, для виконання поставлених планів може не вистачати лише одного — навчання співробітників фіксувати події і аналізувати виконання планів.

Міла Богуш-Данд,
старший бізнес-тренер
і засновник студії BogushTime,

спеціально для “Кадровик України”, лютий 2012