Тайм-менеджмент для власників і керівників

У всіх нас 24 години. Різниця в тому, чим ми ці 24 години наповнюємо. Бесідуємо з Людмилою Богуш-Данд про ключові компетенції управлінця та власника і про особливості тайм-менеджменту для власників бізнесу. А також про те, чим відрізняється підхід до управління часом між жителями США та на пострадянському просторі.

Які навички в першу чергу необхідно в собі розвинути, щоб бути ефективним управлінцем? Що повинен робити власник?

Власник повинен прагнути до того, щоб перестати керувати бізнесом. Це серйозна помилка, яку роблять власники, коли вони намагаються одночасно бути і директорами. Тому що функції у власника і у директора різні.

Знаєте, є таке поняття, трохи жорстке, але воно добре показує суть. У компанії є 2 найважливіші ролі нагорі. Одна роль це «Постановник Цілі». Друга роль — «Погонич Рабів». Власник є Постановником Цілі, а директор — Погоничем Рабів. І виходить, що коли власник намагається виконувати обидві ролі одночасно, співробітники не розуміють, чого ж очікувати від власника.

Неправильно, коли власник намагається утримати ці обидві ролі. Йому потрібно роль Погонича віддати директору. І тут дуже часто виникають складнощі. Завдання директора — зробити так, щоб механізм працював. Якщо провести аналогію, то директор — це начальник цеху, який керує верстатами. Уявіть, що є цех, де кожен верстат працює самостійно, в автоматичному режимі. Начальник такого цеху це і є директор. Він повинен зробити так, щоб кожен співробітник компанії був “верстатом”. Щоб він працював чітко і налагоджено. Щоб він працював на повну завантаженість і виконував тільки свої функції. І щоб його легко було замінити.

Деталі в автомобілі бувають дешевими і дорогими. Це і гвинтик, який може коштувати 10 гривень і колесо за 5000 гривень. Але і гвинтик і колесо повинні бути легко замінними. Легко не в плані ціни, а з точки зору зусиль. Все повинно бути налагоджено і замінювано.

Коли мене запитують “як знайти добре підготовленого директора?”, я раджу дивитися у виробництво. Директора потрібно вирощувати з виробничого підрозділу. Що роблять виробничники? Вони змушують верстати працювати. Яка різниця — змушує він власний верстат працювати чи організовує процеси так, щоб співробітники працювали як верстати?

Дуже важливо розуміти за що відповідає керівник. Якщо відповісти хто такий СЕО, то це така людина, яка дивиться на співробітників компанії як на верстати і вміє ці верстати ремонтувати.

А власник компанії придумує що ці верстати будуть виробляти. Як Стів Джобс (мені легко його згадувати оскільки я живу в Силіконовій Долині). Стів Джобс взяв і придумав абсолютно новий продукт, якого не було на ринку. Він говорив, що ми не запитуємо фокус-групу, оскільки клієнти не знають чого вони хочуть. Ми говоримо клієнтам, що “ви хочете ось це”.

Особливості тайм-менеджменту для власника бізнесу?

Сам по собі тайм-менеджмент для всіх однаковий. У всіх нас 24 години. Різниця в тому, чим ми ці 24 години наповнюємо.

Візьмемо директора і власника. Чи може директор або будь-який СЕО, пішовши ввечері з компанії забути про неї до ранку? Так. Може, і навіть повинен. Багато іноземних компаній навіть відстежують, щоб співробітники і менеджери не затримувалися після певного часу.

Чи може власник не думати про свою справу? Це неможливо. Тому, коли власник планує свій час, він повинен розуміти, що його особисті потреби — це потреби його компанії. І його здоров’я — це інтерес компанії. Компанія зацікавлена, щоб у власника було все добре в сім’ї і зі здоров’ям. Тому що є одна людина в компанії, яку не можна замінити — це власник. Наприклад, коли я жила в Києві у мене кожен вівторок був батьківський день. Кожен вечір вівторка був присвячений моєму сину. Мої співробітники ніколи не призначали мені ніяких заходів на цей час. І вони розуміли чому це важливо.

Для власника важливо розуміти, що його навчання, сім’я і здоров’я — це те в чому зацікавлена компанія. Тому власник зобов’язаний піклуватися про всі ці області. Коли ми проводимо тренінги з управління часом для власників бізнесу, ми навчаємо їх планувати по ключових областях. Ключові області для власника бізнесу і найманого співробітника абсолютно різні. Власник планує обов’язково щодо самого себе як особистості, своєї сім’ї, свого бізнесу. Власник планує стратегічні, управлінські цілі і цілі як громадського діяча.

Що особисто ви переглянули в методах управління часом і справами, коли перейшли від ролі найманого співробітника в власники бізнесу?

Коли я була найманим працівником, то у мене не було питань по тайм-менеджменту. Компанія, в якій я працювала, була дуже структурована. А з 1991 року я сама активно користувалася планувальником, тому що мені просто подобалося. Пізніше, коли вивчила іншу систему планування і побачила, що планувати можна виходячи з цілей, це було для мене величезним відкриттям. Питаннями часу я цікавилася ще з 1980-х. Саму ж технологію управління часом я створювала вже будучи власником бізнесу. І коли для своєї тренінгової компанії я вибирала напрямок чому ж власне тренувати людей — я вибрала тайм-менеджмент. Наді мною багато сміялися. Говорили щоб займалася тренінгами з продажів, що це саме та тема, яка всім потрібна. Але я вибрала тему тайм-менеджменту оскільки це те, від чого я відчуваю драйв, що мені дуже подобається. І для перших планувальників, які ми пропонували ринку, ми купували в магазині, виймали з них середину і вставляли бланки, розроблені мною. Це зараз вже виробництво налагоджено, а починали саме так.

Тому, що змінилося в плануванні? Найголовніше це стала планувати виходячи з цілей. Це найголовніша ідея, яку я привнесла в навчання плануванню — що планування безглузде, якщо ви не плануєте виходячи з цілей. Ми чітко побачили, що якщо у співробітника немає власних цілей — він ніколи не буде підтримувати цілі компанії. Такий співробітник не розуміє, що якщо сьогодні він не досяг своєї цілі — він запізнився. А коли у співробітника є власні цілі, він розуміє, що «сьогодні не зробив — це означає втратив».

Яку літературу можете порекомендувати по тайм-менеджменту?

По-перше, порекомендую свою книгу “Хроніки Часу”. У ній представлена у веселому вигляді наша технологія.

Мені дуже подобається книга Філіпа Зімбардо “Парадокси часу”. Для того щоб управляти часом — потрібно розуміти що ж це таке. Потрібно читати філософську літературу. Немає іншого методу в управлінні своїм часом, крім того, щоб зробити кроки до своїх цілей. Тому я б рекомендувала читати філософську літературу. Я не знаю таких книг, щоб людина просто, прочитавши книгу по тайм-менеджменту, змінила своє життя на краще. Час — це всього лише процес зміни життя. І якщо ви не вмієте створювати зміни — то ніякої мови про тайм-менеджмент бути не може.

У чому, за Вашими спостереженнями, відмінність в підході до управління часом між жителями США і на пострадянському просторі? Наскільки цікава ця тема в різних регіонах?

Тема тайм-менеджменту цікава як у США, так і у нас. В Америці з людьми говорити про звичний для нас тайм-менеджмент смішно. Тому що вони в тайм-менеджменті живуть якимось природним чином. Наведу приклад. У Каліфорнії зараз проводиться кампанія з підвищення цінності наукової освіти. Коли починається навчальний рік, то молодші школярі виходять на лінійку у футболках певних університетів. І вони ходять у футболках Стенфорда, Гарварда. Тобто діти буквально з першого класу мріють навчатися в університеті. І моя знайома розповідала, що її 9-річний син сказав: “Мама, я хочу навчатися в Стенфорді. Давай з тобою складати план, як мені туди потрапити”. І ось вони сидять і складають план, що син повинен добре вчитися і набрати стільки-то балів (у Стенфорд не можна вступити тільки за гроші, потрібні ще високі бали). Вони з дев’ятирічним сином домовляються, що він буде набирати бали. А мама зі свого боку збирає гроші.

Навіщо цим людям говорити про тайм-менеджмент, якщо вони живуть за його правилами? Тому вони в основному дивляться на те як приділяти увагу своїм цілям, як більше гармонізувати своє життя. Як рухатися швидше. І з задоволенням користуються моїм додатком для iPad (BogushBook у вигляді програми).

А у нас потрібно говорити людям про тайм-менеджмент у зовсім іншому ракурсі. Потрібно пояснити і переконати, що цілі ставити потрібно. Зазвичай вважають, що найголовніше в тайм-менеджменті — це встигнути більше зробити. Але коли ти запитуєш: “А навіщо ти це робиш?”. У відповідь тиша. Тому потрібно вчити різним речам.

Джерело: profiskills.com