Інструменти планування в роботі помічника керівника
Згідно з тлумачним словником, інструмент – засіб, що застосовується для досягнення або здійснення чого-небудь; прийом, спосіб дії. Саме про інструменти йтиметься в статті.
Інструменти планування, необхідні референту в роботі, можна розділити на дві частини: Засоби та Прийоми. Засоби – це фізичні інструменти: планувальники, щоденники, комп’ютерні програми, наприклад, Microsoft Outlook. Прийоми – це спеціальні методики, що дозволяють працювати більш ефективно.
Роль секретаря
Сьогодні існує безліч компаній, у яких роль секретаря-референта недооцінена. Справжній помічник-професіонал – запорука ефективної роботи керівника та компанії в цілому. Хороший секретар у компанії – це, можна сказати, дихання керівника. Якщо все в порядку з диханням – ми його не помічаємо, а якщо помічаємо, значить, виникли якісь проблеми.
Коли ми говоримо про бездоганного секретаря, маємо на увазі ряд притаманних навичок, принципів і звичок. Одним з таких навичок є – вміння планувати свою роботу і роботу керівника.
Увага! Є неписаний закон: хороший співробітник середньої ланки повинен утримувати в голові бачення своєї роботи на місяць вперед. Таке бачення допоможе уникнути йому нестикувань, накладок і цейтнотів у щоденній роботі, а особливо в напружені періоди. Наприклад, при підготовці до виставок, конференцій, організації особливо важливих переговорів та інших неординарних подій.
Як правильно планувати
Керівник повинен бачити свою роботу на багато місяців вперед. А його асистент, робота якого полягає в попередженні збоїв у графіку, зобов’язаний відповідати керівнику.
Однією з найбільш серйозних проблем у роботі не тільки секретарів, але й будь-яких офісних співробітників є зрив, відкладання або перенесення запланованих справ. Як це попередити? Перш за все, для правильного планування референт повинен чітко знати всі свої завдання і обов’язки. Якщо у нього немає ясності в цьому питанні – довгострокове планування неможливе.
Прийом “Записуємо і аналізуємо”
Перед плануванням важливо оцінити, скільки часу йде на вирішення типових завдань. Для цього використовується наступний прийом. Протягом робочого дня всі дії, що займають 15 і більше хвилин, записуються в щоденник або блокнот: дія і витрачений на нього час. Ввечері виділяється час на аналіз робочого дня, в процесі якого виявляються найбільш важливі моменти. Визначення кількості часу, необхідного для вирішення кожної з задач, що виникають регулярно, допоможе більш точно планувати ці задачі в майбутньому і уникнути їх зривів.
Виявлені «поглиначі часу» дозволять зрозуміти, від чого в роботі можна відмовитися і за рахунок цього звільнити десятки хвилин робочого часу.
Два тижні чіткого фіксування всього, на що витрачається робочий час, робить легким прогнозування і планування робочого дня, але це ще не все. Ця методика невпізнанно змінює людину і її ставлення до часу. Для фіксації, планування і аналізу підходить будь-який паперовий або електронний носій, доповнений календарем.
Підвищуємо ефективність
На жаль, мало хто без сторонньої допомоги може виробити в собі нові навички, що підвищують його ефективність у роботі. Для людей, які самостійно або поверхнево вивчали тайм-менеджмент, характерна проблема відсутності цілісного підходу до планування і управління часом. Концентруючись на використанні інструментів планування (планувальників, програмного забезпечення), співробітник не бере на себе відповідальність за реалізацію запланованого. Він очікує від інструментів планування ефекту чарівної палички. І в цьому він схожий на підлітка, який купив класний м’яч і нову футбольну форму і очікує від себе феноменальних успіхів у футболі. Саме тому так важливо не тільки отримати інструменти планування, але й оволодіти ними досконало.
Розставляємо пріоритети
Важливим моментом у роботі є чітке розуміння пріоритетів. Це дає впевненість в обґрунтуванні необхідності виконання пріоритетних завдань. Наприклад, якщо в момент виконання завдання «замовлення авіаквитків» з’являється термінова робота, референт завжди може пояснити: «На сьогодні у мене заплановано замовлення квитків. Якщо виконувати термінове завдання зараз, це перенесе замовлення квитків на завтра, а за умовами авіакомпанії це збільшить їх вартість на 30%. Якщо ви готові на це піти, тоді я приступаю до виконання термінового завдання». Якщо секретар розуміє свою роботу, у нього не виникає проблем з аргументацією. Він повинен знати не тільки що і в якому порядку він робить, але й чому. У такому випадку він зможе уберегти керівника і компанію від нераціональних витрат або навіть збитків.
Якщо керівник часто їздить у відрядження, розуміння пріоритетів полегшує роботу помічника. Наприклад, при придбанні авіаквитків секретар, знаючи перевагу свого шефа сидіти в літаку біля ілюмінатора, повинен також враховувати, чи допустимі пересадки і їх кількість; що пріоритетніше – ціна чи час перельоту. Картина, яка складеться у секретаря після вивчення пріоритетів директора, буде приблизно такою: вартість у таких-то межах, час перельоту у таких-то межах, кількість перельотів – не більше двох, бажано місце біля вікна. Володіючи повною інформацією, референт повністю знімає турботи про технічні питання зі свого керівника, звільняючи його час для вирішення інших завдань.
Нехай ваші плани стануть реальністю!
Міла Богуш-Данд,
засновник і власник компанії BogushTime,
спеціально для “Секретар-референт” (березень, 2012)
