Пошта, телефон, документи, зустрічі, наради, збори, контроль, нарешті. Як все виконати, нічого не упустити, і при цьому залишитися нормальною людиною?

У наш вік швидкісних комунікацій доводиться прискорюватися і на роботі, але часу все одно катастрофічно не вистачає. І керівники страждають від цього в першу чергу, адже від них залежить ні багато ні мало – чи залишиться бізнес на плаву. Не дивно, що тема пріоритетів актуальна.

Якщо неправильно розставити пріоритети, то це загрожує тим, що ви будете тупцювати на місці, виконуючи завдання, які звалюються вам «як сніг на голову», і ви завжди будете зайняті «гасінням пожеж». Ви будете займатися всякою нісенітницею, вважаючи, що виконуєте важливі справи або загрузнете в рутині, яка не дозволить вам зайнятися стратегічно важливим проєктом, від якого можливо буде залежати не тільки ваше майбутнє.

Повсякденні обов’язки – це настільки ефективний спосіб губити великі проєкти, що багато хто так і не наважується ставити перед собою масштабні цілі, аргументуючи це відсутністю часу. А часу дійсно не залишається.

Отже, що ж робити? Почніть з того, що визначтеся: ви хочете досягти певного результату чи просто хочете виконати багато справ. У першому випадку вам необхідно подумати про ефективність, тобто робити не багато, а те, що призводить до результату. А в другому бути продуктивним, тобто знайти способи виконати все, все, все.

Якщо ви керівник, то про другий варіант можете забути. Ваша ключова компетенція на робочому місці – це досягнення результату. Тому саме вам доведеться обирати, що ж робити в першу чергу вам і кожному з ваших підлеглих.

Ефективні люди роблять в першу чергу головні речі, а неефективні – термінові. Не варто забувати і про принцип Парето: тільки 20% забезпечують 80% результату. І вам доведеться навчитися їх визначати.

Як же відрізнити головні речі від не головних? Існує безліч методик розстановки пріоритетів, але я хочу розповісти вам про методику, яка дозволяє концентрувати свою увагу і спрямовувати свої сили на досягнення глобальних, життєво важливих цілей і завдань.

«Правило трьох справ»

Ця методика, розроблена для людей, які хочуть багато чого досягти в житті. Вам не обов’язково кожен день працювати по 24 години на добу і весь час кудись поспішати.

Ні. Достатньо робити три справи на день, максимум п’ять. Єдина умова – ці справи повинні бути по-справжньому важливими. І не в масштабі одного дня, а в масштабі мінімум місяця.

Головне тут – це зрозуміти, якого результату вам необхідно досягти, а потім вже думати, що для цього потрібно робити. І якщо ви будете робити три важливі справи кожен день – ваші цілі і результати будуть досягнуті.

У всіх тільки 60 секунд в хвилині, 60 хвилин в годині і 24 години в добі. Тому ви не зможете виконати більше справ, ніж можна виконати за відведений час.

Техніка визначення пріоритету проста у використанні:

1. Запишіть у стовпчик всі ваші справи на сьогодні – все, що прийшло в голову, повинно опинитися на папері.

2. Поруч з кожним пунктом відзначте, скільки часу піде на кожне завдання. Якщо ви підрахуєте весь цей час, то можу посперечатися, що і двох повних діб може виявитися мало. Тому доведеться від чогось відмовлятися.

3. Розставте пріоритети:

• пріоритет А – найважливіше і можу виконати тільки я
• пріоритет В – важливо, але може виконати хтось інший
• пріоритет С – це може почекати

Хочу тут зазначити, що керівники часто грішать тим, що не віддають виконання завдань комусь іншому. При цьому, насправді, відсутність пріоритету В – це така «солодка брехня» самому собі в тому, що я «єдиний і неповторний».

У кожного керівника є підлеглі, асистенти, секретарі, заступники і підрядники. Не позбавляйте їх роботи. Кожен керівник у своїй роботі повинен дотримуватися двох головних правил.

Все, що можуть робити підлеглі – повинні робити підлеглі!

Навіть якщо ви бачите, що співробітники роблять щось не так добре, як зробили б ви – не беріть їх роботу на себе!

Запам’ятайте! 70% робочого часу керівника повинен займати КОНТРОЛЬ. Це і є ваша робота.

4. І останній пункт. З усіх завдань пріоритетності А виберіть максимум п’ять. Обирайте за принципом «Якщо я виконаю тільки ці п’ять завдань, я все одно буду вважати, що день прожитий не дарма, це наблизить мене до результату, яким я буду пишатися».

5. Якщо виконаєте більше завдань – чудово! Не виконаєте – вам все одно буде, чим пишатися і потрібний результат буде досягнутий!

24 години було у Вавілова, Мечникова, Антонова, Калашникова і Корольова, список можете продовжити самі. Чому ці люди змогли досягти таких висот? Вони знали, до якого результату хотіли прийти, і не розмінювалися на дрібниці.