Управління хаосом

Для багатьох компаній функціонування в режимі хаосу вже стало звичним. Робота в них — суцільна невизначеність.

Управляючи, ми осмислюємо свої цілі, визначаємо шляхи їх досягнення і контролюємо ситуацію. ХАОСА

Відчуття, що грунт йде з-під ніг і немає сил впоратися з потоком справ і інформації, час від часу виникає у кожного. компанії?

По-перше, у роботі велика частка непередбачених завдань.

По-друге, в колективі не налагоджено взаємодію співробітників, внаслідок чого вони часто відволікають один одного навіть з незначних приводів. або не вміють розпланувати свій робочий день, тобто співвіднести обсяг роботи і відведений для неї час.

По-четверте, іноді керівник почувається комфортно в режимі невизначеності. пожежі» (при цьому цейтнот буде виникати все частіше — внаслідок збільшення обсягу інформації, кількості ідей, зростання бізнесу — і можна просто втратити контроль над ситуацією), або навчитися справлятися з ним, заздалегідь складаючи план дій.

Як Google витрачає свій час

в той час, який технічний персонал офіційно має право витрачати на що завгодно. На це спеціально відводиться 20% робочого часу інженерів. (наприклад, за сервісами Google News, Google Earth і Google Local); а 10% часу відводять абсолютно новим справам (скажімо, ініціативі Wi-Fi). а Пейдж займається новим форматом рекламних оголошень.

ЩО РОБИТИ?

Чим менше у вас вільного часу, тим важливіше займатися плануванням. Мабуть, ключовий момент в управлінні хаосом. Бачити – щоб розуміти – щоб керувати. Перш ніж приступити до виконання завдань, необхідно уявити весь їх обсяг, особливо – коли інформації багато. (Все одно всього не врахуєш), але і шкідливим (мовляв, на це буде витрачатись дорогоцінний час, який можна витратити з більшою користю) Однак в умовах хаосу дуже важливо почати хоч щось контролювати – щоб створити «острів стабільності» або, іншими словами, точку опори, звідки ви почнете наступ на невизначеність. сьогодні, з цього моменту, з цієї задачі, а потім розширюйте зону контролю — до одного дня, і т.д. Це зміцнить вашу впевненість, створить передумови для досягнення стабільності. непередбачених, всі обіцянки та ідеї, він почувається впевненіше. Він розуміє, що ця методика працює.

Принцип огляду та контролю можна реалізувати, групуючи завдання — за часом їх виконання (на поточний місяць, тиждень, день), відповідальним за нього та напрямками діяння. ності. В ідеалі за єдиним шаблоном систематизують не лише завдання, а й листи та всю інформацію на паперовому носії та в електронній формі. Розподілена за папками, вона не втрачається, і ви завжди швидко знаходите потрібний документ.

Пріоритети у розподілі часу. Що робити, якщо раптово виникають завдання, які не внесені в план? Один наш клієнт нарік на типову проблему: керівник ставить перед співробітниками багато додаткових завдань у процесі виконання ними основної роботи. Ті не встигають справлятися, а таке виправдання, як перевантаженість, керівництво просто відкидає. На цьому суперечка заходить у глухий кут.

У подібній ситуації насамперед слід навчитися співвідносити обсяг завдання та відведений на її виконання час, керувати своїм завантаженням та інформувати про це керівника.

Як розподіляти час між різними групами завдань? Теорія і практика тайм-менеджменту радять виділяти 20% часу на важливі нетермінові завдання, 60% — на важливі термінові і 20% — на форс-мажор (той самий хаос). нестрокові завдання і зводять практично до нуля свої зусилля виконання термінових, але неважливих завдань, а чи не найуспішніші — навпаки. Адже саме концентрування на важливих і несрочних завданнях дає можливість уникнути авралу в майбутньому: співробітники вирішують завдання до того, коли вони стають «гарячими».

Резервування часу на форс-мажор дозволяє впоратися в рамках робочого дня з усіма непередбаченими завданнями. Якщо розпланувати день хвилина на хвилину, не залишивши буферів між справами, то робота затягнеться до 20:00 і довше (багато о цій годині і завершують робочий день) — адже форс-мажор є завжди. Його теж потрібно планувати.

Якщо вищеописаний підхід не вирішує проблем, а завдань більше, ніж часу на їх виконання, тоді вам доведеться вибирати між такими альтернативами:

• делегувати частину запланованих завдань;
• перенести їх на пізніший термін (повністю або частково);
• . одну з них або комбінацію, виходячи з ситуації, ваших індивідуальних переваг або корпоративної культури.

  Тільки після того, як людина навчиться співвідносити наявний час з обсягом завдань, можна переходити до інших методик управління хаосом.

  Ні хвилини спокою. Вміння виконувати завдання залежно від їхньої пріоритетності може виявитися недостатньо. Якщо компанії немає налагодженого взаємодії між співробітниками, то продуктивно працювати, постійно відволікаючись, неможливо. Тому постає питання: як захистити свій час?

  Тут є два варіанти: або ви керуєте своїм часом, або воно керує вами. І якщо ви хочете досягти своїх цілей, потрібно освоїти та застосовувати в роботі ряд способів захисту часу.

  Ось деякі з них:

  • Об’єднуйте розрізнені операції в одне завдання, а подібні завдання — в один часовий блок (певний годинник або дні тижня). Наприклад, виберіть спеціальний час для дзвінків, які у вас заплановані на поточний день. Це суттєво знижує рівень хаотичності та дозволяє не відволікатися від одного завдання, щоб терміново виконати інше.
  • Групуйте комунікації. Виділяйте час для спілкування із співробітниками з тих чи інших питань (планувати можна і спілкування з колегами). Усім добре знайома ситуація, коли продавці постійно бігають з документами в бухгалтерію протягом усього дня і постійно відволікають людей, які там працюють. Наша порада — встановіть періоди (їх кількість та тривалість визначаються виробничою необхідністю) для підписання документів та чітко дотримуйтесь домовленостей.
  • Виділіть у своєму робочому графіку три етапи активності. Перший — для вирішення дуже важливих завдань, другий — для завдань середнього ступеня важливості та терміновості і третій для «різного». Залежно від цього варіюйте способи збереження свого часу та методи взаємодії з колегами. Наприклад, час для важливих завдань жорстко захищайте від будь-яких посягань.
  • Заздалегідь домовтеся про зустрічі (дзвінки та ін.) з усіма, з ким вам потрібно взаємодіяти для вирішення тих чи інших завдань. Попередьте всіх, хто може відволікти вас, у який час ви доступні.
  • Виберіть оптимальний комунікаційний канал для спілкування. Наприклад, замість підходити чи дзвонити, відволікаючи колегу від роботи, можна надіслати йому електронного листа. Це навчить персонал цінувати свій та чужий робочий час. У деяких компаніях, щоб зменшити кількість незапланованих відвідувань (найбільш «злісна» перешкода в роботі), використовують «світлофор»: виставлений на робочому столі прапорець означає, що співробітник зайнятий важливою справою і його не потрібно турбувати. Варто затвердити єдині для компанії стандарти взаємодії. Адже яким би організованим не був той чи інший й співробітник, йому не позаздриш, якщо навіть кілька його колег спілкуватимуться з ним хаотично: кожен — виходячи зі своїх уявлень про плановість роботи. План такого співробітника навряд чи вціліє.

    Стандарти — це квінтесенція корпоративного тайм-менеджменту. Вони дозволяють усім співробітникам і компанії в цілому бути організованішими. Якщо в ній вироблені і дотримуються єдині правила гри, то:

    • керівники можуть контролювати роботу всього колективу за стандартними показниками;
    • створюється система узгодження дій співробітників і підрозділів;
    • загалом підвищується керованість компанії.

    Ми розробили . Ось приклад такого стандарту для однієї з наших компаній-клієнтів:

    • У кожного співробітника є план робіт на місяць, тиждень, день.
    • Співробітники встигають виконувати всі завдання в робочий час (8 годин на день, 40 годин на тиждень) і не беруть роботу додому. важливі нетермінові завдання, 60% — на важливі та термінові, ще 20% резервують на випадок форс-мажору.
    • У кожного керівника є офіційно виділений фіксований «закритий» годинник (20% робочого часу) для стратегічного і поточного планування, коли його не можна відволікати.
    • продажам витрачає на день на дзвінки, а скільки — на складання звіту).
    • Визначено години та дні, коли треба вирішувати те чи інше завдання.
    • Якщо підлеглий хоче зайнятися непередбаченим завданням, він зобов’язаний отримати на це дозвіл керівника. Якщо ж керівник доручає співробітнику незаплановану роботу, то повинен звільнити його від виконання планового завдання, скоротити або перенести це завдання на інший час.
    • Щодня починається зі складання денного плану, для чого співробітникам виділяють 30 хвилин.
    • Щодня закінчується аналізом зробленого, на що колективу

    .

    Боротьба з недоліками

    Стивен Кові, автор книги «Сім звичок високоефективних людей» і керівник консалтингової компанії Franklin Covey С., розповідає про те, як збалансувати час, що витрачається на роботу і особисте життя:

    Сформу. Як показують дослідження, більшість менеджерів витрачають більше половини свого часу на справи термінові, але не важливі, бо не визначили пріоритети. Якщо ви не знаєте, з чого почати, напишіть власний некролог — у яких справах ви хотіли б залишити про себе пам’ять. Звучить похмуро, але це вірний спосіб зрозуміти свої пріоритети на все життя.

    Наступний крок — сформулювати особисті коротко- і середньострокові цілі. Уявіть себе у кожній із ваших життєвих ролей: власника бізнесу, чоловіка, батька (матері), члена суспільства. Розберіться, чого вам хотілося б досягти у всіх цих сферах. Потім накресліть реалістичні терміни здійснення цих намірів.

    Накидайте розклад на тиждень (олівцем, щоб можна було вносити корективи). Увімкніть у нього те, що потрібно зробити, і позначте тимчасові зони — великі взаємозамінні блоки — для специфічних і важливих заходів, наприклад зустрічей «один на один» із співробітниками. Наприкінці тижня перевірте, наскільки вдало ви впоралися з усіма запланованими справами. У вас виникатимуть вікна та накладки у графіку, принаймні спочатку. Не бійтеся попросити колег оцінити ваш графік. Потрібна смирення, щоб звернутися за допомогою, але це — гідність, властива всім видатним лідерам.

    У ЗАХИСТ ХАОСУ

    Хаос тією чи іншою мірою завжди є і буде в нашому житті. Він її невід’ємна частина. І якщо у вас на вирішення форс-мажорних завдань йде більше 20% робочого часу, можливо, справа не в тому, що ви погано плануєте, — просто специфіка роботи об’єктивно передбачає більш високий рівень невизначеності.

    Кількість неструктурованих справ залежить від особливостей організації та завдань, які вона виконує. Очевидно, що хаосу в аудиторській компанії має бути щонайменше, а в рекламному агентстві — допустимо й більше. Для низки посад складно заздалегідь дізнатися, з якими даними та над якими завданнями доведеться працювати протягом дня чи тижня. Наприклад, дуже непросто регламентувати роботу IT-служби, юристів, секретарів та інших фахівців, які виконують велику кількість завдань, що безперервно надходять.

    А в деяких випадках, коли робота скрупульозно спланована і налагоджена настільки, що людям стає нудно, привнести до неї елемент хаосу буває навіть доцільно. Коли ми навчимося розуміти природу стресу та причину хаосу, підтримувати оптимальний рівень невизначеності, то хаос як явище почне працювати на нас та приносити нові відчуття та задоволення від роботи та життя.

    Віталій Чуба,
    журнал “Управління компанією”
    (№5, 2006)