Бліц-тренінг від компанії BogushTime: як усе встигати

Вам постійно не вистачає часу, справ по горло, багато чого з задуманого не встигаєте навіть почати, «зашиваєтеся» і підводите керівника? Причина постійного цейтноту, швидше за все, у вашій особистій неорганізованості. Про те, як організувати свою працю і все встигати — у статті. завдань, нервуєте, не встигаєте, і наприкінці дня, так нічого до ладу і не зробивши, питаєте себе: в чому ж помилка? Причина, напевно, в тому, що ви не вмієте розподілити свій час, простіше кажучи — спланувати день. А для помічника керівника ефективний розподіл часу – завдання першої потреби. Тому якщо вищеописана ситуація вам знайома, наші дев’ять порад з тайм-менеджменту будуть дуже доречними.

Рада 1. Дізнайтеся, чого керівник очікує від вашої роботи

Незважаючи на те, що посадові обов’язки секретаря відомі всім, у кожній фірмі до допомоги. Це залежить як від специфіки компанії та кількості співробітників, так і від особистого графіка або звичок начальника. Наприклад, керівник приймає ліки, і ви повинні нагадувати йому про час їх прийому. Тому ніколи не буде зайвим прямо запитати шефа про те, чого він очікує від вашої роботи. Відповідь може вас щиро здивувати (проте, з побажанням керівника треба зважати):
— Варіант 1. Добре готувати каву;
— Варіант 2. Інформувати керівника про важливі події;
— Варіант 3. Бути правою рукою керівника;
— Варіант 4. Захищати від зайвих комунікацій.
Зазвичай від помічника керівника очікують всього вищепереліченого, а також виконання.

Рада 2. Дізнайтеся про керівника все в найдрібніших подробицях

У помічника керівника має бути організаційна папка (жартівлива назва «капелюх»), в яку він збирає всю необхідну інформацію, і у разі відходу передає своєму наступнику. У цій папці повинна знаходитися вся необхідна новому секретареві інформація, аж до найдрібніших подробиць: з якої чашки п’є бос і де ця чашка знаходиться, якій каві чи чаю він надає перевагу, у скільки він приїжджає, в який час його не можна турбувати… Досвідчений секретар задає більшість питань щодо особливостей. Після знайомства з приміщенням, керівником та співробітниками у вас можуть виникнути додаткові питання, які потрібно одразу поставити. Адже керівник не має можливості щодня підказувати, як вирішити ту чи іншу проблему.

Рада 3. Складіть розклад

Помічник керівника ніколи не повинен скаржитися на надлишок роботи. Потрібно організувати свою працю так, щоб встигати робити все. Адже це тільки здається, що часу немає, потрібно просто навчитися правильно їм розпоряджатися. Якщо ви ніколи нічого не планували, то саме час навчитися цьому. Перший крок до організованої праці – складання свого розкладу та розкладу керівника. Найкраще, щоб розклад керівника був досить докладним і виглядав як карта завдань. Тоді ви зможете підказувати шефу, коли він має «віконце», а коли він зайнятий і чим. Тримати обидва розклади потрібно на видному місці.
Секретар для керівника — це «органайзер на ніжках», багатофункціональний, завжди готовий допомогти і знає відповіді на всі запитання.

Рада 4. Розраховуйте свої можливості

Якщо керівник дає багато завдань, з’ясувати причину. Можливо, секретар надто повільно виконує доручення. Щоб виправити ситуацію, йому слід взяти себе в руки та спробувати підвищити свою продуктивність.
Причиною авралів може бути й те, що секретар надто багато бере на себе, не розраховуючи своїх фізичних можливостей. У цьому випадку секретареві допоможе щоденник-планувальник. Це дозволить розписати свої завдання щохвилини. Коли секретар розуміє, скільки часу у нього відведено на виконання кожного завдання, він ніколи не візьме на себе зайвого.

Рада 5. Виберіть пріоритетне завдання

Практично щоденна практика секретарів — керівник додав одне завдання», а потім зненацька! І працівникові доводиться вибирати, яке завдання важливіше. Але ухвалювати рішення треба не самостійно, а порадившись із керівником. Секретар повинен з’ясувати, який зараз має пріоритет у компанії, і яке завдання має бути виконане в першу чергу. У цьому слід повідомити керівника, скільки часу приблизно займе виконання термінового доручення. Можливо, керівник доручить це завдання кільком працівникам, щоб було швидше, і не підганятиме секретаря і нервуватиметься.

Рада 6. Перестаньте обви няти керівника

Одна з найбільших помилок секретарів, як і багатьох інших працівників, впевненість у тому, що всі керівники — це монстри, які хочуть тільки одного: щоб помічник працював на знос. На щастя, це негаразд. Не виключено, що такі керівники трапляються. Але поганий характер у них зовсім не через посаду, яку вони обіймають, все залежить від конкретної особистості як на роботі, так і за її межами.
Якщо секретар справді опинився в штаті в надто суворого керівника, виникає логічне питання — чому він досі там працює? Потрібно розібратися у собі. Тут може бути дві відповіді: або працівник чекає на якісь благи, яких швидше за все так і не отримає, або секретар — мазохіст і йому подобається, коли з нього знущаються. В останньому випадку в подібних умовах такий секретар перебуватиме все життя, під чиїм би початком він не працював.

Рада 7. Говоріть керівнику про проблеми

Керівник завжди чекає від своїх підлеглих виконання поставлених завдань. Він не повинен планувати все за співробітників і пам’ятати, наскільки завантажений у цей момент, наприклад, його секретар. Тому якщо ви відчуваєте, що начальник перевантажує вас роботою, і ви фізично не встигаєте виконувати всі його завдання, треба сказати йому про це. Не варто чекати, поки керівник сам здогадається, що вам важко, — цього не станеться! Перед тим як розпочинати розмову про непосильні навантаження, до нього потрібно як слід підготуватися, зібрати факти та докази. Насамперед радимо скласти і показати керівнику розклад вашого робочого дня, а краще за тиждень. Можливо, після цього ваш начальник розділить завдання між іншими співробітниками або знайде когось вам на допомогу.

Увага! У розмові з керівником не варто вживати таких виразів, як: “не доручайте мені роботу, тому що її занадто багато”. Замість цього краще сказати: «Доручайте мені тільки найважливішу роботу, щоб я могла робити її якісно».

Тільки секретар може знати, скільки завдань йому дали, скільки часу на виконання кожного з них знадобиться, і чи може він впоратися сам, чи йому потрібна допомога.

ong

Аська, форуми, сайти новин, особиста пошта, «контакти» та «однокласники» пожирають просто багато часу, який можна було б витратити на справи. Ви можете нескінченно писати співрозмовникам про те, як ви завантажені на роботі і скільки всього плануєте зробити, а робота в цей момент коштує…
Не дарма на багатьох робочих місцях всілякі електронні комунікатори та соціальні мережі заборонені. Але іноді так хочеться відволіктися! І повністю відмовлятися від цього не потрібно. Виділіть для спілкування та читання новин спеціальний час – припустимо, півгодини з ранку та півгодини ввечері. Не вписуєтеся в ці рамки, не вдається вчасно зупинитися, хочеться посидіти довше — заведіть собі будильник або «нагадування». Вони постійно отримують нові завдання, але не планують ні терміни, ні способи виконання. І коли трапляються форс-мажори, секретар не встигає нічого. Адже цей форс-мажор він теж не планував, а дарма! Адже з такою роботою завжди потрібно бути готовим до непередбачених завдань, які мають бути виконані в короткий термін.

Професійний секретар — це шановний та цінний співробітник, який може організувати не лише свою роботу, а й роботу керівника і навіть цілого офісу.
Стати професійним секретарем-помічником — часто означає забезпечити себе гідною роботою на все життя. Адже більшість керівників не змінюють своїх секретарів, а крокують кар’єрними сходами разом з ними.

Журнал “Секретар-референт”
http://secretar.com.ua