Кар’єра. Тайм-менеджмент: розширюємо межі можливого

«Немає часу!» – дуже популярна нині фраза. Немає часу на відпочинок, на дітей, на друзів, на спілкування з батьками. Часу катастрофічно не вистачає ні на що. Життя в умовах цейтноту стало навіть у просунутих колах певною модною «фішкою» – я така затребувана, просто розривають на частини!

Насправді, спроби пристосуватися до нестримного на страшній швидкості ходу часу – величезний стрес. А ось бізнес-тренер і соціальний педагог з Риги Ірина Назарова, яка читає короткий чотиригодинний курс тайм-менеджменту, стверджує, що кожна людина, отримавши певні знання і маючи чітку мету, може керувати своїм часом, не залежати від обставин і таким чином позбутися стресу. Ірина працює за методикою відомого українського бізнес-тренера Людмили Богуш. Система ця настільки проста і ефективна, що після проходження курсу її не використовують лише абсолютно стихійні за натурою люди.

Лінуватися… за планом

З чисто технологічної точки зору, тайм-менеджмент – це мистецтво планування: розклади, графіки, процедури, домовленості, плани і узгодження. «Нудно!» – напевно, подумали ви. Та й я, чесно кажучи, теж схилялася до такої точки зору: життя строго за розкладом – який у цьому може бути кайф? Але послухаємо спеціаліста.

«Люди хочуть контролювати і бути вільними, – каже Назарова. – Якщо у мене є план, то ситуацію контролюю я. А якщо у мене мого плану немає, то хто контролює? Обставини, інші люди». Насправді, людей лякає саме слово «планування». Оскільки воно пов’язане в основному з роботою. Але планувати можна – і навіть потрібно – і хобі, і відпочинок, і стосунки з людьми.

«Наприклад, я запланувала, що буду приділяти спілкуванню з мамою чотири години на місяць, – розповідає бізнес-тренер. – Хтось обуриться: мовляв, з рідною людиною – і то за розкладом! Але що краще: планувати час для мами чи в круговерті своїх справ постійно забувати про те, що вона хоче мене бачити і поговорити зі мною? Діяти стихійно і регулярно забувати, перекладаючи зустріч, чи намітити, записати і не забути? Що дивно: після тренінгів з тайм-менеджменту люди починають висипатися! З одного боку, більше часу залишається на сон, з іншого боку, вони його планують. А ще управління своїм часом усуває занепокоєння, адже стрес народжується з невиконаних обіцянок і незавершених справ. А тренінги вчать, як з цим боротися.

Ну і, звичайно ж, іноді потрібно буває закинути всі справи і побути в відключці. Однак і таку паузу потрібно заздалегідь запланувати!

Вчитися розставляти пріоритети

«Все це, звичайно, так, – думаю собі я. – Але ж як у житті буває: хтось зовсім незаплановано дзвонить, просить про зустріч і не хочеться людині відмовити. Або відчуваєш, що людині зараз просто необхідно виговоритися». – «Потрібно навчитися розставляти пріоритети, – відповідає Назарова. – У такій ситуації оцініть, що для вас важливіше: та справа, якою ви зараз зайняті (збиралися зайнятися), чи розмова з цією людиною. Якщо вона дійсно важлива для вас і вписується в ваші довгострокові цілі, то обирайте зустріч. Якщо ні, то доведеться проявити жорсткість і призначити час для бесіди, зручний для вас, вписати її у ваш розклад».

Рідко чи зустрічається така ситуація: робочий день, вам потрібно завтра подати керівництву план важливого проекту, а значить, вже сьогодні цей план потрібно скласти. Ви сідаєте за робочий стіл… і раптом вирішуєте, що потрібно випити кави, щоб активізувати мозок. Потім помічаєте жахливий безлад на столі і починаєте прибирати. А потім колега надсилає прикольне посилання. До кінця робочого дня план так і залишається непідготовленим. У тайм-менеджменті це називається прокрастинацією, станом, при якому відкладаються «на потім» важливі, але неприємні справи.

В результаті ми отримуємо зірвані терміни, докори оточуючих, стрес і почуття провини. Важливо зрозуміти, причини такого стану. Як правило, люди, схильні до прокрастинації, бояться зробити свою роботу неідеально, зробити помилку, бояться можливої критики і насмішок. Страх викликає захисну реакцію – байдужість. На першому етапі це байдужість до поточного завдання. Страх виникає, коли людина не знає, як виконати це завдання або не розуміє, навіщо його виконувати. На наступному етапі це може бути байдужість до своєї роботи взагалі. Людина боїться зізнатися собі, що їй не подобається те, чим вона займається, і в той же час боїться щось змінювати.

На тренінгах з тайм-менеджменту такі люди можуть отримати кілька дієвих рецептів: як ставити собі цілі, спираючись на те, що для вас насправді важливо. Це допомагає зрозуміти, для чого ви сьогодні робите ту чи іншу справу. Як розділяти справи на групи за терміновістю і важливістю. Як правильно розставляти пріоритети. Правильно підібрані вправи буквально на очах змінюють людей.

Керувати часом – створювати нову реальність

Суцільно і поруч тайм-менеджмент асоціюється з чимось вузько професійним і тому багато хто ставиться до нього зверхньо, вважаючи його необов’язковим доповненням до вміння керувати людьми або продавати. Насправді це практичні знання, які просто необхідні будь-якій людині, якщо вона хоче бути успішною. Найголовніше і найскладніше – сформулювати мету, ідею, обрати довгостроковий напрямок свого розвитку. Причому, не просто назвати його. Наприклад, легко заявити «Хочу зробити кар’єру!», але для того, щоб слова стали дійсністю, необхідно додати намір.

Намір перевіряється просто – розробкою чіткого плану втілення своєї ідеї. Тут все і починається! Найпоширеніші відмовки – «я не можу на це вплинути», «все залежить від обставин», «не все залежить від мене…» Є цікавий момент: коли ми думаємо про свої цілі, потім говоримо про них, а потім записуємо в свій щоденник-органайзер, і енергія наміру ущільнюється, ми надаємо своїм цілям певну вагу. І відбувається диво: те, що записано, якось само собою матеріалізується).

Джерело: естонське видання «День за днем»