Керівник часу

Управитель минулим володіє сьогоденням, пануючий над сьогоденням наказує майбутнім. Поєднання часів у єдиному потоці і є тайм-менеджментом або “керуванням часом”. Поставлених завдань необхідно досягати заплановані терміни без втрати якості. Цього можна досягти тільки в тому випадку, якщо Ви керуєте часом, а не воно пригнічує Вас. Досягти цього Вам допоможе поєднання сучасних програмних засобів із переглядом самої філософії підходу до використання робочого часу співробітників.

Ефективним інструментом планування часу є… спеціальна комп’ютерна програма. У нашому огляді ми приділимо чималу увагу перевагам від використання популярної системи MS Outlook, аналогом якої є Lotus Notes. Насамперед слід автоматизувати процес. Очевидно, що один раз внесені завдання назавжди залишаться у програмі, що прискорить процеси делегування, звітності, контролю, призначення зустрічей. Але це не все. Візьмемо, наприклад, типове поєднання питань «Що потрібно зробити?» та «Коли це робити?». Система дозволяє звести докупи календар і завдання поточного дня.

Як показує наш досвід, склався певний стереотип, що заважає впровадженню методології управління часом на базі згаданих програмних продуктів. Наш огляд не є тренінгом з конкретних програмних засобів, зокрема з MS Outlook, перед Вами тренінг з управління часом та командною взаємодією. Фахівці тією чи іншою мірою працюють з MS Outlook і стереотипи використання найпотужнішої програми за принципом “з гармати по горобцях” проектуються на уявлення користувача про програму. До нашого навчання в компаніях, переважно, використовуються папки «Вхідні» та «Календар». Наша методологія у тому, щоб будувати роботу «від завдань». Багато хто з вас помітить, що спочатку потрібно визначитися із завданнями, а потім лише думати про їх виконання. Насправді часто виходить навпаки. Більшість людей планують “від календаря”. Це стосується як настільних та настінних календарів, так і календарів у MS Outlook та Lotus Notes. Ми просто, по ходу роботи, вносимо туди все, чим займатимемося. Таким чином, наші завдання, минаючи папку «завдання», потрапляють у «календар». Результатом такого підходу стає велика ймовірність того, що ми працюємо не відповідно до своїх цілей, а інших, що неминуче веде до втрати орієнтиру. Секрет успіху полягає в тому, щоб вести свою щоденну роботу, звіряючи її з планом завдань. Хто бачить – той керує. Наступний момент – огляд та контроль завдань. Як знайти баланс між поточними справами та завданнями щодо спеціальних проектів, довгостроковим плануванням, планами на тиждень і день, завданнями керівництва та щоденним потоком додаткових питань, а також звітними та координаційними зустрічами, які регулярно повторюються?

Ефективно керувати своєю роботою можливо лише здійснюючи огляд та контроль завдань. Ефективний огляд завдань показує нам: де ми повинні бути в перспективі, що робити, щоб досягти бажаного, що є пріоритетним завданням у списку, зрештою – що швидше приведе до цієї мети. Контроль дозволяє спостерігати процес досягнення; вимірювати; вирішувати, що робити в першу чергу, що відкласти, що довести до завершення в найкоротші терміни. Ідея полягає в тому, щоб Ви не мали труднощів при визначенні плану робіт на будь-який період часу, пошуку інформації, розстановці пріоритетів, наповненні завданнями будь-яких тимчасових відрізків, відстеження де Ваші задачі, де делеговані Вам завдання, де завдання, доручені Вами підлеглим. Тільки контролюючи весь обсяг завдань, ми можемо замість постійного “гасіння пожежних питань” робити кроки, які на сьогодні є оптимальними. Наші налаштування в MS Outlook дозволяють вирішувати всі ці завдання, по суті одним натисканням клавіші. Наприклад, одна із складових угруповання завдань – план на тиждень. Кожен співробітник бачить тут собі все, що потрібно зробити протягом тижня. Тепер Ви спокійно та планомірно йдете до своїх цілей, виконуючи лише одне завдання в один момент часу. Пріоритетність завдань допомагає вам вирішити: від чого відмовитись у разі зміни плану. Набір «важливих-нестрокових завдань» – що робити у разі вільного часу. Незаповнений час у плані складає Ваш запас на випадок форс-мажору.

Контроль – привілей керівника. В особливому виграші керівний персонал. Насамперед, Ви знатимете «хто?» «що?» і «коли?» робить, а також, що він мав робити згідно з раніше затвердженим планом. Для Вас перестане відігравати роль фактор Вашої присутності в офісі. Питання прозорості роботи всіх співробітників є важливим для організації ефективної взаємодії між ними. Програма допоможе в оцінці роботи підлеглих, а також досягти цільового завантаження співробітників. Це означає, що вони знатимуть, які завдання підлягають вирішенню до кінця дня, тижня і місяця. Створюється робота ний взаємозв’язок «стратегічні плани – щоденна дія». Цілі компанії та конкретних підрозділів розписуються до щоденних дій кожного працівника, і безпомилково контролюється їхнє виконання вчасно. Зручність MS Outlook полягає і в тому, що він дозволяє детально і, в той же час, зручно спланувати виконання різних типів завдань за терміном і повторюваністю. мотиваційно.
Як наслідок: підвищується швидкість руху інформації та завдань. Процеси делегування та звітності автоматизуються та наводяться до єдиних стандартів, займаючи мінімум часу у підлеглих та керівництва.

Єдиноманітність у цілях, завданнях та їх розумінні. Успіху компанії значною мірою сприяє координація дій усіх її співробітників, яким слід рухатися до єдиної мети і, що важливо, з однаковою швидкістю. Тоді можливе отримання максимального ефекту від роботи, що реалізується через створення загальнокорпоративних ключових областей (категорій). Ключовими областями називаються сфери діяльності чи групи завдань, у яких Ви повинні сконцентрувати Ваш час та інші ресурси задля досягнення основних цілей компанії. Не секрет, що у вирі десятків завдань, тим більше під тиском терміновості та форс-мажору, не кожен співробітник компанії розуміє, які з цих завдань найважливіші та на які результати націлювати свою роботу. Передумовою досягнення співробітником своїх головних цілей є ясне бачення їх перед собою та використання свого часу на власні ключові області. Оскільки комп’ютерна програма автоматизує процес делегування, то логічно автоматизувати процес роботи у межах єдиних ключових областей. Коли у всіх однакові ключові області, у процесі делегування завдань у керівника та підлеглого одне й те саме завдання потрапляє в однакову ключову область. Крім усього іншого це підтримує зручний огляд і контроль завдань.

Вигоди, що отримуються компанією від введення даного стандарту роботи:

• чітке та одноманітне розуміння того, до якого результату приведе рішення того чи іншого завдання і до якої сфери діяльності компанії вона відноситься;
• пов причетність до цілей компанії;
• поліпшення взаємодії між підрозділами. Завдяки класифікації та прописуванню всіх ключових областей компанії вирішується проблема «провисання» та дублювання суміжних функцій між підрозділами та співробітниками;
• спрощення контролю: паралельний перегляд своїх завдань та завдань підпорядкованих за напрямами діяльності. Ні керівнику, ні підлеглому не треба здогадуватися для чого він робить те чи інше завдання і що має бути “на виході”.

Той, хто володіє інформацією, керує своєю роботою. Мінімізація втрати інформації досягається шляхом впровадження двох наступних принципів роботи з нею.

1. Вся інформація знаходиться в одному місці. Ви, нарешті, позбавитеся стікерів, розклеєних на комп’ютері та столі. Дані будуть структуровані таким чином, що працюючи над певним питанням, вся потрібна інформація потрапляє вам на очі, що дозволить упорядкувати потоки робіт і комунікації, правильніше організувати свою роботу та взаємодію з колегами.
2. Будь-яка інформація – у роботу. Інформація має працювати та приносити результат. Програма дозволяє розставити пріоритети інформації, що приходить Вам. І, як наслідок, Ви перестаєте моментально реагувати на будь-яку інформацію, що надходить до Вас, а переводите її в конкретну планову дію: “хто?” і “коли?” працюватиме з нею.

Покращується якість прийняття рішень, оскільки вони приймаються на підставі інформації, а не особистих відносин між співробітниками. Відхід суб’єктивізму позитивно впливає на клімат у колективі. Якість прийнятого рішення безпосередньо залежить від кількості та якості зібраної інформації.

Досягненню продуктивного стану співробітника дуже сприяє відсутність інформаційних завалів. Десятки різнокольорових стікерів на комп’ютері, столі, а якщо пощастить, то і на стіні – ось бич сучасного офісу! І тим паче бич – оскільки маємо ціла філософія. Щоб уникнути цього, доведеться значно переглянути свій погляд на організацію роботи. Очищення робочого місця від цього «сміття» – лише перший крок. Ми пропонуємо піти далі і всю інформацію, яка стікається до Вас, зводити в одне місце – папку «Завдання». Відтепер вона стане відправною точкою у роботі. Наступним кроком Ви групуєте всі завдання таким чином, щоб Вам було зручно до них звертатися. кореспонденцією. Один з наших клієнтів перед замовленням тренінгу поставив завдання: хочу, щоб після тренінгу люди ставили одне одному завдання через MS Outlook і їхні папки, що «входять», були порожні. Наше бачення таке: папка «Вхідні» має бути порожньою. Це справді дуже важливо для збереження співробітниками продуктивного стану та економії часу на пошук потрібного листа. Адже ми нерідко спостерігаємо перетворення папки “Вхідні” у сховище старожитностей.

Всьому свій час. Комп’ютерні програми також дуже ефективні для фіксації відволікань, простоїв та організації захисту часу. З їх допомогою легше привчити співробітників звертатися до Вас у певний час, роблячи інформацію про Вашу доступність відкритою. Переглянувши Ваш денний графік у програмі, співробітник зможе бачити, коли та чим Ви зайняті.

Оптимальний принцип організації роботи: “Всі комунікації – через один канал”. Це означає, що всі повідомлення, запрошення на збори, завдання надсилаються тільки за допомогою корпоративної мережі.

Безумовно, запропоновані рішення, носять характер “ідеальних рішень” і впровадяться у Вашій компанії повинні з урахуванням її специфіки, що склалися традицій і лише в тій частині, в якій існуючі на сьогоднішній день засоби планування та розподілу часу перестають.

Віталій Чуба, бізнес-тренер