Організація особистого та робочого часу

Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не можете керувати нічим іншим. Пітер Друкер

Одним із критеріїв, за яким відрізняють успішну людину чи компанію, є питання: він керує своїм часом чи час керує ним? У якому режимі існує компанія: реагування чи плановість? В якій частині свого життя ви перебуваєте більше часу: планового чи не планового? Чи знаєте ви, які завдання, коли, скільки і кому виконувати для різних періодів часу? Відповідь на ці та інші питання допомагає сформувати систему корпоративного тайм-менеджменту, з якою ви отримаєте владу над часом – ключовим бізнесовим ресурсом.

Організація робочих процесів у компанії. Однією з найбільших проблем українських компаній сьогодні є відсутність стандартів в організації роботи загалом і в управлінні часом, зокрема. Якщо вони й розроблені в окремих компаніях, то це переважно представництва західних корпорацій чи вітчизняні фірми, які активно навчаються.

Будь-які проблеми, що виникають у компанії, недоцільно вирішувати окремо. Слід робити це комплексно. Окремий тренінг чи консультація не налагодять процес, якщо відсутній „поставлений” менеджмент, система бізнес-цілей, корпоративна культура, правила роботи, правила взаємодії. І в цьому випадку проблеми можуть набувати загрозливих масштабів для бізнесу.

Особливо це стосується компаній, які перебувають на етапі зростання. Кількість людей у ​​багатьох їх зростає на 70-100% на рік. Зміна кількості персоналу вимагає, як мінімум, розробки правил взаємодії для підтримки керованості бізнесу, або перегляду стандартів менеджменту, якщо такі вже були створені. Його, відповідно, не так організували, не ті завдання поставили, кілька разів змінили завдання, то поставили десять завдань – то жодного. Зі зростанням компанії такий безлад лише збільшується.

Проблеми управління часом посилюються недоліками в системі управління персоналом, коли, наприклад, порушуються принципи єдиноначальства тощо. Таким чином, виконавці працюють у стані постійного стресу. Нова інформація, що потрапляє в неналагоджену систему, – лише посилює стрес і поглиблює існуючі проблеми.
Тайм-менеджмент полегшить роботу всього персоналу, зробить її більш ефективною, якщо він розглядатиметься системно і фіксуватиметься на рівні стандартів роботи в компанії та одночасно доповнюватиме стандарти в інших складових менеджменту, як, наприклад, організації продажів. Необхідно залучити до процесу керівників, їх вирішення та контроль.

Не слід пускати це питання на самоплив. Це те із завдань, яке керівництво не повинно делегувати. Інакше можна буде говорити лише про ефективність окремих працівників, а вражаючий корпоративний прорив досягти не вдасться. Якщо ви плануєте свою роботу, а двоє ваших колег цього не роблять, ні у вас, ні в рамках компанії кардинальних змін не відбудеться.

Дослівно „тайм-менеджмент” означає „управління часом”. Насправді часом керувати неможливо, оскільки час – це об’єктивна категорія, що існує поза нашою зоною впливу.

Кожна людина має на вході 24 години, а на виході отримує різні результати. Таким чином, управління часом, по суті, це управління результатами праці, своєю діяльністю або діяльністю інших людей. Тому курс тайм-менеджменту – про управління собою, своїм життям.

І мистецтво тайм-менеджменту зводиться до того, які завдання, в якій кількості, яким чином виконати в рамках існуючого часу.

Аналізуючи проблематику організації часу в компанії, консультанти виділяють корпоративний та особистий тайм-менеджмент. Вони тісно взаємопов’язані (читайте вище). Досліджуючи свої тимчасові ресурси, людина часто розуміє, що його особистого часу безпосередньо пов’язані з неефективністю всієї корпоративної системи управління. І навпаки: вся компанія може страждати від неорганізованості її окремих працівників. Особистий тайм-менеджмент – це управління своїми життєвими цілями. Людина знає, чого вона хоче від життя, має свої орієнтири, в якому робочому режимі вона працює найефективніше.

Ідеальний варіант — коли компанія будує цілі з урахуванням цілей своїх працівників. На практиці ж людина, приходячи до компанії, стикається з певними формальними та неформальними правилами в організації часу. Щоб збалансувати корпоративний та особистий тайм-менеджмент, треба шукати компроміс, вибирати оптимальний варіант співіснування на основі вивчення та розуміння обох сторін.

Основні „пожирачі” часу. Дослідження щодо використання часу фіксують невтішну картину. Виявляється, що в середньому м співробітники від 50 до 80% (!) свого часу витрачають на виконання рутинних робіт, авральні заходи або виконання невластивих їм функцій. Тайм-менеджмент покликаний виправити дану ситуацію: виділити ключові завдання кожного працівника, зарезервувати на них час, захистити цей час від непланових і менш важливих. правильно обходитися з часом? Серед основних пожирачів часу, або хронофагів, виділяють наступні (перші дві причини беззастережні лідери цього антирейтингу серед працівників українських компаній):

• відволікання: телефонні дзвінки, відвідувачі, нові завдання;
• виконання одночасно кількох справ;
• планування;
• невміння делегувати повноваження;
• невміння говорити «ні»;
• проблеми з поділом праці.

Ще одна гостра проблема – відсутність системи роботи з підлеглими. Хаотичні наради, невчасне подання звітів, їхня невдала форма – невтішні наслідки такого підходу.

Вкажемо, що спланувати роботу — це ще не все. Кажуть, що в сучасну епоху тайм-менеджмент – це не так планування, як боротьба. Йдеться про одну з найболючіших проблем наших компаній – відволікання. Негативні наслідки спричиняють відволікання для менеджерів середньої ланки, адже вони – своєрідний сполучний елемент у бізнес-системі компанії. Вони відчувають у собі вплив із двох сторін. За опитуваннями, основним джерелом відволікання є керівництво. І основна причина цього — знову ж таки у відсутності правильних стандартів роботи. Багато керівників вважають, що вони самі є правилом для компанії. Інше джерело відволікання – клієнти. Існує ряд організаційних та психологічних проблем, що не дозволяють налагодити ефективну взаємодію з ними.

Продуктивність та ефективність використання робочого часу. Під продуктивністю розуміється, що працівник виконав поставлені перед ним завдання у потрібній кількості, з необхідною якістю та у відведений для цього проміжок часу.

Ефективність використання часу свідчить, якою мірою працівник виконав завдання, які: а) приведуть компанію до довгострокових цілей; /> в) забезпечать досягнення цілей мінімумом зусиль.

У курсі тайм-менеджменту навчають виконувати роботу у робочий час. Чи вистачає людині 40 годин робочого тижня для результативного виконання роботи? На сьогодні в українських компаніях, як правило, прийнято працювати понаднормово. По-перше, таке явище негативно впливає на емоційний та фізичний стан працівника, особливо в довгостроковій перспективі. По-друге, не завжди така робота означає, що буде досягнуто очікуваного результату. Адже часто люди працюють довше з меншою інтенсивністю та значними простоями, або це робиться „для галочки”, щоб не розсердити керівника-трудоголіка (трудоголізм тут розглядається у негативному значенні).

Сьогодні фахівці тайм-менеджменту звертаються і до наукового підходу до організації праці. Згідно з ним робочий регламент може передбачати:
– 10-хвилинні перерви в роботі;
– повноцінна перерва на обід;
– повноцінна відпустка (24 дні);
– 8-годинний робочий день. Адже життя не закінчується та не обмежується роботою.

Коли краще планувати свою роботу. Існує кілька видів планування праці. Основні з них – оперативне та стратегічне планування. До оперативного відносять щоденне планування праці. Наш мозок може працювати у двох станах: стані дії та стані аналізу. Стан аналізу дуже важливий. Воно дозволяє скоригувати наші дії, зрозуміти, де відбулися збої, з якої причини та як їх надалі уникнути. Щоденне планування і є прикладом аналізу роботи, який дозволяє подолати проблему „настання на граблі”. Планувати свою роботу обов’язково треба щодня вранці, а наприкінці дня проводити аналіз. Коли потік завдань дуже великий, наприклад, за день у банк може приходити до 200 електронних повідомлень, слід у середині дня проводити звірку та стислий аналіз виконаної роботи.

Щодо стратегічного планування часу, то на нього слід виділяти 20% робочого часу. І до завдань цієї категорії в тайм-менеджменті відносять так звані

• „важливі-нестрокові завдання”;
• покращення підготовки;
• догляд за собою;
• пошук нових можливостей;
• самоосвіта. Залежно від специфіки діяльності компанії та прийнятих правил звітують за тиждень, місяць, рідше – квартал, а ін. Якщо й раз на рік. Якщо не брати до уваги, що періодичність звітності залежить від досвіду підлеглих, то рекомендуємо вводити в практику роботи тижневі звіти. Саме це дозволить керівнику здійснити план-фактне управління і тримати руку „на пульсі”. Дні тижневого планування та звітності визначаються. Як правило, роботу планують у понеділок, в п’ятницю – підбивають підсумки і складають звіт. сторони.

  Навчіть мене тайм-менеджменту!Теоретично і практично можна навчитися всьому. Але в бізнесі треба вчитися швидко і ефективно. Компаніям доцільніше замовляти навчальні дисципліни для себе, своїх підлеглих, щоб якнайшвидше отримати дієві інструменти для роботи. включає наступні блоки:
  1. Філософія і психологія ефективного тайм-менеджменту.
  2. База для прийняття рішень.
  3. Техніка постановки целей.
  4. Планування на рік.
  5. Планування на месяц. 8. Делегування завдань.

  Тривалість тренінгу, як правило, становить два дні, або 16 годин.

  Показники ефективного тренінгу з тайм-менеджментуЕфективність тренінгу аналізується за декількома показниками.

  Серед інструментів такі: паперовий органайзер, комп’ютерні програми Microsoft Outlook, Lotus Notes. Це, з одного боку, критерій ефективності, а з іншого – її гарант. Ефективність тренінгу також залежить від того, наскільки компанія-замовник готова прийняти модель навчання. організації часу (хоча це не зовсім правильно), оскільки, як кажуть, “зашиваються” і де там говорити про довгострокові перспективи. І до довгострокового планування переходять тоді, коли вся поточна робота налагоджена і її результати дозволяють будувати нові перспективні плани. займати виконання іншого завдання, пріоритетність робіт. Плануючи свій час і час своїх підлеглих, менеджер повинен обов’язково передбачати форс-мажорні обставини. – це взаємна відповідальність і командна взаємодія. Це показник того, наскільки правильно організований бізнес. Це фундамент довгострокового успіху компанії. Завдання.

• Визначення, скільки часу займе виконання завдання.
• Визначення, як звітувати та за якими показниками аналізувати роботу.

Віталій ЧУБА, бізнес-тренер,
«Бізнес-консультант», №6 (26), червень 2005