Планування часу та організація внутрішньокорпоративної взаємодії в середовищі Microsoft Outlook

Сьогоднішній бізнес не може бути успішним без планування часу та чіткої внутрішньокорпоративної взаємодії.

Тому на ринку з’явилося багато інструментів, що дозволяють ефективно планувати особистий і корпоративний час і підвищувати ефективність внутрішньокорпоративної взаємодії співробітників,

Сучасне бізнес-навчання, сучасне бізнес-навчання технік максимально ефективного використання існуючих відповідних інструментів, які розкриваються на пропонованих бізнес-тренінгах.

Тренінги з керування часом чітко діляться щодо інструментів, використанню яких вони навчають.

У сучасному бізнесі використовується два види інструментів керування часом – паперовий органайзер паперового органайзера можуть бути звичайний щоденник або, наприклад, спеціально розроблений удосконалений органайзер, як, наприклад, Богушбук. Використання такого виду органайзера дає високі результати при управлінні особистою ефективністю, тобто при керуванні особистим часом та делегуванням. Воно дуже добре підходить для тих, хто не працює постійно з комп’ютером і воліє записувати свої плани на паперовому носії. Проте останнім часом, коли і комп’ютерні технології та Інтернет забирають все більше і більше функцій на себе, щороку з’являється все більше електронних програм управління особистою ефективністю та внутрішньокорпоративною взаємодією. Це відповідні комп’ютерні програми.

Якщо говорити про особисте планування часу, то тут набір інструментів досить широкий – як приклади можна навести програми One Note, Mind Map, Google Docs, Franklin Covey. Такий асортимент програм дає можливість кожному самому для себе підібрати найбільш підходящий інструмент планування.

Якщо говорити про корпоративний інструмент планування часу та управління взаємодією в рамках компанії, бізнесу, то на даний момент найбільш поширеними є два електронних продукти – це Microsoft Outlook і Lotus Notes. управління індивідуальним часом з 2) управлінням та координацією взаємодії співробітників усередині компанії.

Оскільки наше навчання в основному орієнтоване на бізнес аудиторію, то наші тренінги присвячені навчанню ефективного використання саме цих двох програм.

Отже, що таке Microsoft Outlook, і які можливості, які вона пропонує.

Часто люди плутають Microsoft Outlook з Outlook Express. Однак, на відміну від Outlook Express, програма Microsoft Outlook не є суто поштовою – це спеціально розроблений дуже ефективний електронний планувальник. Він допомагає структурувати роботу з трьома основними процесами або папками – це 1) завдання, 2) наради/зустрічі та 3) листи.

На наших тренінгах ми наголошуємо на роботі із завданнями, вмінні структурувати їх і керувати ними та їх взаємозв’язку з календарем. поставити собі питання – «а що корисного ця програма може мені запропонувати?». Але для цього потрібно дуже чітко усвідомлювати «чого я хочу?», «Які цілі ставлю перед собою?». Або можна сформулювати ці завдання по-іншому – «у чому в мене проблеми?», «що конкретно не виходить?»

Тобто, починаючи працювати з програмою Microsoft Outlook, так само як і з будь-якою іншою, йдемо від конкретних бізнес-завдань. допомагає поліпшити ефективність і максимально оптимізувати два процеси – 1) особисте планування часу та 2) взаємодію з колегами всередині компанії. на роботі кожен стикається з безліччю більш менш розрізнених завдань, які доводиться вирішувати в різний час або майже одночасно. Для того, щоб не пропустити жодне завдання, і щоб чіткіше бачити обсяг роботи, зазвичай співробітники записують, що вони мають зробити на найближчий час. Однак, поспіхом часто ці записи ведуться у різних місцях – у комп’ютері, на стікерах, що клеяться у різних місцях на робочому місці, у спеціально заведених для цього загальних зошитах, органайзерах, на розрізнених папірцях, у мобільному телефоні… Це призводить до того, що щось у результаті все-таки пропускається, тому що така форма записів не дає чіткої повної картини майбутніх завдань. Щоб нічого не було пропущено, ми пропонуємо фіксувати всі завдання в одному місці – папці «Завдання» Microsoft Outlook. Ефект – перед вами відразу виникає цілісна картина того, що потрібно або потрібно зробити, до того ж, ця картина пропонує можливість упорядкувати та систематизувати завдання, наприклад, за ступенем терміновості та важливості.

На наших тренінгах ми навчаємо також правилам «відстоювання» свого плану – ефективного управління своїм часом, що дозволяє вирішувати пріоритетні заплановані завдання та делегувати чи відмовлятися від менш важливих, що забирають час, або від нових завдань, які відволікають. Без цього навіть найкращий план не буде ефективним.

Навчаючи слухачів програм з управління часом, ми передусім відштовхуємося від методології планування та управління часом, оскільки методологія є первинною. Однак будь-яка теорія хороша лише тоді, коли є можливість її реалізації на практиці. Так само і методологія планування та управління часом реалізується на практиці через використання конкретних інструментів.

Для того, щоб навчитися користуватися (програмою) та освоїти необхідні навички роботи з нею, ми навчаємо наших слухачів «менеджменту на кінчику пальців», тобто проводимо наші тренінги одразу за комп’ютером. Причому проводячи загальний тренінг для групи, ми навчаємо кожного використовувати програму під свої потреби – планувати свій час, створювати свій план робіт на найближчий місяць, тиждень, кілька найближчих днів. Таким чином, після закінчення тренінгу кожен має свій реальний план робіт і навички роботи з ним. Наступного дня після тренінгу слухачі можуть приступати до реалізації свого плану і продовжувати процес планування з часом.

Таким чином, наш тренінг з ефективного керування часом з використанням програми Microsoft Outlook буде корисним:

• для всіх співробітників бізнес-структур – керівників та підлеглих; хто хоче навчитися користуватися самою програмою, і тих, хто бажає отримати навички особистої організації та управління своїм часом, раціонального розподілу своїх сил;
• для тих, кому необхідно навчитися ефективно використовувати особисті ресурси і тих, для кого важлива чітка корпоративна взаємодія в рамках бізнесу.