Навчання тайм-менеджменту: як навчити персонал і впровадити в компанії

Відмінність понять «тайм-менеджмент» і «управління часом» в тому, що перше означає здатність вписуватися в певні часові рамки, а друге є процесом творчим.

Щоб прищепити співробітникам навички тайм-менеджменту, передусім керівники повинні навчити підлеглих виконувати роботу за відведений на неї час і враховувати непередбачені обставини. Персонал традиційно не бере їх до уваги, хоча кожен день потрібно робити зазор у 20% часу, не заповнювати розклад «під зав’язку». Інакше, якщо щось йде не так, графік збивається непоправно.

Навчання тайм-менеджменту включає навчання дисципліні. Якщо людина не дисциплінована, вона не виконує завдання за той час і в той час, який необхідний. Наприклад, робота починається о 9.00, а співробітник приходить о 9.05. Здавалося б, всього лише 5 хвилин, а компанія стоїть на місці вже не 5 хвилин, а 15. Тому що в команді відбувається затримка на кожному рівні. Витрачати час на себе з 9.00 до 9.15 – це можна кваліфікувати як відсутність дисципліни. У магазинах вважається нормальним приїжджати на роботу заздалегідь. В офісах вважається нормальним запізнюватися.

Чи може компанія допомогти людині усвідомлювати навколишню дійсність? Так, існують різні способи. Наприклад, складання списку завдань, які потрібно зробити, робота з щоденником, тобто вміння ув’язувати бажання з можливостями. Люди повинні вміти оцінювати тривалість виконання своїх завдань – проводити хронометраж основних функцій. Для цього достатньо накреслити на аркуші паперу колонки «час старту», «завдання», «час фінішу», і вносити в них завдання.

Навчити тайм-менеджменту співробітника, якому не подобається робота і його компанія, неможливо. Тому що він цілком допускає нанесення бізнесу шкоди. Коли людина не виконує свої завдання і не дотримується правил, це називається шкідництвом. Навіщо компанії шкідник? І як з ним боротися? Потрібно розуміти, чому співробітник так чинить. Проблеми людини з тайм-менеджментом можуть вказувати на найрізноманітніші причини: або він не надто розумний, або безвідповідальний, або не усвідомлює реальність і не може оцінити наслідків своїх дій.

Як навчити тайм-менеджменту? Дати хороший інструмент і наполягати, щоб співробітники ним користувалися. Таким інструментом може бути хороший, грамотний щоденник для тих, хто не знаходиться постійно в офісі, і програмний органайзер для співробітників, постійно працюючих з комп’ютером. Людям необхідно пояснити, яку користь це принесе. Адже дуже часто компанії дають співробітникам відмінні інструменти, від яких ті відмовляються. Зокрема, просто тому, що не звикли до турботи і не можуть повірити: роботодавець хоче допомогти зробити їх роботу більш ефективною.

Проблема навчання тайм-менеджменту впирається і в проблему мотивації. Якщо співробітник запевняє, що постійно запізнюється через затори, справжня причина зовсім не в дорогах, а в тому, що він не захотів встати раніше.

Топ-5 помилок керівників при навчанні людей тайм-менеджменту:

1. Направили на тренінг, а потім сказали – «не мудруй».
2. Навчили розставляти пріоритети, а потім «навішали» термінових неважливих завдань.
3. Навчання провели, але не наполягають на використанні органайзера.
4. Навчання теоретичне, без впровадження конкретних інструментів, які будуть допомагати тайм-менеджменту.
5. Керівник вимагає пунктуальності та відповідальності, а сам зривує терміни і запізнюється на зустрічі з працівниками.

Як впровадити тайм-менеджмент у компанії?

1. Дослідити комунікаційні потоки з точки зору напрямків і ритмів.
2. Визначити найбільш повторювані дії і регламентувати їх за часом і частотою.
3. Впровадити внутрішній розклад для таких дій.
4. Регламентувати роботу з поштою, відвести на неї час, щоб вхідні листи не відволікали працівників від роботи.
5. Ввести перерви і стежити за дотриманням працівниками їх розкладу.

Людмила БОГУШ,
бізнес-тренер, засновник Студії
управління часом BogushTime