Планування ризиків у проектах

У своїй повсякденній діяльності ми постійно стикаємося з ризиками і успішно ними керуємо. Перейти дорогу в недозволеному місці – це ризик або поїхати на заправку після того, як у вашому авто залишилося менше 1л. бензину – це ризик. Ми керуємо ризиками неформалізовано і коли з’являється загроза досягненню наших цілей, ми вживаємо заходів.

Згідно з кодексом знань з управління проектами PMBoK, ризик – це непередбачена подія, яка може вплинути на хід проекту. Мета управління ризиками – мінімізувати негативний ризик і максимізувати сприятливі події.

Таким чином, ризики – це потенційні події, які можуть мати негативний вплив на досягнення цілей.

Але якщо життя підкинула нам лимон – то ми можемо зробити з нього лимонад. Коли ми говоримо про потенційні події, то вони можуть мати позитивний вплив на цілі проекту.

Як же ефективно керувати ризиками?

В управлінні ризиками є три основні етапи:

1. Ідентифікація ризику;
2. Аналіз і оцінка ризику;
3. Планування і реагування на ризики.

Якщо ми будуємо будівлю і є ризик просідання ґрунту, то ми можемо вплинути на цей ризик, шляхом взаємодії з підрядником.

Недостатність фінансування – це ризик. Низька якість планування – це ризик.

Іміджеві ризики можуть реалізуватися, якщо заради досягнення цілі проекту і стратегічних цілей, керівництво приймає непопулярні рішення.

Управлінські ризики – це помилки та неефективність менеджменту. Багато організацій намагаються делегувати генеральному підряднику функцію управління.

Перейдемо до аналізу і оцінки ризиків.

Для цього розглянемо інструмент, під назвою карта ймовірності і наслідків.

Згідно з цією матрицею – перша категорія ризиків – незначні ризики з низькою ймовірністю настання і величезними наслідками. Ну яка ймовірність падіння метеорита в нашій місцевості? Ймовірність фактично дорівнює нулю, але наслідки були б глобальними.

Наступна група ризиків – це ризики, які можуть настати, але вони не матимуть впливу на проект. Їх слід ідентифікувати і внести в реєстр ризиків.

Які пункти обов’язково має включати такий реєстр?

• Опис ризику і способи впливу на цілі проекту;
• пріоритет ризику;
• список власників ризику і сфера їхньої відповідальності;
• стратегія реагування на ризик і дії, згідно з цією стратегією;
• бюджет для її реалізації;
• ознаки виникнення ризику;
• план Б, на випадок, якщо основна стратегія виявилася неефективною.

Перейдемо до третьої категорії ризиків, і вони будуть суттєвими. Прикладом буде тайфун або цунамі в Японії: висока ймовірність настання і величезні наслідки для економіки і суспільства.

Робота з ризиками – це робота на випередження.

Існує дві стратегії реагування на ризики – це превентивні заходи і коригувальні дії.

Прикладом превентивних заходів буде створення страхового запасу по швидко ламаючимся запасним частинам і/або з тривалим терміном очікування постачання. Також сюди відноситься діагностика обладнання і створення плану на випадок настання надзвичайної ситуації.

Культура ефективного управління ризиками – це створення в компанії середовища, в якому відповідальні особи відкрито комунікують про ризики і приймають рішення щодо реагування на них.

Тепер переходимо до стратегій реагування на ризики. Це передача, уникнення і зниження.

• Перша стратегія – це передача ризику. Наочним прикладом передачі ризику буде страхування і аутсорсинг. Наприклад, на стадії укладення контракту на будівництво замовник і виконавець обговорюють фінансову вартість робіт. У разі підвищення вартості будівельних матеріалів і обладнання, виконавець покриває ці зміни за рахунок власного прибутку.
• Наступна стратегія – це зниження. Прикладом може бути впровадження менш складних процесів, деталізація робіт до такого рівня, який дозволяє знизити ймовірність виступу. Це тестування, випробування прототипів, вибір більш стабільних постачальників.
• Остання стратегія – це уникнення, – використання перевіреної технології, замість нещодавно розробленої.

Коли невизначені події позитивно впливають на хід проекту – ми можемо говорити про сприятливі можливості.

Розглянемо три стратегії реагування на сприятливі можливості.

Перша стратегія – використання. Це пошук і освоєння нових вигод. До цієї стратегії ми звертаємося, якщо необхідно, щоб сприятлива можливість була гарантовано реалізована. Сюди відноситься залучення до участі в проекті талановитого персоналу, який здатний скоротити терміни виконання і підвищити якість проекту в цілому.

Друга стратегія реагування – це спільне використання позитивних ризиків. Полягає в передачі відповідальності третій стороні, яка здатна найкращим чином скористатися сприятливою можливістю в інтересах проекту.

Це створення партнерства з спільною відповідальністю за ризики, створення команд, які розподіляють обов’язки і повноваження, спільні підприємства, організації, утворені для управління сприятливими можливостями.

І остання стратегія – це посилення сприятливої можливості – підвищення ймовірності її виникнення або підвищення позитивного впливу.

Таким чином, планування ризиків вчить нас заглядати за горизонт, а не бачити тільки верхівку айсберга.