Скорочення термінів у проектах
Не важливо, щоб кожне окреме завдання було виконане в строк. Важливо, щоб в строк був завершений весь проєкт.
Успіх управління проєктом багато в чому залежить від контролю «залізного трикутника» – змісту, строку та бюджету. У центрі такого трикутника буде якість.
Не можна збільшити або зменшити одну сторону, не зачепивши дві інші.
У кожному проєкті ключовим може бути тільки один з перелічених факторів.
Якщо у вашому проєкті ключовий фактор – строки, будьте готові до того, що доведеться жертвувати або якістю продукту, або бюджетом.
Після того, як ви визначили цілі та прописали ТЗ, критерії якості, розрахували бюджет і строки, – ось тоді і починається найцікавіше!
Замовник, для якого строк є значущим критерієм, буде наполягати на скороченні тривалості виконання робіт.
І тут знадобиться знання підходів до скорочення строків.
При плануванні строків проєкту використовують метод критичного шляху. Він визначає максимальну тривалість проєкту, аналізуючи ланцюжок робіт.
Оскільки на критичному шляху знаходяться роботи, у яких немає тимчасового резерву, – керівник і команда повинні звертати на нього особливу увагу.
Є кілька рекомендацій, як скоротити час виконання робіт на критичному шляху:
- необхідний чіткий план виконання робіт, який дозволить не метушитися, а діяти згідно з чітким алгоритмом.
- прибрати все зайве з критичного шляху, якщо є завдання, які можна виконати заздалегідь, то слід про це подбати.
- можна виконати деякі роботи інакше, якщо це скорочує строки їх виконання. Це, як правило, застосування інновацій, нових технологій або залучення більш навчених фахівців.
- виконання двох і більше робіт паралельно дозволяє скоротити строки реалізації всього проєкту.
Розглянемо в дії останній спосіб.
Припустимо, ви з друзями зібралися на пікнік. Локація – мальовниче місце біля одного з найближчих озер. Щоб якнайкраще організувати пікнік і розважитися, ви вирішили скласти графік робіт.
Ви виділяєте 7 робіт, які необхідно виконати, щоб підготувати пікнік і дістатися до озера.
Необхідно підготувати інгредієнти для сендвічів, власне приготувати сендвічі, зняти гроші в банкоматі, заправити машину, завантажити речі в машину, вибрати озеро, поїхати на озеро.
Розподіл праці ми організуємо так: Ваше завдання буде зняти гроші в банкоматі і заправити машину. Ваші друзі приготують сендвічі. Решта робіт будуть виконуватися спільно.
Далі вам необхідно визначити послідовність виконання робіт.
Підготовка і дорога до озера займає 57 хв. Але припустимо, що ви з друзями вирішили витратити не більше 45 хвилин. Де ви зможете заощадити 12 хвилин?
Для того, щоб скоротити час проєкту, ви повинні продумати реальний план.
У вас може з’явитися спокуса мчатися по ґрунтовій дорозі зі швидкістю 160 км/год і доїхати до нього за 18 хвилин замість 30, але це не найрозумніше рішення.
Потрібен творчий підхід до складання плану.
Припустимо, банкомат знаходиться безпосередньо біля заправної станції. Поки вашу машину заправляють бензином, можна отримати гроші в банкоматі.
Таким чином, можна витратити 10 хвилин замість 15 хвилин. Здавалося б, ви скорочуєте загальний час проєкту, але це не так. Тому що завдання заправити машину і зняти гроші в банкоматі не знаходиться на критичному шляху і скорочення часу їх виконання не впливає на весь проєкт.
Хіба що ви витратите ці 5 хвилин, щоб допомогти друзям готувати сендвічі, але ви домовлялися, що кожен займається своєю роботою.
Виникла інша ідея: друзі готують сендвічі в машині поки ви їдете на озеро. Це заощадить 10 хвилин часу на критичному шляху.
Зрештою ви можете прийняти рішення до якого озера їхати під час завантаження речей в машину. Це заощадить вам ще 2 хвилини. Таким чином, загальний час проєкту скоротиться до 45 хвилин.
Таким чином, ми знаходимо способи скорочення часу завдань, які знаходяться на критичному шляху до тих пір, поки не скоротяться строки виконання всього проєкту.
