Як організувати віддалену роботу

Щастя настало – коронавірус змусив роботодавців серйозно розглянути для своїх співробітників можливість віддаленої роботи. Але наскільки це “щастя” дійсно ефективне і як же правильно все організувати?

Історична довідка.

На віддалену роботу український персонал задивляється давно, заздрячи американцям, для яких це майже нормально. Так, у США це нормально, тому що до віддаленої роботи/навчання американці звикають з дитинства. Скажу більше – вони з дитинства звикають і до роботи, вже з 5-ти років американська дитина може продавати на вулиці (під наглядом мами, звісно) печиво та лимонад власного виробництва. З 11 років вона може заробляти гроші, доглядаючи за сусідськими дітьми, а з 14-ти працювати офіціантом. Тож, у додатковій зовнішній мотивації американський персонал особливо не потребує.

Віддалена робота була ініційована в Каліфорнії ще в 1972 році і підтримана державою як спосіб вирішення транспортних проблем. Підтримана настільки, що ви можете задекларувати частину свого житла як офіс і знизити тим самим податкове навантаження.

З розвитком інтернету інтерес до віддаленої роботи зріс, а в період епідемії коронавірусу став ще й актуальним. Які ж проблеми повинні бути вирішені і які правила повинні бути введені?

Для самої людини, яка працює віддалено.

Перебуваючи на віддаленій роботі, вам потрібно пам’ятати про спокуси та домашні звички. Якщо ви не фрилансер, який повністю залежить тільки від себе і тому вже навчився сам себе дисциплінувати і “вибудував” близьких, то для вас “віддаленка” = “релакс” і це фактично записано на рівні тіла, як фізіологічна потреба.

Тіло постійно буде хотіти “трошечки відпочити”, “трошечки перекусити”, трошечки ще чогось. Тому що воно звикло використовувати перебування вдома як час для душі, не для роботи. Ви можете порівняти це з цукровою залежністю, це майже наркотичний стан. Але є і хороша новина: ви можете це пережити і воно само пройде. Трохи терпіння і дисципліни – і через 2 тижні піжамний стан закінчиться. Але себе потрібно підтримати.

Рекомендації:

1. Організуйте собі робочий простір і робочий графік, графік можна вивісити перед собою, щоб був орієнтир перед очима. А іноді й докір.
2. Одягайтеся так, ніби ви в офісі: жодних халатів, піжам і спортивних костюмів. Одяг має бути таким, щоб у ньому було незручно “прилягти на хвилинку”. Макіяж теж не завадить.
3. Жорстко введіть тайм-менеджмент: складайте списки завдань і ведіть розклад. Кожен день. На кожен тиждень. І на кілька тижнів вперед.
4. Максимально взаємодійте з іншими людьми, краще по телефону, не поштою – вам потрібні зобов’язання, вам потрібне живе спілкування і емоційна підтримка.
5. Домовляйтеся наперед на кілька днів про голосові зустрічі або онлайн зустрічі з відео трансляцією. Заодно і костюмчик вигуляєте.
6. Використовуйте з’явився час (економію на дорозі) для свого навчання, не для розваг, і краще брати навчання платне, щоб не зійти з дистанції.
7. Введіть квоти в годинах: визначте свої проекти і дайте їм оцінку за часом, а потім виставте собі норми.

До речі, якщо ви вивісите робочий розклад на загальний огляд (для цього чудово підходить найважливіший домашній девайс – холодильник), щоб близькі вас не відволікали, це буде чудово. А заодно відразу ж затвердіть домашні правила, коли вас можна відволікати і як це робити правильно. Повірте, через якийсь час ви відчуєте, що сім’ї стало якось занадто багато – попередьте проблему заздалегідь.

Для керівника, який управляє віддалено працюючим персоналом.

Пам’ятайте, що як онлайн навчання, так і віддалена робота вимагають високого рівня особистої мотивації співробітника, а також високого рівня дисципліни і самоорганізованості, тобто, тайм-менеджмент виходить на передній план. І якщо до цього ви не приділяли уваги тайм-менеджменту співробітників, тому що завжди могли втрутитися особисто, тепер вам доведеться більше сил вкладати саме в координовану, злагоджену роботу команди.

Попередження! Не очікуйте від співробітників свідомості. Якби співробітник був достатньо дисциплінованим і організованим для безконтрольної роботи, він вже давно був би фрилансером. І я зараз не пропагую тотальний контроль і недовіру, я просто попереджаю можливі неприємності і розчарування від нездійснених очікувань. Співробітники на віддаленці – керівнику головного болю більше.

Рекомендації:

1. Введіть щоденні ранкові координації, причому групові, щоб люди весь час відчували себе частиною команди – скрам-зустрічі. Використовуйте аудіо і відео трансляції. Коротко: звіт і план на день. 15 хвилин максимум.
2. Встановіть квоти на тиждень і розгорніть їх у щоденні статистики для кожного співробітника.
3. Впровадьте щоденний план і звіт, ранок і вечір. Домагайтеся, щоб і план і звіт ви отримували у призначений час, ніби співробітник знаходиться в офісі. Це дисциплінує і створює систему.
4. Максимально візуалізуйте особисті результати людини для всіх інших, зробіть систему єдиної графічної візуальної звітності.
5. Якщо у вас є якісь підозри про зниження рівня залученості або енергії, не пропускайте, довіртеся своїй інтуїції і поговоріть з співробітником, застосовуючи техніку коучингу. Це робіть особисто, без свідків.
6. Впровадьте регулярні особисті бесіди з кожним, щоб тримати руку на пульсі і відстежувати стан людей, дізнавайтеся про особисте життя, адже тепер співробітник вже не відривається надовго від своїх близьких і все, що його може рестимулювати, тепер його оточує цілодобово.
7. Збільшіть частоту надихаючих мотиваційних зустрічей, в онлайні ваш вплив зменшується пропорційно часовому розриву у вашому спілкуванні.

Трохи про контроль.

Підводячи підсумок тому, що має бути впроваджено при віддаленій роботі офісного співробітника, я можу підкреслити тільки одне слово: КОНТРОЛЬ.

• Контроль за наявністю завдань і розкладів.
• Контроль за виконанням завдань і дотриманням розкладів.
• Контроль за тим, щоб швидкість руху до цілей не знижувалася, а нарощувалася.

Оскільки в нашій культурі слово “контроль” часто носить негативний відтінок і люди не хочуть бути підконтрольними, повинна зробити для вас невелике, важливе розрізнення.

Визначення слова “контроль” в тлумачному словнику означає нагляд за тим, щоб щось відбувалося правильно. Виходить, що спочатку ви повинні створити картину того, як щось повинно відбуватися, потім повідомити про це інших і домагатися, щоб вони слідували наміченій ідеї.

Контроль буває двох типів, поганий і хороший.

Коли ви керуєте автомобілем акуратно, їдете в потрібному напрямку і дотримуєтеся правил дорожнього руху – це хороший контроль. А коли ви порушуєте правила і “рвете двигун”, заодно направляючи машину в прірву – це поганий контроль.

Співробітники потребують контролю. Так відбувається всюди. Якби люди самі виконували ту роботу, на яку вони наймаються, керівники були б не потрібні, правда? Але керівники є у всьому світі, просто в різних співвідношеннях. Тому керівник не повинен боятися контролювати, але він повинен вміти це робити грамотно і бути готовим до опору обтяжених поганим попереднім досвідом людей.

Хороший контроль це:

• наявність зрозуміло і грамотно письмово сформульованих завдань
• наявність скоординованих розкладів
• дотримання розкладів обома сторонами і всіма учасниками
• виконання даних обіцянок
• підтримка при виникненні труднощів і проблем.

Керівник, який впровадив хороший контроль, завжди виграє разом зі своїми підлеглими. Не варто побоюватися віддаленої роботи, просто візьміть ситуацію під свій хороший контроль.