Тайм-менеджмент: як навчитися ефективно керувати своїм часом

Сучасний темп життя часом можна порівняти з марафоном, коли для досягнення результату потрібно кудись бігти, весь час поспішати і робити все це майже на межі можливостей. Цілком логічно, що при такому ритмі страждає продуктивність нашої діяльності, відповідно, знижується рівень ефективності виконаної роботи. Крім цього, такий спосіб життя призводить до втомлюваності, апатії та стресів. Саме тому останнім часом дуже актуальним стало питання управління часом або ж тайм-менеджменту…

Поняття це “на слуху” і в принципі зрозуміле всім, але варто зазначити, що система управління часом, якщо підходити до питання, як кажуть, з усією відповідальністю, – досить складна та індивідуальна. Універсальних технологій тут немає, зате є загальні поради, які можуть допомогти людині виробити індивідуальну систему тайм-менеджменту, яка оптимально підходить його характеру і типу діяльності.

Базовою системою управління часом вважається, так звана система Франкліна (від імені Бенджаміна Франкліна, якому приписують ідею її створення). Основний принцип цієї системи полягає в тому, що будь-яке велике завдання ділиться на підзадачі, які в свою чергу – на групи дрібних підзадач. Систему Франкліна пропонують візуалізувати у вигляді піраміди. Її основа – життєві цінності, або ж те, чого людина хоче від життя, причому це не обов’язково має стосуватися кар’єри. Наступний рівень піраміди — опис глобальної мети, яка відповідає цінностям. Далі — генеральний довгостроковий план з вказівкою термінів і короткостроковий (від кількох тижнів до кількох місяців). І верхівка піраміди – план на день.

Час від часу ці плани рекомендується переглядати і при необхідності вносити корективи.

Для ефективності системи управління часом планування має бути регулярним і послідовним. При цьому пам’ятайте, що планувати потрібно тільки той обсяг завдань, який реально виконати.

Найважливіший “механізм” при плануванні – розстановка пріоритетів

При розстановці пріоритетів враховують два основних критерії: терміновість і важливість виконуваних завдань. Протягом дня розподіляйте свій час так, щоб 20% часу займатися нетерміновими і важливими завданнями, 60% – відводити на термінові і важливі завдання, а решту 20% залишити на випадок форс-мажору”, – радить спеціаліст з управління часом, бізнес-тренер Юлія Бойко.

Дуже сильно на продуктивність нашої діяльності впливають і так звані “пожирачі часу”. До них, зокрема, відносять спілкування в соцмережах, відкладання справ, неорганізованість та інше.

Також нерідко під час роботи затримують такі процеси, як пошук записів, інформації і телефонів. Найбільш активних часто супроводжує спроба занадто багато зробити за один раз і нездатність сказати «ні». А у великих компаніях (та й не тільки) до втрати часу призводять порушення комунікацій і нечітка постановка мети. Ну а ось найлінивіші, як правило, страждають від відсутності пріоритетів і нестачі мотивації”, – зазначає Ю. Бойко.

Тим людям, у яких є певні труднощі з мотивацією, спеціаліст з управління часом рекомендує для початку попрацювати над своїми цілями. Скажімо, скласти список з довгострокових і короткострокових цілей і подумати про те, до чого ви прагнете в житті. Потім подивитися, для якої більш важливої і глобальної мети необхідне виконання того завдання, за яке не хочеться братися. Якщо це завдання не веде до реалізації ваших цілей – постарайтеся від нього відмовитися. У разі, якщо це одне з завдань на шляху до якоїсь з ваших цілей, подумайте про те, що, здійснивши цю дію, ви наблизитеся до її реалізації, уявіть, що Ви вже досягли цієї мети. Це, як зазначає експерт, і може стати основним мотивом, оскільки нічого не мотивує нас краще, ніж наші власні мрії, бажання і цілі.

Також слід зазначити, що іноді люди не приступають до складної роботи тому, що або не бачать, яким має бути кінцевий результат, або не розуміють, яким чином цей результат можна отримати. У першому випадку проясніть чітко для себе, який саме результат від вас очікують. У другому, – дуже допомагає планування: який крок за яким слід виконувати і скільки часу на це знадобиться. Коли бачиш чітку картину, набагато легше приступати до роботи”, – підкреслює наш експерт.

Поради від спеціаліста з управління часом:

• З самого ранку складіть список усіх своїх завдань на день, включаючи обід, рутину, час на дорогу, особисті питання і т.д. Не нехтуйте цим, оскільки часто в органайзер записують тільки робочі завдання, і як результат: забув пообідати, не розрахував час на дорогу – запізнився на зустріч, знову не встиг у басейн і т.п.
• Проставте час, необхідний на виконання кожного окремого завдання і підрахуйте, скільки часу виходить загалом. Природно, якщо часу на виконання завдань набагато більше, ніж 8 робочих годин, то вам доведеться розставити пріоритети і визначити, які найважливіші і термінові завдання вам необхідно зробити саме сьогодні, а які можна перенести, які з завдань ви будете виконувати самі, а які можете доручити зробити комусь. А від якихось завдань, можливо, і зовсім доведеться відмовитися.
• Виберіть 5 ключових справ на сьогодні, виконавши які ви будете точно знати, що день прожито не даремно, і ви ще на крок стали ближче до вашої мети.
• Потім складіть свій розклад дня, де відзначте, в якій послідовності ви будете виконувати всі дії. Між завданнями обов’язково необхідно залишати часові зазори на форс-мажори так, щоб завдання не накладалися одне на одне. Діючи таким чином, ви убезпечите себе від стресу у зв’язку з якимись несподіваними подіями.
• Протягом дня необхідно звіряти свої дії з розкладом і фіксувати фактичний час на те чи інше завдання, а також на відволікання – це дозволить вам у подальшому аналізувати свою роботу і приймати в майбутньому правильні рішення.
• На завершення дня проведіть аналіз і оцініть прожитий день і обсяг виконаної роботи, а також перенесіть невиконані завдання на завтра.
• І обов’язково не забудьте похвалити себе за те, що ви встигли. Це сприяє мотивації на подальші подвиги!

Наталія Пиргару, спеціально для “Голос.ua”