Як ефективно керувати власним часом за допомогою комп’ютера та смартфона

Час біжить і ми з ним. Як «загнати» цей часто хаотичний біг у рамки, щоб вистачало часу і на роботу і на особисте життя? Ті люди, які навчилися ефективно керувати своїм часом, знають, що одних знань про те, як ефективно керувати своїм часом зовсім недостатньо.

Потрібні ще й ефективні інструменти, які дозволяють вам планувати, розподіляти і контролювати цей ресурс.

Для початку давайте визначимося з тими ключовими принципами, які необхідні для ефективного планування часу ділової людини в сучасному світі.

1. Треба створювати перелік завдань на тиждень.
2. Записи повинні бути постійно під рукою, щоб їх можна було швидко відкоригувати. Тому що будь-який план це не догма і в нас у будь-який момент можуть змінитися пріоритети і виникнути форс мажорні обставини. Потрібно якнайменше відволікатися від виконання запланованих завдань. Електронна пошта є величезним фактором, що відволікає. Тому потрібні чіткі принципи та ефективні інструменти роботи з нею.
3. Ми створюємо, отримуємо та надсилаємо багато документів. Тому нам потрібне сховище документів, з доступом 24 години на добу, з будь-якого можливого пристрою. Воно має дозволяти легко знаходити, редагувати та структурувати документи різних форматів зі 100% збереженням.

Давайте розглянемо інструменти, які дозволять нам усе це робити.

Простий та ефективний інструмент
планування часу – календар Google

Переваги: ​​Доступний всім безкоштовно. Потрібно лише завести свій обліковий запис у Google. Що дозволяє робити: створювати та редагувати завдання, планувати день, тиждень, місяць. Відмінна можливість вийти з хаосу плинності на зовсім інший рівень.

Корисні «фішки»:

1. Взаємозв’язок задач та календаря. Завдання, що мають термін, автоматично потрапляють у календар. (Завдання можна ставити в пошті Gmail).
2. Ви можете надати будь-якій людині доступ до календаря, що дозволяє спільно планувати роботу. Наприклад, призначати зустрічі, контролювати підлеглих і т.д.
3. Нагадування за допомогою безкоштовних SMS про заплановані справи, якщо у вас відкритий календар у комп’ютері – то поява спливаючого вікна, або нагадування на електронну пошту. Як каже Віталій Тилиженко, експерт з управління особистою та командною ефективністю, додаткові бонуси отримують власники Android телефонів та планшетів, оскільки календар є вже встановленою в них програмою. Таким чином, ви можете керувати своїм календарем як з комп’ютера, так і телефону. Крім того, всі дані на телефоні або планшеті доступні навіть якщо немає доступу до Інтернету.

Електронна пошта – благо і зло одночасно. З одного боку, ми маємо можливість швидко комунікувати з будь-якою людиною. А з погляду тайм-менеджменту – нові листи – це постійні відволікання.
Як же цим керувати?

Своїми напрацюваннями ділиться власник консалтинг Оскільки філії його компанії розташовані на території від Хабаровська до Києва, а це – 8 часових поясів, за його словами, вони взагалі не змогли б діяти ефективно без певних правил роботи з електронною поштою.

Ось перелік правил, використовуючи які ви можете підвищити як свою особисту ефективність, так і ефективність роботи всієї компанії:

його, щоб потім до нього не повертатися. Адже це – додаткова трата часу. Якщо не може відповісти відразу, поміщає його до спеціально створеної папки “У роботі”. Таким чином, у “Вхідних” знаходяться лише повідомлення, які ще не були прочитані, а “в роботі” містить ті, що потребують додаткових дій: збору даних, виконання якихось дій. Це дозволяє вам бачити у цій папці всі незакінчені справи, отримані електронною поштою.
1. Обов’язково вказуйте тему повідомлення. Це дозволяє вашому адресату одразу визначити пріоритетність цього листа без його відкриття. І допомагає легше обробляти повідомлення, відповідати на них, дозволяє уникнути часткових відповідей та плутанини.
2. У листі явно вказуйте, що очікуєте від одержувача. Наприклад, якщо мені надсилають якийсь документ, то обов’язково маємо вказати щось конкретне: необхідно схвалення, прошу висловити вашу думку, прийміть до відома або ще щось.
3. У нас забороняє ється ставити когось у копію. Виняток – оповіщення кількох співробітників про захід. Замість того, щоб ставити в копію, необхідно просто надіслати одному одержувачу, потім відкрити надісланий лист і додати точні дані про те, що саме він повинен з цим листом зробити і, звичайно, змінити тему листа, вказавши посаду одержувача та тему.
4. Забороняється повідомляти те, що не належить до обов’язків одержувача. Просто, щоб не відволікати від роботи непотрібною інформацією. Виняток становлять стандартні внутрішні розсилки типу “хороші новини тижня”, які виробляє відділ внутрішнього піару.

Це ті правила, які можна використовувати в будь-якій компанії, у нас їх набагато більше. матеріали

Про те, як насправді й підвищиться ризик і віддасться інструментів Google – Степан Орос. Він є власником компанії, яка займається IT аутсорсингом. Як тільки, роки 3 тому, з’явилася можливість створювати документи в сервісі Google Docs (зараз Google Disc).

В результаті ми позбулися файлового сервера, необхідності його підтримки. Ми відмовилися від поштового сервера та його адміністрування. Фактично нам вже не потрібні дорогі програми від Microsoft. Для бюджету компанії це суттєва економія. Але найголовніше навіть це. Найголовніше – це величезне підвищення ефективності.

Які ж переваги отримує людина чи компанія, які переводять свій документообіг у Google.

1. Використовуючи Google, ми маємо практично безмежний простір для зберігання документів. Тепер, просто розмістивши документ у потрібній папці, всі працівники мають доступ до цього документа.
2. За 25 років роботи за монітором, я часто стикався з зникненням документів при вимкненні комп’ютера, або якихось інших проблем. З документами Google я забув про них зовсім. Google зберігає все автоматично.
3. Сервіс дозволяє кільком людям спільно працювати над одним і тим самим документом – це просто фантастика. Ефективність обробки документів у деяких випадках може зрости на порядок. Тепер мені не потрібно отримувати копію документа поштою, правити його та відправляти назад поштою, щоб потім отримати нову версію. Я просто вношу свої коментарі, виправлення, та інша людина їх одразу бачить. Це надзвичайно зручно, ефективно та заощаджує найдорожчий ресурс – час.
4. Я забув про те, що таке резервне копіювання важливих файлів. Тепер, створивши папочку Google Disc у себе на комп’ютері, ви можете не дбати про це. Просто зберігайте всі документи в ній, і папка синхронізується з хмарним сховищем.
5. Забудьте слово «флешка». Просто скопіюйте потрібні файли в Google Disc, і ви отримаєте всі документи вдома і на роботі. І при цьому все це працює на всіх пристроях, які я маю: смартфон, планшет, ноутбук. І мене абсолютно не турбує компанія-виробник або операційна система. Продукти Google чудово працюють як на продукції компанії Apple – iPhone, iPad, MakBook, так і під операційними системами Android, Windows, Linux. І, звичайно, радує надійність, працює все завжди і скрізь.

Звичайно, є аналогічні сервіси від інших компаній, проте вони не інтегруються одна з одною. Тому, як казав Філіас Фог, у відомому мультфільмі «За 80 днів навколо світу»: Використовуй те, що під рукою і не шукай собі іншого.

Валерій Пожидаєв,
експерт ринку тренінгів, консультант
з підбору тренерів та проведення
тендерів на тренінги та консалтинг
www.compas.in.ua

Джерело: www.