Як просто автоматизувати успіх
Нещодавно скаржився знайомий, що про важливі завдання згадує тільки наприкінці дня, коли на них вже сил не залишається. І тому він їх постійно відкладає на «потім», а «потім» вони вже й не потрібні. Запитав, що це за завдання. Виявилося – пов’язані зі здоров’ям, особисті, сімейні та довгострокові (результат яких ще не скоро очікується).
Так мій знайомий за березень місяць вже не встиг відпроситися у начальника і потрапити на ранок до доньки, де вона грала Весну. Не замовив вчасно візу, і у відпустку сім’я в Італію не їде, а сама відпустка переноситься на невизначений термін. До стоматолога не пішов, а потім побіг – зуб довелося видалити. Велика угода мало не вислизнула з-під носа – вчасно документи не відправив. У травні великий проєкт повинен бути завершений, а він ще й не приступав до нього, хоча вже 2 місяці, як повинна вестися підготовка.…
«Що ж мені робити? Де час взяти? Як пам’ятати про найважливіше?» – питання звичайні, але вимагають серйозного підходу і термінового рішення.
Вдале рішення
Паперовий органайзер не підходить – він постійно в мережі. Тому я запропонував використовувати Google Календар – нехай він все пам’ятає і заздалегідь нагадує.
Акаунт у Google вже є і Gmail активно використовується. Зайшли в додаток Google Календар, працювати з ним просто. Через значок «Налаштування» у правому верхньому куті створили той формат Календаря, який був зручний. А потім разом розписали цілі і завдання на найближчі 3 місяці.
Дуже часто люди вважають, що поставити завдання або намітити ціль – це їх просто назвати. Це груба помилка, запам’ятайте 4 питання, які допоможуть Вам визначитися зі своїми цілями, завданнями, мріями, бажаннями і необхідними результатами.
1. Чого я хочу або чого мені потрібно досягти?
Відповідаючи на це питання, Ви описуєте деталі цілі – це дозволить оцінити обсяг робіт, який буде необхідно виконати. Нерідко виявляється, що роботи не так вже й багато і Ви швидко впораєтеся.
Як тільки визначилися з деталями – Ви зможете визначити витрати часу і визначаєте реальні терміни.
2. Як я можу це отримати?
Складіть план, хоча б основний, не вдаючись у подробиці. Тільки пам’ятайте, що писати його потрібно не дієсловами (словами-діями), а іменниками (тобто результатами).
І до кожного пункту напишіть термін, коли його потрібно виконати. Визначити термін просто – після нього вже буде пізно і цей результат вже не буде потрібен.
3. Як я можу себе зупинити?
Лінь і рутина не враховуються – це відмовки. На цьому етапі Ви визначаєте ризики і необхідні ресурси, які потрібно залучити. А тепер внесіть їх у план.
4. Як я дізнаюся, що ціль досягнута?
Це етап опису критеріїв результату, наприклад, проєкт завершено тоді, коли Ви його закінчили або тоді, коли він затверджений начальником – це різні речі.
Все це ми робили відразу в Календарі: спочатку внесли цілі і довгострокові завдання у визначені дати. Коли створювали ціль, то описували деталі в розділі «Опис» і виходячи з цього визначали відповідні «Дати».
Потім йшли від майбутньої цілі до теперішнього моменту розписуючи пункти плану. Відразу стали видні накладки, в який день всього багато, а де пусто. У Календарі дати не просто числа – це ще й дні тижня, тому виявилося, що часу на багато завдань малувато – доведеться напружитися, і навпаки, ряд цілей довелося відсунути далі в часі.
Коли визначали ризики і ресурси – відразу вносили з ким і коли можна вирішити ці питання.
І нарешті, більшість проєктів, завдань і навіть особистих цілей вимагали чийогось підтвердження. Тому за кілька днів до кінцевих дат запланували – «відправити, показати, затвердити», щоб не робити це в останній момент.
А тепер найголовніше – створюючи кожну подію: зустріч, завдання, результат – намічали час оповіщення. У Google Календарі це можна робити різними способами: SMS, Gmail, вікно оповіщення – безшумно або за допомогою звуку. Налаштували Gmail і вікно оповіщення – для кожного завдання свій термін, десь це було 15 хвилин, а десь 2 дні, щоб почати і закінчити вчасно.
Вже місяць мій знайомий живе «нагадуваннями» Google Календаря – виявилося зручно. Тепер у нього завжди є вибір – займатися рутиною або виконати важливе завдання, про яке йому нагадали. За його словами, він відчув себе начальником, тому що тепер живе в режимі важливих завдань, а неважливими «напружує» інших, чого раніше ніколи не робив.
Не все проходило гладко, деякі завдання змістилися – це нормально, тому що обставини в нашому житті були, є і будуть, а плани – це лише способи досягнення результату, а способи можуть змінюватися. Але встигати він став більше, а стресу в житті і роботі стало менше, тому що з’явилися точки опори, та й результатами він задоволений – тепер не потрібно пам’ятати, потрібно робити.
Всім, кому важливі результати, а не процес, а пам’ятати все і контролювати в часі складно – рекомендую поглянути на Google Календар, як альтернативний органайзер і планувальник. Дерзайте і будьте успішні!
Артем Золотар, бізнес-тренер BogushTime
