Як організувати міське свято

Настає такий період в житті організації, коли вона усвідомлює, що її мета більша, ніж отримання доходу, і у неї є особлива місія… Компанії BogushTime трохи більше 6 років, і вже 5-й рік поспіль PR-відділ організовує вуличний фестиваль «Сімейна карта мрії».

Мета заходу – популяризувати сімейні цінності, об’єднувати людей у сім’ях для створення та досягнення сімейних цілей, і як результат – сприяти тому, щоб міцних щасливих сімей було більше у світі.

У цій статті хочу поділитися з вами, з яких етапів складається організація такого свята в місті.

Створіть свій привід або приєднайтеся до події

Передусім, Вам необхідно визначитися з ідеєю свята – яка його мета, аудиторія, чи є вже подібні заходи, чи можете ви до них приєднатися або будете організовувати окремий захід.

Свій перший фестиваль ми організували у 2011 році і приурочили його до Дня захисту дітей. Міська адміністрація завжди організовує заходи, тому вам просто необхідно знайти необхідний комітет і запропонувати їм свою ідею свята. У нашому випадку це були Молодіжний центр і Управління у справах сім’ї та молоді.

Узгодьте місце проведення

Після того, як отримано дозвіл на організацію заходу, визначтеся з місцем проведення. Шукайте місце, де буде багато людей.

У державні свята це, зазвичай, головні площі, міські парки, торгові центри. Узгодьте з міською адміністрацією місце, розмір території, необхідне обладнання для вашого свята, о котрій годині необхідно бути на місці в день заходу, що можна/не можна робити на території. На все необхідний дозвіл, тому уточніть усі деталі.

Перші три роки ми проводили фестиваль на центральній вулиці, на четвертий через політичні події, були змушені змінити локацію, а цього року знову повертаємося на головну площу країни.

Зберіть команду

Для організації свята Вам необхідна команда – хтось буде займатися забезпеченням, хтось висвітленням заходу в пресі, хтось пошуком партнерів, а хтось – безпосередньо працювати на заході. Попередьте заздалегідь співробітників компанії, якщо плануєте організовувати все силами компанії або запросіть волонтерів. Роздайте всім ролі, інструкції з наочними схемами і напередодні обов’язково проведіть генеральну репетицію.

Продумайте все до дрібниць

Після того, як затверджено дату і місце проведення свята, саме час розробити детальний план заходу, заручитися підтримкою партнерів та ЗМІ.

Вам необхідно закупити всі матеріали для проведення свята. Якщо проект соціальний – залучайте партнерів. Ватмани для колажів мрій ми просимо у типографій, журнали – у видавництвах, питну воду для учасників заходу – у компанії з доставки води і т.д.

Запросіть партнерів підтримати ваш захід. Вони можуть запросити своїх клієнтів на свято, надати призи для розіграшів і лотереї або навіть організувати якусь свою активність у рамках свята. Ми завжди запрошуємо партнерів, які додатково організовують для наших дітей майстер-класи, вікторини, ігри і т.д.

Надішліть журналістам інформацію про свято, вони із задоволенням розмістять інформацію про цю подію. Запросіть стати їх учасником події.

У день заходу всі організатори повинні бути на своїх місцях і чітко виконувати свої функції – хтось роздає флаєри, хтось стежить за порядком на території фестивалю, хтось видає матеріали для колажів, а хтось спілкується з пресою. Обов’язково робіть фоторепортаж і повідомляйте учасникам, де їх можна отримати.

Свято відбулося, що далі?

Отже, свято відбулося, підсумки підведено, подарунки вручені. Що далі? Звичайно, ж підготуйте прес-реліз про захід, розмістіть фоторепортаж, створіть спільноту, де гості свята можуть згадати приємні моменти і поділитися своїми відгуками (а наступного року ви зможете використати цю платформу для анонсування нового свята).

І головне – не забудьте про тих людей, які допомагали вам під час організації та проведення заходу – ваші співробітники і партнери. Обов’язково подякуйте їм за підтримку, вручіть подяки, пам’ятні подарунки, відзначте цю подію якось по-особливому.

Бажаю вам чудових міських свят! P.S. А з усіма охочими приєднатися до нашого проекту і організувати «Сімейну карту мрії» у своєму місті, ділюся програмою підготовки фестивалю.

Як проходила “Карта Мрії” раніше:

• Вуличний фестиваль Карта мрії української сім’ї 2016

• 24 серпня в Києві відбудеться V вуличний фестиваль “Найбільша Карта мрії української сім’ї»

Ірина Міняйло, директор з розвитку компанії BogushTime
спеціально для ПРЕС-СЛУЖБА № 4 2016 Розділ “Досвід”, стор.21-25

Читати на issue у pdf-форматі