Як підвищити ефективність роботи з електронною поштою в 2 рази?

Коли Ви приймаєте нового співробітника в компанію, важливо ознайомити його не тільки з робочими обов’язками, але і з тими підходами, які допоможуть. У цій статті ми обговоримо, як допомогти співробітникам налагодити ефективну роботу з електронною поштою. Чому це важливо?

Електронна пошта — це один із найпоширеніших пожирачів робочого часу. В результаті аудиту робочого часу часто виявляється, що співробітники витрачають на розбір пошти майже 2 години на день. Завали непрочитаних листів призводять до порушень термінів виконання завдань.

Поліпшення роботи з поштою можна розділити на два блоки:

1. Знання та використання функцій своєї поштової скриньки.

Це означає, що в першу чергу персонал повинен вивчити можливості електронної пошти та почати ними користуватися. Ось головне, що треба знати, працюючи з email:

Як розподілити інформацію з папок.

В електронній скриньці є ряд стандартних папок, наприклад, таких як: “робота”, “рахунки”, “важливі”, “особисті” та ін. Важливо налаштувати свої папки. Рекомендації:

• створити папки, куди потраплятимуть листи керівника (перевірятимуть їх в першу чергу);
• від підрядника (легко знайти історію листування);
• з пропозиціями, прайс-листами (ці листи не вимагають термінової відповіді;);
• та інші папки.

Як використовувати маркування листів

Усі поштові сервіси використовують різні способи диференціації пошти. Одні надають можливість відзначати важливі листи прапорцями, зірочками чи іншими піктограмами. У деяких повідомленнях присвоюються колірні категорії в залежності від того, до якого ярлика вони будуть прикріплені.

Візуальне сортування вхідної електронної пошти також значно спрощують роботу з email і пошук потрібної інформації.

Як швидко шукати потрібні повідомлення

Поштові служби пропонують більше пошуку.

Оператори – це слова та символи запиту, які допомагають шукати повідомлення за різними критеріями: відправнику, темі, ярлику, листи з прикріпленими файлами.

2. Правильне розподілення часу на роботу з електронною поштою

Лео Бабаута, автор кількох книг з тайм-менеджменту та ведучий популярного блогу про управління часом, поділився своїми 10-ма звичками для ефективної роботи з електронною поштою.

Не дивитися в пошту день. Лео Бабаута каже: «Я прийшов до думки, що якщо в моїй шухляді накопичиться 20-30 листів, то світ не впаде, в той же час, саме така кількість мені нескладно буде швидко обробити. Увага! Я кажу «обробити», а не «прочитати».

Я відкриваю папку «Вхідні», щоб розкидати повідомлення по інших папках, а не для того, щоб прочитати їх і залишити тут же.

Розкидати по папках

Я відкриваю пошту і починаю швидко приймати рішення: це займе не більше 2 хвилин) або архівувати, відправити швидку відповідь і потім архівувати, додати в мій список справ, щоб зайнятися цим пізніше (позначити зірочкою і потім архівувати).

У будь-якому випадку, у вхідних НІЧОГО не повинно залишитися. якась дата, про яку я маю пам’ятати, я відразу заношу її в календар. Особиста зустріч чи розмова по Скайпу, тренування чи щось, про що я маю згадати лише через тиждень – все негайно вирушає до календаря. Зараз це моя найкраща звичка, вона доведена до автоматизму, і завдяки їй я вкрай рідко про щось забуваю.

Писати короткі листи

Моя відповідь на лист зазвичай становить 1-3 пропозиції. Рідко коли я пишу листи довше 5 речень. І для цього має бути вагома причина.

Якщо мені дійсно потрібно написати багато, я краще зроблю це в Google Docs і надам доступ потрібній людині. Короткий лист означає швидку відповідь від одержувача, адже людині не доведеться пробиратися крізь нетрі вашого красномовства, щоб вловити і засвоїти ключову інформацію. потрібно виконати, змішуються з іншими листами, і потім їх складно виловити із загальної маси. Коли ви зберетеся її виконати, вам знову доведеться перечитувати лист, щоб пригадати, яке конкретне завдання поставили ви собі після його прочитання. натикаєтеся на нові повідомлення, які привертають вашу увагу та відволікають від основних справ, збиваючи робочий ритм.

Простий і зручний todo-лист — це звичайний текстовий документ, куди ви можете додавати завдання з листів буквально в пару кліків. Та й під час роботи такий лист буде більш ефективним інструментом, адже вам не доведеться весь час заглядати в інбокс. Я хакнув мою Gmail-скриньку таким чином, що в ній тепер не можуть зберігатися прочитані повідомлення. Це означає, що якщо я відкрив лист і не кинув його в будь-яку іншу папку, то він просто зникне. Це мотивує мене прийняти рішення про те, як вчинити з цим листом, негайно. Завдяки цьому специфічному налаштуванню, в моєму інбоксі не накопичуються відкриті повідомлення, які поступово стають сміттям.

Відкласти для прочитання

Частенько мені надсилають посилання на статті. Їх я відразу відправляю в закладки, щоб почитати пізніше. Ось чому я намагаюся витрачати менше часу на пошту, адже у мене так багато цікавого для читання, окрім неї.

Нещадно фільтрувати

Коли в моїй скриньці з’являється лист, який я не хотів би бачити, я розправляюся з ним негайно. Не лінуюся відписатися від розсилки або встановити фільтр на даному відправнику. І це значно скорочує потік вхідних листів.

Я безжалісний щодо листів, які засмічують мій інбокс, і правило це застосовую навіть у відношенні людей, які надто мене турбують.

Закрити пошту після обробки листів

Розібрали повідомлення до того часу, поки не з’явиться ще до того часу, поки ви не закриєте пошту і не закрийте пошту і не закрийте пошту і не відкрийте пошту і не відкрийте пошту і не відчините пошту кількість листів.

Завести собі деякі звички для ефективної роботи з поштою — це дуже правильно. Ви відразу помітите, наскільки спокійніше ви стали виконувати важливіші справи, позбавившись нав’язливої ​​перевірки пошти кожні 10 хвилин. Ваша голова звільниться для свіжих думок, як тільки ваш інбокс звільниться від зайвих листів.

Знання можливостей інструменту та тренування навичок ефективної роботи з поштою зробить роботу значно ефективнішою.